Locatieonderzoek: het zoeken en boeken van een locatie

Nederland telt honderden mooie locaties, maar die ene juiste toplocatie komt meestal niet zomaar op je pad. Van het beeldmateriaal op de website tot de communicatieve vaardigheden van medewerkers; de zoektocht naar een locatie kent vele obstakels. Deze maand brengt GreaterVenues.com het boekingstraject in kaart met behulp van het Locatieonderzoek 2016 | 2017, van de oriëntatie tot aan de definitieve boeking.

1. Oriëntatie

Gemiddeld begint de Nederlandse opdrachtgever 6,6 maanden voorafgaand aan het event te zoeken naar een locatie. De DGA/eigenaar is er het vroegst bij, met 6,8 maanden. De eventmanager begint gemiddeld 6,3 maanden voor het event met zoeken naar een locatie, en de directiesecretaresse begint de zoektocht 5 maanden van tevoren. Dat valt te verklaren vanuit het soort evenementen dat zij organiseren: de directiesecretaresse organiseert met name vergaderingen/brainstormsessies/trainingen en workshops (80%), bij eventmanagers en DGA’s/eigenaren nemen die de helft van het portfolio in. De andere helft wordt ingevuld door grotere evenementen als beurzen, congressen en feesten.

Eigen netwerk

Het merendeel van de opdrachtgevers begint de zoektocht met rondvragen in het eigen netwerk of bij locaties waar ze eerder zijn geweest. Zo’n 70 procent baseert zich op mond-tot-mond reclame en op eerdere ervaringen met locaties. Daarna komt het internet: zoekmachines en locatiewebsites nemen de derde en vierde plek in met 60 en 55 procent, gevolgd door het jaarboek LOCATIES (27%) en dan vakbladen en magazines (22%). Social media spelen met 17% een kleinere rol, waarbij Facebook en LinkedIn de grootste zijn en Instagram langzaam maar zeker de plek van Twitter inneemt. Eén op de acht laat zich inspireren op vakbeurzen en kennisdagen (12%).

Kwaliteit van de website

In de oriëntatiefase is van belang dat de locatie een overzichtelijke website heeft, met een duidelijk overzicht van de zalen en de capaciteit en goede sfeerfoto’s. Dit laatste wordt nog weleens vergeten: 35 procent van de opdrachtgevers geeft aan dat de kwaliteit van de foto’s op de websites van locaties te wensen overlaat. Andere belangrijke punten zijn duidelijke informatie over de parkeergelegenheid en de bereikbaarheid. Uiteraard mogen ook contactgegevens niet ontbreken. Een boekingssysteem of online agenda blijkt in deze fase nog weinig van belang. In 2015 vond 51 procent het nog belangrijk om direct te kunnen zien of de locatie beschikbaar is; dit jaar is dat nog slechts 38 procent.

Opmerkelijke ontwikkeling is dat opdrachtgevers bij de oriëntatie minder belang lijken te gaan hechten aan zaken als kosten, catering- en techniekmogelijkheden en arrangementen, en meer interesse krijgen in de ‘beleving’ van de locatie. 360 graden foto’s worden steeds belangrijker; daarnaast vindt 32 procent het belangrijk om het verhaal achter een locatie te leren kennen.

2. Offerte

Gemiddeld komen er drie locaties door de oriëntatiefase heen, waarbij vervolgens een offerte wordt aangevraagd. De jongste groep (20-29 jaar) doet gemiddeld de meeste aanvragen: 3,6. De oudste groep (60+) vraagt gemiddeld een offerte minder aan.

De digitalisering heeft op dit proces dit jaar flink toegeslagen: met name in het afgelopen jaar zien we een grote verschuiving van telefonische (28%) naar digitale (65%) offerteaanvragen. Er lijkt bovendien minder geduld bij het wachten op een reactie. 67 procent verwacht binnen twee dagen een antwoord. Vooral opdrachtgevers in de leeftijdsgroep van 30 tot en met 39 jaar heeft minder geduld. Een oplossing dient zich aan met whatsapp: 15 procent stelt het op prijs als locaties op die manier bereikbaar zijn voor vragen.

Gastheerschap peilen

Houdt de opdrachtgever een goed gevoel over aan het offertetraject, dan blijven gemiddeld 2 à 3 locaties over waar de opdrachtgever een bezoek aan brengt. Voorafgaand aan de boeking bezoekt 68 procent namelijk één of meerdere locaties; 26 procent doet dat ten alle tijden. Voornaamste redenen:

• De locatie en de routing binnen de locatie met eigen ogen zien;
• De ambiance voelen;
• Het gastheerschap peilen;
• Face to face contact

3. Beslissing

De uiteindelijke beslissing voor de locatie valt gemiddeld 4,4 maanden voorafgaand aan het event. Hierbij geeft meer dan de helft aan (54%) dat de prijs niet de doorslaggevende factor is. Met name het sociale aspect is van belang: is er geen klik met de contactpersoon, dan is er een gerede kans dat de locatie op dit punt alsnog afvalt. Wisselende contactpersonen, slechte communicatie en niet op tijd reageren wordt regelmatig genoemd als reden om niet met een locatie in zee te gaan. Uiteindelijk blijft het ook een gevoelskwestie: maar liefst 74 procent zegt een locatie niet te boeken zonder positief ‘onderbuikgevoel’. Slechts 3 procent zegt zich totaal niet te laten leiden door het gevoel.

Ieder jaar voert High Profile Locaties het Locatieonderzoek uit onder opdrachtgevers van meeting- en eventlocaties. In de editie van 2016-2017 deelden 833 opdrachtgevers hun kennis. GreaterVenues duikt de komende maanden dieper in de materie en speurt naar verbanden en betekenissen in de cijfers.