Het is het eerste lichtpuntje voor de evenementenbranche in lange tijd: de start van de pilot events van Fieldlab Evenementen. Op 15 februari is het congres ‘Back to Live’ in het Beatrix Theater in Utrecht, waarbij de zaal ‘gevuld’ zal zijn met 500 gasten uit de evenementenbranche. Een moment waar we allemaal ontzettend naar uitkijken! Maar wat kunnen we precies van deze dag verwachten? En wat verwacht de organisatie van het test event? In deze podcast spreken we met Pieter Bas Boertje (IDEA) die de inhoudelijke organisatie van het congres op zich neemt en met Henk Kroneberg (DVA) die verantwoordelijk is voor de organisatie en logistiek.

Lees ook:

• Beatrix Theater: “Geweldig en ook spannend dat eerste pilot events bij ons plaatsvinden”
• Kaarten voor pilot event ‘Back to Live’ binnen een week uitverkocht
• Eerste pilot event 15 februari: 500 bezoekers in Beatrix Theater Utrecht

Luister de podcast

Enkele highlights uit het interview met Pieter Bas Boertje en Henk Kroneberg

Ik denk dat ik namens de hele evenementenbranche spreek als ik zeg dat we ontzettend uitkijken naar het test event op maandag 15 februari. De organisatie ervan moet een enorme klus zijn. Hebben jullie er zelf een beetje zin in?

Henk Kroneberg: “Nu nog wel… Ik heb in mijn leven veel evenementen georganiseerd, maar de complexiteit van dít evenement brengt wel heel veel mee. Er zijn ontzettend veel partijen bij deze dag betrokken, zowel voor het wetenschappelijke gedeelte als op organisatorisch en inhoudelijk vlak. Maar ja, ik heb er zin in en het is natuurlijk ook wel heel mooi dat de 500 kaarten die beschikbaar waren in 1,5 dag waren uitverkocht!”

Pieter Bas Boertje: “Dat ging heel snel ja. En qua complexiteit: je moet je voorstellen dat er bij dit evenement niet zomaar tien mensen zijn betrokken, maar dat er onwaarschijnlijk veel partijen zich hiermee bemoeien. Een test event, middenin deze halve lockdown, dat is niet zomaar iets. Dat is best spannend. En het is heel belangrijk dat het goed gaat verlopen. Maar ik heb er onwijs veel zin in. En ik hoor van heel veel gasten en op social media, iedereen kijkt hier naar uit. Het gaat één groot branche-event worden.”

Sinds de vorige keer dat wij elkaar in deze studio spraken zijn jullie een eind gekomen. Toen ging het over een demonstratie op het Malieveld. Nu zijn we een half jaar verder en komen er pilot events. Een nieuwe mijlpaal.

Pieter Bas: “Het is super belangrijk dat dit er nu komt. De actie op het Malieveld voelde echt als halverwege het traject waar we in zitten. Nu zijn we een half jaar verder en werken we toe naar een ‘open up’.

Voelt het voor jullie ook echt als een stap verder?

Pieter Bas: “Als Eventplatform zeker. Vooral als je kijkt naar alle maatregelen, de ondersteuningen en de overleggen die er zijn geweest met ministeries en ambtenaren, en vooral ook de aandacht die afgelopen maanden aan ons vak gegeven is.

Henk: “De evenementenbranche staat nu echt op de kaart. Op 15 maart vorig jaar had bij wijze van spreken niemand van de evenementenbranche gehoord, ook al gingen ze regelmatig naar bijeenkomsten en evenementen toe. Maar niemand had het besef dat het een branche is waar 100.000 mensen werken en waar 7,2 miljard euro achter schuil gaat. Dat had het publiek niet bedacht, maar veel erger: de politiek wist dat ook niet.”

Pieter Bas: “De overheid wil nu echt samenwerken met ons om dit mogelijk te maken. Zij zien het belang ervan in dat deze branche blijft bestaan. Al is het alleen al voor de gemoedsrust van de mensen in het land, daarvoor is het belangrijk dat die evenementen weer op gang gaan komen.”

Henk: “En er is een heel traject aan dit pilot event vooraf gegaan. 15 Februari is de vierde datum die hiervoor is langsgekomen. Het zou in eerste instantie al in oktober plaatsvinden, maar het stijgende aantal besmettingen zorgde dat het destijds niet kon doorgaan. Intussen zijn er ontzettend veel rapportages, onderzoeken en onderbouwingen overlegd, dat heeft Fieldlab Evenementen onder leiding van Pieter Lubberts nogal wat uren praten in het Haagse gekost. Alle complimenten naar die groep, die het wetenschappelijke deel in elkaar hebben gezet. Als je alle gesprekken had genotuleerd, dan zou je hier achteraf een dik boek over schrijven.”

