Event Case: Madurodam tilt DSW-feest naar een hoger niveau

Locaties komen pas echt tot leven tijdens een event! Daarom licht GreaterVenues de mooiste locaties uit in de rubriek Event Case. In deze aflevering het bijzondere personeelsfeest van DSW Zorgverzekeraar op 2 juni bij Madurodam. Een event met veel entertainment omringd door de miniaturen en attracties van het prachtige en bekende familiepark. Madurodam bewees in de voorbereiding, en ook tijdens het feest, oog te hebben voor detail en tilde het DSW-feest op deze manier naar een hoger niveau. Met als toepasselijke slotact een optreden van hitsensatie uit de 90’s ‘2 Brothers on the 4th Floor’!

Caroline Koldewijn, een van de organisatoren vanuit DSW, kijkt met een heel goed gevoel terug op het feest in Madurodam: “We kwamen bij Madurodam terecht na een simpele zoekopdracht in Google. Volgens mij zelfs via GreaterVenues! We hadden ook nog een paar andere locaties in gedachten en wilden vooral iets dat een beetje in de buurt van Schiedam ligt vanwege het busvervoer van onze gasten. Daarbij aangetekend dat we ongeveer 650 mensen gingen ontvangen. Wij dachten eerlijk gezegd niet meteen aan Madurodam, maar al snel bleek dat die capaciteit daar ook ruimschoots geboden kon worden. Toen we een verkenningsbezoek brachten aan het park zagen we alle mogelijkheden die er bij Madurodam zowel binnen als buiten zijn. Het was alweer een tijd geleden dat we zo’n groot personeelsfeest hadden gegeven en in 2019 ging het niet door vanwege corona. Vandaar dat we flink wilden uitpakken. Nou, dat is gelukt hoor!”

Madurodam

De voorpret begon voor de DSW-medewerkers al bij de uitnodiging, want die werd in samenwerking met Madurodam verstuurd in de vorm van een ‘boarding pass’. Caroline daarover: “Die ‘save the date’-herinnering viel goed in de smaak. Er zat ook een soort van paspoortje bij waar ook informatie op stond over wat er allemaal te doen is bij Madurodam, het avondprogramma en hoe je je kon aanmelden. Op de dag zelf was er een landingsbaan als rode loper en onze Raad van Bestuur stond klaar om iedereen te ontvangen, volledig gekleed in een echt pilotenpak. Hartstikke leuk dat zoiets bij Madurodam allemaal geregeld kan worden.”

Dak ging eraf

Het DSW-programma begon om 19 uur met de ontvangst en snel daarna de opening van de uiterst smaakvolle buffetten waar de gasten van konden genieten. Caroline vertelt: “Binnen hadden we de beschikking over verschillende ruimtes. Zo waren er een bruine kroeg en een soort van Arcadehal met allerlei spelletjes zoals onder andere Pacman, een grijpmachine en flipperkasten opgebouwd. Er waren ook twee actrices die voor toiletjuffrouw speelden en dat was ook weer een attractie op zich. En natuurlijk was er muziek van een deejay en rond 23.30 uur was het tijd voor de slotact: 2 Brothers on the 4th Floor! Toen ging het dak er helemaal af.”

Er werd dus flink uitgepakt door DSW en Madurodam. Terugkijkend zegt Caroline over die samenwerking: “Het was gewoon perfect. Er was echt niets op aan te merken. Ik organiseer wel eens wat vaker voor DSW maar niet op een dergelijke grote schaal als dit event. Dan heb je echt een partner nodig die daar veel ervaring mee heeft, met je meedenkt en ‘tips & tricks’ meegeeft. Dat was bij Madurodam ontegenzeggelijk het geval: we zijn totaal ontzorgd. Als organisatiecomité hebben wij zelf ook gewoon de hele avond kunnen genieten van het feest.”

Vlaggetjes met DSW-logo

Natuurlijk konden de DSW-gasten naast eten, drinken en feesten ook nog genieten van de miniaturen in het park. Caroline vertelt: “Het was tot na 22 uur licht buiten en het park was voor andere bezoekers al gesloten, dus dat was een bijzondere ervaring. Leuk detail was dat we in Schiedam de grootste molen van Nederland hebben en dat die ook in Madurodam te zien is. In de wieken van de miniatuurmolen waren voor de gelegenheid allemaal vlaggetjes met het DSW-logo gestoken: een heel leuk gebaar dat erg gewaardeerd werd. Het was sowieso een topevent. Ons laatste grote feest was elf jaar terug op de SS Rotterdam. Dat was ook echt super en we dachten dat dat feest toen bijna niet te overtreffen was, maar Madurodam deed er zeker niets voor onder.”

Complimenten

Bart van Doorn, Sales Manager bij Madurodam, is blij met al die complimenten: “Goed om te horen. We doen er natuurlijk altijd alles aan om het onze gasten zo goed mogelijk naar de zin te maken. De aanvraag van DSW kwam in november 2022 binnen. Ze waren op zoek naar iets bijzonders en wilden ook echt ontzorgd worden. Nou, dan ben je bij ons aan het goede adres. Ze wilden er ook graag een bruine kroeg en een spelletjeshal bij: dus ja, dan regelen we dat!  Ook ons voorstel voor de thematische ontvangst en de ‘boarding pass’ met paspoortje werd goed ontvangen. En een jaren ’90-hitsensatie als ‘2 Brothers on the 4th Floor’ is natuurlijk altijd een succes.”

“Het is gewoon een superleuk feest geworden door het intensieve overleg met DSW over wat zij precies wilden en de interne afstemming tussen onze horecatak en de evenementenafdeling”, gaat Bart verder. “Wij gaan in ieder geval door met het organiseren van de meest bijzondere zakelijke events. Want bij ons is alles mogelijk en er is zoveel te doen! Waar is het kleine Nederland groot in? Dat ontdek je in Madurodam, een familiepark vol attracties, doe-dingen en miniaturen.”