Event Case: knallend nieuwjaarsfeest van Librijn bij De Broodfabriek
Locaties komen pas echt tot leven tijdens een event! Daarom licht GreaterVenues de mooiste locaties uit in de rubriek Event Case. In deze aflevering nemen we een kijkje achter de schermen bij het nieuwjaarsfeest van Stichting Librijn openbaar onderwijs bij De Broodfabriek in Rijswijk. We spreken de bovenschools ICT’er van Librijn, Jeffrey Toet, en Hilmar Geuzendam van De Broodfabriek.
“Het was inmiddels alweer drie jaar geleden dat we het laatste personeelsfeest hadden met de collega’s van de vijftien basisscholen die onder Librijn vallen”, vertelt Jeffrey. “Daarom wilden we, nu het weer echt kan, uitpakken op een grotere locatie. Het feest wordt altijd georganiseerd door een werkgroep van het bestuurskantoor en samen vroegen we wat offertes op bij evenementenlocaties in de omgeving. Zo kwamen we onder andere uit bij De Broodfabriek. Tijdens een rondleiding langs de verschillende zalen door Julia Forsch had ze meteen al allerlei ideeën. Over hoe de dansvloer eruit zou kunnen zien, over een dj die goed bij ons zou passen en over het buffet. Erg fijn dat er zo enthousiast meegedacht werd en dat dit vervolgens ook door De Broodfabriek geregeld kon worden. Verder werd er trouwens ook prijstechnisch meegedacht: als schoolbestuur hebben we namelijk een budget waar we mee moeten werken. Hierdoor was de keuze voor De Broodfabriek snel gemaakt.”
De Broodfabriek
Jeffrey: “Toen we bij de centrale ruimte van De Broodfabriek aankwamen, het Horeca Plaza, zagen we ons feest eigenlijk meteen voor ons. Het is er heel gezellig en huiselijk ingericht met de grote ronde lampen. Ook leek het idee om een dansvloer van acht bij acht meter te maken met tegels die telkens van kleur wisselen, ons hier geweldig. De combinatie met de naastgelegen Patria zaal was ook meteen heel logisch.” Hilmar: “Voor ons werkt het heel goed om iedereen te ontvangen op het Horeca Plaza en, wanneer iedereen in de Patria zaal zit voor een presentatie, alles snel om te bouwen voor het diner en feest. Hierdoor liepen de verschillende onderdelen van het nieuwjaarsfeest van Librijn heel natuurlijk in elkaar over.”
“Wat mij ook wel positief verraste was dat er in het proces voorafgaand aan ons feest ook proactief meegedacht werd. Het was dus niet van: de opdracht is binnen en daar blijft het bij. Ze vertelden ons bijvoorbeeld dat er een grote beamer op het Horeca Plaza hangt, die we ook konden inzetten. Daar hadden we zelf nog helemaal niet over nagedacht!” gaat Jeffrey verder. “Speciaal hiervoor hebben we toen een korte slideshow gemaakt over Librijn en onze scholen en dat zag er tijdens het feest erg tof uit.”
Nieuwjaarsfeest Librijn
Tijdens het feest werd de nieuwe strategische koers van Librijn op een originele manier onthuld. “We hadden spreker en cabaretier Jan van Setten ingeschakeld om op een humoristische manier het onderwijs, ouders en andere herkenbare zaken te bespreken. Hij had van tevoren natuurlijk al het een en ander over onze organisatie gehoord, dus het was echt een succes met rake one-liners. Ook werd ons nieuwe koerskompas gelanceerd”, aldus Jeffrey. “Het technische team van De Broodfabriek zorgde ervoor dat alles op een professionele manier werd gefilmd zodat we hier later weer delen van kunnen gebruiken in onze communicatie.”
Op 12 januari 2023 werden zo’n 300 collega’s van Librijn aan het einde van de middag op het Horeca Plaza verwelkomd met een welkomstdrankje, nootjes en warme ovenhapjes. Jeffrey: “Daarna ging iedereen naar de Patria zaal om naar Jan van Setten te luisteren en werd ondertussen de dansvloer klaargemaakt en alles klaargezet voor het buffet. Op aanraden van Julia hadden we gekozen voor een Indisch buffet omdat daar zowel mensen met bepaalde allergieën en vegetariërs mee uit de voeten kunnen. Ondertussen draaide de dj alvast wat sfeermuziek.” Hilmar: “Na het eten begon het feest en de dansvloer was al vrij snel gevuld! Ik vond het heel leuk om te zien dat collega’s van dezelfde scholen eerst bij elkaar stonden, maar dat iedereen op de dansvloer juist lekker aan het mengen was. De sfeer zat er goed in!”
Eén aanspreekpunt
Jeffrey: “Het was erg fijn en praktisch dat er tijdens het hele proces van organiseren en tijdens het event zelf één centraal aanspreekpunt was vanuit De Broodfabriek. Vanaf de eerste offerte konden we hier met al onze vragen terecht, ook bijvoorbeeld voor technische vragen over het filmen van de plenaire sessie. Tijdens het feest was er een speciaal nummer dat we konden bellen als er iets was en bovendien waren Hilmar en daarna Julia de hele tijd aanwezig. Ook het contact met de horecamedewerkers en de op- en afbouwploeg was erg goed. Die klantgerichtheid sprong er wat ons betreft echt uit.”