Is het ook toch een beetje spannend 15 februari, omdat er niemand besmet moet raken?

Henk: “Je kan op 15 februari op geen veiliger plaats zijn dan in het Beatrix Theater. Iedere bezoeker, medewerker, spreker of artiest die komt is van tevoren PCR-getest. Iedereen is gescand, kwetsbare groepen zijn uitgesloten, er komen triage vragen, we gaan niet knuffelen en handen schudden en noem maar op, je wordt bij binnenkomst getemperatuurd… Al die zaken maken dat de kans op besmetting nihil is. We vragen natuurlijk wel veel van de bezoekers. Iedereen moet maximaal 48 uur van tevoren getest worden en vijf dagen na afloop wederom, zodat we straks precies kunnen zien of er besmettingen zijn ontstaan in het ‘umfeld’ van het evenement.”

Pieter Bas: “Bij test evenementen in andere landen is het goed gegaan. Bij een recent evenement in Barcelona waren 0 besmettingen. Andreas Voss, de viroloog, is nauw betrokken bij dit hele verhaal. Hij heeft ons voorberekend dat de kans op een besmetting 0,3 procent is. Ik vind zelf vooral het verloop van het evenement spannend. Er komen daar 500 mensen uit het vak. Ieder met bepaalde verwachtingen, en allemaal zullen ze straks denken: dat had ik anders gedaan.”

Hoe ziet het ‘experiment’ er eigenlijk uit? Wat zien wij bezoekers ervan?

Henk: “De bezoekers worden ingedeeld in drie groepen, of ‘bubbels’. Die groepen worden vanaf de aankomst al van elkaar gescheiden. Bubbel 1, ‘Geel’, kan parkeren op parkeerterrein 1 van de Jaarbeurs, loopt via een eigen route naar de hoofdentree van het Beatrix Theater en blijft voor de ontvangst en de pauze op de begane grond. Zij zitten in het theater in de benedenzaal. De 2^e groep, ‘Blauw’, gaat via het hoofdgebouw naar binnen en zij komen boven in de foyer terecht, waar zij hun hapje en drankje doen. Deze groep zit midden in het theater. De ‘Groene’ bubbel doet ter plekke een extra test – zij zijn thuis al getest maar doen er nog één – en komen ook via een aparte ingang binnen. Als de test negatief is dan voegen zij zich bij de Blauwe bubbel.

Verder worden de bewegingen van het publiek met camera’s in het plafond gemonitord, zodat we na afloop precies kunnen zien hoe lang men bij elkaar is geweest en hoe zij bewogen. Zo kunnen we analyseren hoe het er op een evenement aan toe gaat. Een ander aspect is dat iedereen een ‘tag’ krijgt, een keycord dat registreert hoe dicht je bij anderen komt en hoe je beweegt. En verder wordt voortdurend de luchtkwaliteit gemeten, maar daar zal je als bezoeker niets van merken.”

Oftewel, voor de bezoekers is het een ‘normaal’ congres. Hoe ziet het programma er zelf uit?

Pieter Bas: “Het is een congres, dus het moet ook inhoud hebben. Er komen veel sprekers, we hebben een heel gave line-up. En het is ook goed om te melden dat al deze mensen helemaal gratis meewerken! Fantastisch om te zien hoe veel partijen dat doen. Je hoeft het maar te vragen en ze doen mee. De bedoeling is dat dit wel een bijzonder congres wordt waar mensen echt iets aan hebben. Het idee is dat alle 500 deelnemers na afloop het Beatrix theater uit lopen met een eigen plan, hoe zij straks weer ‘back to live’ kunnen, zowel als organisatie of als persoon. Het ‘Road to Live Canvas’. Iedereen krijgt een clipboard waarop je je eigen plan kunt invullen, geïnspireerd door de sprekers. En natuurlijk komt er ook een blokje met uitleg over Fieldlab en hoe de testen werken.”

Kunnen degenen die geen kaartje hebben weten te bemachtigen ook meekijken?

Pieter Bas: “Nee, het is écht live, dus er komt geen online versie, geen stream – je was erbij of niet. Zoals het ‘oude’ live was!”