Roos Mijnen (Quint Wellington Redwood) – ‘locaties maken zich vaak wat makkelijk van een offerteaanvraag af’

Roos Mijnen (34 jaar) is event marketeer bij IT-adviesbureau Quint Wellington Redwood. In deze functie organiseert zij 30 tot 50 evenementen per jaar, zowel intern als extern, van kleine meetings voor relaties op directieniveau tot grote congressen voor 200 personen.

Welke rol spelen evenementen bij Quint Wellington Redwood?

“Mijn functie als event marketeer bestaat pas sinds drie jaar. Toen merkten we hoe belangrijk evenementen en bijeenkomsten voor ons zijn. Het is een ideale manier om je kennis over te brengen op de klant en het publiek. Enerzijds gebruiken wij evenementen om een band op te bouwen met klanten; zeker de kleinere bijeenkomsten zijn daar heel effectief voor. Aan de andere kant zetten wij evenementen in om informatie te zenden. Wij vinden het belangrijk om in de markt bekend te staan als een partij die weet waar ze het over heeft.”

Tegen welke moeilijkheden loop je aan bij het zoeken naar een locatie?

“Ik vind dat veel locaties zich wat makkelijk van offerteaanvragen afmaken. Ik doe vaak telefonisch een aanvraag bij een locatie, waarbij ik het hele idee van het programma schets: van hoe laat tot hoe laat het is, voor hoeveel personen, et cetera. En dan sturen ze me vervolgens alleen een informatiebrochure toe. Daar heb ik dus helemaal niks aan. Een informatiebrochure kan ik ook wel op de website vinden. Als ik bel om informatie, dan wil ik een op maat gemaakte offerte. Ik vind het ook wel een beetje arrogant staan: ‘je bent de zoveelste, ga eerst dit maar eens lezen’. In mijn ogen is de relatie dan al een beetje verpest.”

Zoek je altijd zelf naar locaties?

“Ja, ik houd van korte lijnen. Als ik iets in mijn hoofd heb, dan kan ik wel een tussenpartij gaan uitleggen wat ik bedoel, maar dan kan ik beter zelf iets zoeken wat daarbij past. Bovendien vind ik het superleuk om te zoeken, ik houd van locaties! Als het gelukt is om een hele mooie nieuwe locatie te vinden ben ik heel blij en trots op mezelf! Soms loopt het contact met een locatie wat stroever, maar het is me eigenlijk nog nooit gebeurd dat een locatie voor mij niet doorgaat vanwege het contact. Dat komt ook doordat ik soms zelf zo gefixeerd ben op die ene locatie, dan moet het gewoon goed komen.”

En heb je een voorbeeld van een locatie die echt heel goed meedenkt?

“Het is fijn als iemand meteen begrijpt wat je bedoelt, zich inleeft in je situatie en met je meedenkt. Bij Garage45 (tegenwoordig Loetje’s Garage, red.) ging dat heel goed, ze waren heel behulpzaam. Ik was niet tevreden over iets in de offerte, en daar gingen zij vervolgens heel goed mee om. Ze probeerden ons meteen te binden, door een goede band op te bouwen en door mee te denken hoe we daar vaker events kunnen doen. Het is fijn als je merkt dat ze bij een locatie begrijpen hoe het is om mijn werk te doen, wat ik nodig heb.”

Hoe lang tevoren boek je een locatie?

“Meestal zo’n twee tot drie maanden van tevoren. Onze uitnodigingsprocedure is meestal twee maanden voorafgaand aan een event. Vaak communiceren we dan nog geen locatie, omdat we eerst willen weten hoeveel aanmeldingen we krijgen. Dat is best kort dag, maar onze evenementen zijn ook weer niet zo extreem complex dat ik heel lang van tevoren alles moet vastleggen. Het ligt ook aan de locatie. Sommige locaties zijn erg geliefd, dus als ik daarheen wil dan bel ik zo snel mogelijk om het vast te zetten. En als we een groot evenement hebben, bel ik ook wat eerder.”

Ieder jaar voert High Profile Locaties het Locatieonderzoek uit onder opdrachtgevers van meeting- en eventlocaties. In de editie van 2016-2017 deelden 833 opdrachtgevers hun kennis. GreaterVenues duikt de komende maanden dieper in de materie en speurt naar verbanden en betekenissen in de cijfers.