Event Case: creatief internationaal congres van CliniClowns bij Fokker Terminal
Locaties komen pas echt tot leven tijdens een event! Daarom licht GreaterVenues de mooiste locaties uit in de rubriek Event Case. In deze aflevering horen we hoe evenementenlocatie Fokker Terminal in Den Haag dit voorjaar drie dagen op zijn kop stond tijdens de Healthcare Clowning International meeting. Tim Rosman, directeur Sales & Events bij Fokker Terminal, vertelt onder andere over de vrolijke en intieme sfeer die tijdens het congres ontstond.
“Het was voor ons echt een bijzonder event om mee te maken. Niet alleen vanwege het internationale aspect, wat sowieso interessant is om te organiseren, maar ook door de creatieve en artistieke sprekers en bezoekers”, begint Tim enthousiast. “De Healthcare Clowning International Meeting wordt elke drie jaar georganiseerd over de hele wereld voor clowns in de zorg die er voor iedereen zijn die bang, onzeker, eenzaam of verdrietig is. Zij zorgen voor een zorgeloze lach op het gezicht van zieke kinderen, vluchtelingen, mensen met dementie of een beperking en zorgen ervoor dat zij zich even gezien en begrepen voelen. Ook zorgprofessionals en fondsenwervers zijn aanwezig. De editie in Nederland werd georganiseerd door CliniClowns via het eventbureau B.E.N.G.! Eigenlijk zou het congres al in oktober 2021 plaatsvinden, maar de coronacrisis gooide helaas roet in het eten.”
Fokker Terminal
Al in 2019 klopte B.E.N.G.! bij Fokker Terminal aan om de datum van het congres in het najaar van 2021 veilig te stellen. Tim: “Tijdens de vorige editie in Wenen vonden de sessies en workshops plaats op verschillende locaties in de stad. Hierdoor waren de bezoekers best veel tijd kwijt met reizen en was er minder gelegenheid om bij te praten en elkaar te leren kennen. En juist dat is een belangrijk doel bij dit event. Bij ons heb je altijd de hele locatie voor jezelf en omdat al onze subruimten om de grote plenaire ruimte heen liggen, kom je heel gemakkelijk samen in een eigen bubbel. Dat sloot dus heel goed aan bij wat ze zochten!” En toen kwam de crisis. “We hebben in coronatijd veel contact gehad omdat de maatregelen elkaar natuurlijk maar bleven opvolgen en we het draaiboek telkens weer aan moesten passen. Uiteindelijk lag er een hybride variant voor de HCIM op tafel, maar na veel overleg is toch besloten om het event een half jaar door te schuiven. Clownerie draait om contact maken, iets bij iemand teweeg brengen en elkaar raken. Dat komt niet over wanneer het grootste deel van de gasten thuis via een scherm meekijkt.”
Bij Fokker Terminal hebben opdrachtgevers het unieke voordeel om echt van begin tot eind één vast aanspreekpunt te hebben. Degene waarvan je de offerte ontvangt en waarmee je bespreekt op welke manier de verschillende zalen het beste ingezet kunnen worden, is ook degene die de catering en de techniek voor je regelt, die meedenkt over de aankleding van je event, die de puntjes op de i zet tijdens de opbouw en die na afloop met je evalueert. Bij de HCIM was dit Tim. “Hierdoor heb ik het event van heel dichtbij meegemaakt en gezien hoe bijzonder deze club mensen is. Tijdens het congres zagen we op een gegeven moment veertig clowns op het gras oefeningen doen vanuit ons kantoor. Het event was zo creatief en spontaan! Dat zien we niet vaak tijdens zakelijke congressen”, lacht hij.
Healthcare Clowning International Meeting
Tijdens de Healthcare Clowning International Meeting was de grote Hangar van Fokker Terminal opgesplitst in een gedeelte waar geluncht en geborreld werd en een gedeelte waar de plenaire sessies plaatsvonden. Daarnaast waren alle achttien subruimten continu in gebruik. “Er stonden in totaal 135 subsessies op het programma, dus we moesten zelfs nog een paar subruimten creëeren op plekken die we normaal zelf gebruiken. Maar die flexibiliteit hebben we hier gelukkig. Ons hele gebouw en af en toe ook de buitenruimte stond dus drie dagen lang helemaal in het teken van dit congres. Vooral op de eerste dag was het best ontroerend om te zien hoe mensen elkaar om de hals vlogen en zo ontzettend blij waren om elkaar weer te zien. Voor sommigen was het, vanwege corona, jaren geleden”, aldus Tim.
Het driedaagse congres zorgde hier en daar ook wel voor uitdagingen en leermomenten. “Wij zijn gewend om alles altijd tot in de kleinste details te regelen. Dat is denk ik iets typisch Nederlands, vooral in de eventbranche. Maar voor deze opdrachtgever hoefde dat niet altijd. Als het mooi weer was, wilden ze kunnen besluiten om ook buiten een sessie te doen. En er kon ook ineens nog een sessie bij komen, maar dan zouden ze wel hun plekje vinden. Dat voelde voor ons wel onrustig aan, maar het leerde ons ook om wat meer los te laten en out of the box te denken. Niet alles hoeft helemaal vast te staan en er is overal wel een oplossing voor te vinden. Dit event heeft onze creativiteit dus op een positieve manier getriggerd!”
Ook CliniClowns en B.E.N.G.! waren enthousiast over hoe het congres is verlopen. “Ze vonden het vooral heel fijn om alle onderdelen van het programma op één locatie te hebben. Een locatie waar je bovendien in alle zalen daglicht hebt. Dat zorgde voor veel openheid en ruimte. Ook deed het echt wat met de groepsdynamiek om drie dagen lang zo intensief samen te zijn en met het vak bezig te zijn.”
