Een dag op missie met ‘a matter of TASTE’
Cateraar ‘a matter of TASTE’ organiseerde recent een prachtig diner voor 350 Chinese gasten van een investeringsmaatschappij. Als locatie koos de full service partycateraar een Amsterdams museum voor de opdrachtgever uit. Complex, want tussen het sluiten van het museum en het begin van het event moet in een heel kort tijdsbestek een heleboel gebeuren. GreaterVenues keek bij de cateraar achter de schermen mee naar de logistiek en opbouw van dit event, die veel weg had van een militaire operatie.
17.00 uur. Een troep van 26 man sterk meldt zich bij de dienstingang van het museum. Er vormt zich een lange rij bij de dienstdoende beveiliger, want iedereen dient zich ordentelijk te melden volgens de voorgeschreven protocollen. Over alle overige maatregelen spreken we af verder niets in het artikel te vermelden: de beveiliging van het grote museum staat op scherp. Vervolgens worden we begeleid naar een ruimte achterin het museum, waar de keukenapparatuur, aanrechten en gerechten al klaar staan voor de actie. Hier blijkt al snel dat we vandaag niet al het werk observeren, want voor elke cateraar geldt: 80% van het werk van de gemiddelde klus zit in de voorbereiding. De resterende 20% wordt onder hoge druk op de dag zelf uitgevoerd.
17.30 uur. De manschappen maken zich gereed voor de actie. Iedereen hijst zich in dienstkleding – een wit overhemd met stropdas en zwarte broek voor de mannen, en een witte blouse en zwarte rok voor de dames – en de sergeants (of ‘zwaargewichten’, de ervaren mensen die de shots callen op dit soort dagen om alles in goede banen te begeleiden) sluiten hun communicatieheadset aan en zetten de portofoons op scherp. Check, 1, 2, 3. Niet iedereen heeft die portofoons, want er is een duidelijke hiërarchie. Dat is ook nodig, licht een sergeant toe: zonder die hiërarchie ontstaat chaos, en dat kan met de strakke tijdschema’s voor grote events absoluut niet.
17.45 uur. Het is tijd voor de eerste missiebriefing van de troepen. Op een gedetailleerde locatieplattegrond is de werkvloer ingericht in ‘wijken’, zodat het voor de bediening straks precies duidelijk is wie waar moet zijn. Op een strak tijdschema is daarnaast voor elke werknemer precies te zien wanneer hij wat moet doen. Niets wordt aan het toeval overgelaten. De eerste gasten worden verwelkomd om 18.30 uur, en naarmate dat punt dichterbij komt voel je de spanning onder de manschappen stijgen. Straks moet het gebeuren: voor 350 man een ontvangstruimte en sit-down dinerzaal bouwen, en honderden gerechten en drankjes serveren.
18.00 uur. Het museum moet nu leeg zijn, maar hier en daar hangen nog wat verdwaalde toeristen die niet helemaal begrepen hebben dat ze inmiddels weg moeten zijn. Een beveiliger werkt ze vriendelijk de deur uit. Ondertussen is de opbouwploeg begonnen met de ontvangstruimte. Daar worden de eerste gasten straks verwelkomd met een amuse en een glas cava, om vervolgens na een tour door het museum aan te schuiven aan de tafels, die nu nog niet eens neergezet zijn. Overigens, zoals elke goede cateraar weet: er is altijd iemand die gewoon een biertje wil, dus ondanks het feit dat er alleen vele liters cava door de opdrachtgever besteld zijn, heeft ‘a matter of TASTE’ bier, frisdrank, sappen en water klaar staan.
