Chantal Bleeker (Centraal Museum) – ‘Van een museum verwacht je extra creativiteit’

Het Centraal Museum in Utrecht heeft binnen korte tijd een aantal grote verbeteringen gemaakt op het gebied van de evenementenorganisatie. Eerst met de verbouwing van een deel van het museum tot evenementenlocatie, en onlangs met een complete vernieuwing van de bedrijfsvoering en een nieuw enthousiast team op de evenementenafdeling. Chantal Bleeker is als hoofd commerciële zaken eindverantwoordelijke voor evenementen bij het Utrechtse museum, en leidt ons langs de hoogtepunten.

Het Centraal Museum heeft een bijzondere collectie met zowel moderne als oude kunst, en is gevestigd in een oud kloostercomplex rondom een schitterende binnentuin. De locatie is een stijlvolle oase van rust in de binnenstad van Utrecht, en wordt daardoor regelmatig ingezet als locatie voor bijzondere events. Met de groene tuin, een grote kerk, de onlangs geopende Tuinzaal en natuurlijk de expositieruimte in het museum zelf, is er van alles mogelijk op het gebied van zakelijke events. Chantal: “We hebben een manier gevonden hoe we én het museale gedeelte kunnen laten zien, én er helemaal kunnen zijn voor de opdrachtgever.”

Hoe zat het voor de verbouwing met de mogelijkheden?

“Ik houd niet van het woord beperkingen, maar voor die tijd had je daar wel mee te maken. Dat is nou eenmaal vaak zo bij een museum met een kunstcollectie, feit is dat je rekening moet houden met beveiligingskwesties. Vroeger vonden de meeste congressen plaats in het auditorium, midden in het museum. Daar moest je dus ook zorgen dat de bezoekers allemaal een toegangsbewijs hadden. Het museum sluit om 17.00 uur, dus als je na sluitingstijd door wilde gaan dan moest de beveiliging van het hele museum langer blijven.”

Hoe is dat nu verbeterd?

“Bij de vernieuwing van het Centraal Museum hebben we heel goed gekeken waar de opdrachtgever behoefte aan heeft. Mensen vinden het heel interessant om een event te houden in een museum, maar ze willen niet altijd tegen restricties als openingstijden aanlopen. De oplossing die we daarvoor hebben bedacht is de Tuinzaal, nu de belangrijkste ruimte voor events, die net buiten de beveiligingsschil van het museum zit. Die ruimte heeft eigen beveiliging en kunnen we helemaal stand-alone aanbieden, ook samen met een deel van de tuin, zonder dat de openingstijden van het museum een probleem zijn.”

De Tuinzaal is gevestigd in de voormalige werkplaats van het museum, waar voorheen het onderhoud aan de collectiestukken plaatsvond. Het gebouw werd van binnenuit helemaal gestript en opnieuw opgebouwd. De ruimte is licht en open, met aan twee kanten ramen en middenin een glazen wand waarmee een vide van de grote benedenzaal wordt gescheiden. Daarmee staan de ruimtes met elkaar in verbinding als de bovenruimte wordt gebruikt voor een subsessie van dezelfde groep, of kunnen de ruimtes met een gordijn juist van elkaar worden gescheiden wanneer er twee verschillende partijen bezig zijn. De Tuinzaal grenst direct aan de binnentuin, met een groot terras en daaraan grenzend ligt de Nicolaikerk – die ook kan worden ingezet als bijzondere locatie voor grote groepen. Zeker sinds de verbouwing, toen de tuin werd aangepast om hier events te kunnen laten plaatsvinden.

“Vlak voor de verbouwing hadden we een festival dat plaatsvond in de tuin en de kerk, met een groot poppodium op het gras. Dat is een event dat hier perfect tot zijn recht komt. Maar als je regelmatig zo’n podium opbouwt en er honderden mensen overheen lopen, dan ziet het gras er op den duur niet meer uit. Daarom hebben we speciaal evenementengras laten aanleggen, waarop echt alles mogelijk is. Je ziet het verschil niet, maar het is veel steviger.”

Er zijn nu meer mogelijkheden gecreëerd buiten de beveiliging van het museum, maar een event midden in het museum is natuurlijk ook wel heel bijzonder. Is dat nog steeds mogelijk?

“Ja, wij worden altijd juist heel erg blij als mensen een bijzonder verzoek hebben. Het liefst maken we bij alle evenementen een verbinding met de kunst en verhalen in het Centraal Museum, want die combinatie van commercieel en cultureel werkt heel erg goed. We vinden het geweldig als iemand bijvoorbeeld vraagt of het mogelijk is om een diner te houden, maar dan wel bij dat ene specifieke schilderij. Natuurlijk zitten daar wel wat haken en ogen aan, maar dat maakt het juist ook heel erg bijzonder. En geloof me maar, we krijgen het altijd voor elkaar.”

Wat voor behoeften werden er nog meer gevonden?

“Vaak hebben organisatoren van events al een beeld van het evenement in hun hoofd, als ze bij ons komen. Wij doen met alle liefde wat de klant wil; als je alleen je mensen wilt toespreken, dan is dat prima. De Tuinzaal is daar een hele mooie ruimte voor, en dan kan je in de pauze heerlijk in de tuin zitten. Maar als je ze verrast met een idee dat net even anders is dan ze gewend zijn, dan zie je vaak dat ze daar heel gelukkig van worden.”

Heb je daar een voorbeeld van?

“Laatst hebben we bijvoorbeeld voor een evenement van een autobedrijf het hele Nijntje Museum ’s avonds opengesteld. Het bedrijf zocht een bijzondere locatie voor een tussenstop tijdens een tour door Utrecht, waarbij veel buitenlandse bezoekers aanwezig waren. Zij hebben nooit gezegd dat ze iets met Nijntje zochten, maar dat pakte heel goed uit en zorgde voor een erg geslaagd verrassingselement. Als je goed naar het verhaal van de opdrachtgever luistert, dan hoor je de behoeften. Ook waarvan hij of zij misschien zelf nog niet weet dat die er zijn. Maar het kan ook veel kleiner. Laatst kwamen we er bijvoorbeeld achter dat veel gasten op de bijeenkomst van een private banker interesse hadden in oude kunst. Dan vragen we onze conservator om tussendoor wat te vertellen over de Caravaggisten.”

“Het leuke aan evenementen bij Het Centraal Museum is dat wij beide kanten op kunnen. We kunnen ‘gewoon’ de ruimte voor je congres aanbieden, maar we kunnen ook met allerlei elementen zoals geur, licht en geluid een hele beleving creëren. Zo kunnen we de Nicolaikerk bijvoorbeeld ombouwen tot een prachtige dinerlocatie of tot de plenaire ruimte bij een congres. Dan is het ineens geen kerkzaal meer, maar wordt het iets totaal anders. Als wij merken dat er ruimte voor is, dan gaan wij aan de slag om een extra creatieve dimensie toe te voegen. Van een museum mag je die extra creativiteit verwachten.”