Event Industry Hackathon: ‘mixed reality’ is toekomst events

Lopen we straks allemaal rond in ‘mixed reality’ met een VR-bril op tijdens events? En krijgen leveranciers een andere rol door modulaire standbouw? Als het aan het winnende team van de Event Industry Hackathon in RAI Amsterdam ligt wel. Vijftig internationale ‘hackers’, werkzaam in de evenementenbranche maar ook daarbuiten, haalden begin deze maand een nachtje door en bogen zich over allerlei problemen rondom de toekomst van de event-industrie. Rueben van der Peet, onderdeel van het winnende team, vertelt over hun concept.

“Ik had nog nooit eerder aan een hackathon meegedaan en het was een erg bijzondere ervaring. Uiteindelijk was ik ruim dertig uur wakker, maar door de positieve energie die er hing, had ik daar nauwelijks last van”, vertelt Van der Peet, die project manager 3D is bij de RAI, enthousiast. “Er waren acht teams die zich moesten buigen over vier vragen. Die van ons ging over het efficiënter maken van het logistieke proces bij het organiseren van events.”
De andere drie vragen waren gericht op het creëren van een sterke band met bezoekers, het milieuvriendelijker maken van stands en het integreren van digitale ervaringen bij evenementen. De RAI, die de hackathon organiseerde, koos deze vragen uit veertien ingestuurde vragen en uitdagingen van bedrijven uit de evenementenbranche in de hele wereld.

Problemen

Tijdens de Event Industry Hackathon waren veel experts van de bedrijven aanwezig die die met deze problematiek te maken hebben. Van der Peet: “Zo konden we veel mensen spreken die zich bezighouden met de logistiek tijdens het opbouwen van events. Er kwamen drie diepere problemen naar voren: bij de opbouw zijn vaak veel verschillende logistieke partijen betrokken die niet altijd van elkaar weten waar ze mee bezig zijn. Dit zorgt vaak voor problemen. Ook zijn er bij evenementen veel last minute wijzigingen waardoor er verwarring ontstaat over wat er moet gebeuren. Tenslotte is het bij veel evenementenlocaties dagelijks een komen en gaan van dezelfde soort stands, stoelen etc. Dit is niet praktisch en niet milieuvriendelijk.”

Na een flink aantal uren brainstormen met behulp van allerlei technieken om ‘out of the box’ te kunnen denken, kreeg het concept van het team van Van der Peet vorm. “Om het heen en weer slepen van meubilair te voorkomen, bedachten we modulaire standbouw. Je kunt de verschillende onderdelen om stands mee te maken zien als Legoblokjes. Al die blokjes liggen opgeslagen bij de locatie zelf en je kunt er alles mee maken wat je wil. Samen met de organisator en exposanten kun je kijken hoe je de beurs wil inrichten en bouwen met behulp van deze blokken. Vervolgens zet een robot de stands in elkaar en brengen andere robots ze naar de juiste plek.”

“Al die ‘Legoblokjes’ hebben één kleur en vormen dus eigenlijk een leeg canvas. Dat is het makkelijkste bij het bouwproces. Maar exposanten willen natuurlijk wel iets laten zien. Vandaar het gebruik van virtual reality gecombineerd met de werkelijkheid: mixed reality dus. Met VR-brillen kun je bezoekers alles laten zien wat je wil. Je kan de stands een kleurtje geven, maar er bijvoorbeeld ook LED schermen op projecteren. Die schermen hoef je dan ook niet zelf mee te nemen”, gaat hij verder. “En zo hadden we ineens een compleet concept dat alle bestaande problemen oplost.”

RAI

De jury van de hackathon was het er unaniem over eens dat het team van Van der Peet, het paarse team, de winnaar moest zijn. Zij kregen een cheque van 2500 euro die ze aan The Ocean Cleanup doneren. Het was de eerste keer dat de RAI een hackathon voor de evenementenbranche organiseerde. “Tijdens een hackathon verdiep je je 24 uur lang in een probleem op basis van de methodiek Design Thinking en met mensen die uit verschillende branches komen. Daarom leek het ons erg interessant om deze methode toe te passen binnen de event industrie. We moeten namelijk echt gaan nadenken over de toekomst en zorgen dat we ons als branche blijven ontwikkelen. Dat vinden we als RAI erg belangrijk”, legt Norman Lenden van de RAI uit.

Op dit moment wordt er hard gewerkt om alle concepten van de acht teams in hoofdlijnen te bundelen in whitepapers, die iedereen uit de industrie kan gebruiken. Lenden: “Ook gaan we deze hackathon evalueren en kijken wat we kunnen verbeteren. We krijgen veel positieve reacties waardoor ik wel kan zeggen dat dit voor herhaling vatbaar is!”