18.30 uur. Terwijl de eerste gasten binnenstromen in de ontvangstruimte, stroomt de opbouwploeg door naar de volgende klus: de sit-down dinerzaal voor 350 gasten. Maar er is een probleem. Een leverancier heeft de massieve tafelbladen waarop straks gedineerd moet worden op de eerste verdieping gezet, terwijl het eetgedeelte zich op de begane grond bevindt – en de lift is niet geschikt om ze naar beneden te krijgen. Onmiddellijk treedt een sergeant op. Er worden troepen van een andere klus omgeleid om het probleem op te lossen. Met vijftien man worden de tafelbladen handmatig, maar vooral heel voorzichtig, de trap afgetild. Niet ideaal, maar als cateraar moet je flexibel zijn. Binnen een paar minuten is het euvel verholpen en staan de tafels klaar om opgedekt te worden.
18.45 uur. De gasten zijn inmiddels de ontvangstruimte binnen, hebben een glaasje cava in de hand en eten van de tafelhapjes. Ergens verderop vallen verwonderde kreetjes: “oeee macaron, macaron!”, en maakt een groep dames een selfie met het luchtige taartje. Een sergeant ziet het tevreden gebeuren. “Hier doen we het allemaal voor.”
19.00 uur. Als we een blik in de keuken werpen, zijn we verbaasd om te zien dat er een hele relaxte sfeer hangt. In een ruimte die normaal gebruikt wordt als auditorium zijn stuclopers uitgerold en is een complete keuken ingericht. Ook al lijkt de druk om in een korte tijd voor 350 gasten een 3-gangen diner te bereiden enorm, dat is hier niet te zien. Alles loopt als een trein. Het team werkt als een geoliede machine aan ‘lijnen’. Voor elke uitzondering per gang is een aparte lijn opgezet, waaraan doorgaans één kok en één of twee handjes werken. Handjes zijn medewerkers die de koks helpen door steeds één handeling te verrichten aan het bord – en dat dan honderd keer. Kleine radertjes maken een groot, efficiënt geheel.
De sous-chef bevestigt nog eens: “Een goede voorbereiding is het halve werk. We komen voordat we ergens een klus hebben al kijken op de locatie, maken foto’s en plannen alles. Zo weten we precies hoe we onze werkruimte zodanig kunnen inrichten dat alles vlekkeloos verloopt. Vandaag is het alleen een kwestie van de plannen uitvoeren. Natuurlijk, die druk voelen we wel, maar door de ervaring van onze mensen en een goede voorbereiding raken we nooit in paniek.”
19.15 uur. De opbouwploeg draait ondertussen op volle toeren in het eetgedeelte op de begane grond. De tafelbladen worden opgezet, aangekleed met linnen en opgedekt met fijn zilver en kristal. Als een manschap vergeet handschoenen aan te trekken bij het klaarleggen van het bestek (zodat er geen vingerafdrukken op achterblijven) grijpt een sergeant direct in. “Het is de kunst om ook onder enorme druk op de kleinste details te letten.”
Als alle veertig dinertafels zijn gedekt, worden karren vol bloemen binnengereden. Er is voor duizenden euro’s aan bloemen besteld. Er zijn acht verschillende boeketten om de tafels op te sieren, geïnspireerd door schilderijen van vazen met bloemen die in het museum te bezichtigen zijn. Daarbij zijn acht menukaarten ontworpen, die qua vormgeving weer corresponderen met de fraaie boeketten. ‘a matter of TASTE’ heeft duidelijk echt uitgepakt voor dit event.
19.30 uur. In het eetgedeelte staat alles klaar om de gasten te verwelkomen. Sommige sergeants nemen de tafels nog één keer onder de loep. Er worden nog wat messen en borden recht gezet. Alles moet vandaag kloppen, want elk detail telt.
20.00 uur. Als alle gasten tevreden zitten te dineren, kijken de manschappen en sergeants terug op een geslaagd aanvalsplan, en is iedereen alweer vergeten dat die tafelbladen bij de verkeerde expeditie geleverd werden. De keuken draait nog even door om de hele avond het eten te verzorgen, maar andere troepen mogen al naar huis omdat het opbouw werk erop zit. Om 02.00 uur ‘s nachts zijn alle materialen en mensen weer uit het museum verdwenen. De volgende dag is het weer business as usual in het museum.
Missie geslaagd.
