Jaap van Gelder (Arcadis): ‘Een spreker in de problemen brengen door falende techniek is een no go’

Deze week spreekt IR. J (Jaap) van Gelder over zijn ervaringen met locaties. Jaap van Gelder is directeur Marketing & Communicatie bij Arcadis Nederland b.v. (onderdeel van de wereldwijd opererende Arcadis N.V.). Arcadis organiseert een aantal keer per jaar kleinere klantevenementen in eigen huis en is normaliter terughoudend in het organiseren van grotere B-to-B evenementen. Voor grotere evenementen wordt er gebruik gemaakt van externe locaties, zoals bijvoorbeeld tijdens het afgelopen jubileumjaar (2013).

Jullie hebben net een mooi jubileumjaar achter de rug. Wat verwacht u qua evenementenbudget voor dit jaar?
“Ten opzichte van vorig jaar is het budget sterk verlaagd. Voor out of pocketkosten zal dit ongeveer liggen op €100k.”

Welke locaties zou u aanbevelen?
“Dit is volstrekt afhankelijk van de doelgroep. Het Safari Meeting Center van Burgers’ Zoo in Arnhem is een bijzondere locatie die beschikt over een prima auditorium en goede parkeergelegenheid. Daarnaast hebben we voor een medewerkersfeest van 1.250 personen de Hoge Veluwe als unieke locatie ingezet. Het centrumgebied hebben we zelf ingericht met slecht weer voorzieningen.
Het Koninklijke Concertgebouw in Amsterdam, waar onze slotmanifestatie van ons jubileumjaar in 2013 heeft plaatsgevonden, is voor mij een droom van een locatie.

“We hebben al enkele keren gebruik gemaakt van Buitenplaats Amerongen, een prachtige locatie! Onze kleine, selecte, bijeenkomsten voor tien tot veertien personen, gericht op discussie en interactive kwamen hier goed tot hun recht. Daarnaast wordt ook de inwendige  mens hier goed verzorgd. Ook hebben we goede ervaringen met de Bilderberggroep, waar we elk jaar een vrij grote Nederlandse managementbijeenkomst houden. Met een enkel overleg weten ze wat onze wensen zijn en spelen daar professioneel op in.”

Hoe zoekt u naar nieuwe locaties?
“Veel van onze evenementen organiseren we in eigen huis, maar wanneer we gebruik maken van externe locaties, zoeken we die zelf. Door de landelijke spreiding van onze kantoren hebben we redelijk zicht op de mogelijkheden in het hele land.”

Wanneer boekt u een locatie zeker niet?
“Bereikbaarheid is voor ons ontzettend van belang, met name ook omdat onze medewerkers en relaties –door de landelijke spreading van vestigingen-  uit alle uithoeken van het land komen. Een goede bereikbaarheid per openbaar vervoer is dan erg belangrijk, maar wanneer parkeren moeilijk of helemaal niet mogelijk is, boeken we de locatie absoluut niet.”

Wat zou u nog willen zeggen tegen locatiehouders?
“Geef goed aan wat de maximale mogelijkheden van de locatie zijn en denk mee met de klant. Ook aanwezige techniek is erg belangrijk. Voor grotere bijeenkomsten is het van belang de beste (vaak externe) techniek in te huren maar ook voor meer reguliere bijeenkomsten is goede projectie en geluidstechniek erg belangrijk. Dan is het erg plezierig als dit via de locatie zelf verzorgd kan worden. Persoonlijk erger ik me heel erg aan situaties waar de techniek de sprekers in de problemen brengt en helaas gebeurt dit nog regelmatig. Daarnaast is, vanzelfsprekend, een draaiboek en goede health & safety rules van groot belang. Geef ook aan wat anderen eerder op de locatie hebben gedaan, hoe dat proces er naartoe en het evenement zelf verliep en wat er voor nodig is om dat te bereiken.”

Foto’s:
Foto 1: Jaap van Gelder, Arcadis
Foto 2: Auditorium Safari Meeting Center, Burgers Zoo
Foto 3: Vergaderzaal Oranjerie, Buitenplaats Amerongen