Digitale gastvrijheid: bij Fort de Gagel regel je bijna alles online
Wanneer je bij een evenementenlocatie naar binnen stapt voor een rondleiding, kennismaking of event word je met open armen ontvangen. Vol enthousiasme wordt de locatie in al haar glorie aan je gepresenteerd en al je vragen beantwoord. Online is dat vaak anders. Je krijgt niet altijd een goed beeld van de ruimten, de sfeer, catering en de technische mogelijkheden. Vooral wanneer je meerdere locaties met elkaar wil vergelijken, is dit niet zo praktisch. Want wie heeft de tijd om bij meerdere venues langs te gaan? Gelukkig zijn er steeds meer locaties waar de grens tussen online en offline gastvrijheid aan het vervagen is. Waar je je meeting of event bijvoorbeeld online kunt boeken, waar je in een video of virtual tour de hele locatie online kunt zien of waar gewerkt wordt met geavanceerde eventapps die de klantreis verlengen. In deze serie zoomen we in op deze voorlopers op het gebied van digitale gastvrijheid. We trappen af met Fort de Gagel in Utrecht en spreken eigenaar Sybren Ophof.
“Wanneer iemand op onze website terechtkomt, heeft diegene eigenlijk al negentig procent van zijn of haar zoektocht doorlopen. Dan moet je daar ook alles kunnen vinden waar je naar op zoek bent. Ik denk daarom dat transparantie ontzettend belangrijk is in onze branche. Ons complete foodbook inclusief prijzen per arrangement staat online, de prijzen van onze vergaderarrangementen, de capaciteit per ruimte en een video waarin je een rondleiding krijgt door onze locatie. Hierdoor blijven de echt geïnteresseerde mensen over, die ook qua budget matchen met wat wij bieden. Efficiënt voor de klant, maar ook voor ons”, vertelt Sybren enthousiast.
Fort de Gagel
Sybren: “We zijn in 2022 met Fort de Gagel gestart, daarvoor was ik bijna twintig jaar commercieel directeur bij DeFabrique en heb ik De Utrechtse Stadsvrijheid (DUS) opgezet. Hier heb ik heel veel geleerd over het zo efficiënt én gastvrij mogelijk inrichten van je locatie. Bij DUS werkten we bijvoorbeeld alleen maar met arrangementen voor vergaderingen en kleinschalige meetings. Bijna geen maatwerk dus. Dit doen we nu ook bij Fort de Gagel. Hierdoor kun je heel gemakkelijk bijvoorbeeld een congres met verschillende meetings en breaks, een vergadering, borrel, bedrijfsfeest of walking dinner online reserveren en een offerte opvragen.”
“Een event plannen hoeft helemaal niet zo ingewikkeld te zijn, vaak bestaat het uit dezelfde soort elementen. Online reserveren kan dus ook gewoon wat ons betreft. Een voorwaarde hiervoor is wel dat je reserveringsmodule makkelijk en duidelijk moet zijn. Anders haakt een klant zo weer af. Wil je toch even met ons sparren of overleggen? Dat kan natuurlijk ook gewoon. Op elke pagina van onze website staat een contactformulier zodat je ons gemakkelijk kunt mailen. Bellen is ook geen probleem en via onze sociale media kanalen zoals Google Chat, Instagram, Facebook en LinkedIn zijn we altijd bereikbaar. We hebben namelijk een paar mensen in ons team die dit heel leuk vinden en in een rap tempo alle berichtjes die we binnenkrijgen beantwoorden. Anno 2023 horen al deze communicatiekanalen er gewoon bij. Anders ga je kopje onder als locatie.”
Foodbook
“Ook qua catering werken we alleen met vaste arrangementen die je kunt bekijken in het foodbook op onze website. Die verandert ieder seizoen”, gaat Sybren verder. “Dit is niet alleen praktisch voor onze klanten, omdat ze meteen kunnen zien wat de mogelijkheden zijn en hoeveel het ze gaat kosten, maar ook voor onszelf wanneer we inkopen doen. Onze chef kan alles wat geboekt of besteld is super efficiënt voorbereiden, maken en uitserveren. Bovendien kunnen we hierdoor ook zorgen voor zo weinig mogelijk voedselverspilling. We maken alles à la minute, dus als er ‘no show’ is bij een evenement gaan de ingrediënten van bijvoorbeeld de lunch gelijk door als gerecht voor een restaurant gast.”
“Verder niet te onderschatten: de impact die goede foto’s en video’s kunnen maken. Dat is echt de investering waard. Want door te bladeren door foto’s van de verschillende ruimtes en details van een locatie, krijg je echt een goed beeld van de sfeer en stijl. Naast veel foto’s hebben wij ook een video laten maken waarin je een rondleiding krijgt door het hele fort, het Wachthuis, het Kruitmagazijn en het terras. Hier verwijzen we op verschillende plekken op de website naar en ook in onze mails naar klanten. Toch wil ik in de toekomst nog meer gaan doen met video. Dat je, als je een meeting of event bij ons hebt geboekt, een persoonlijke video krijgt van één van onze salesmanagers waarin diegene de ruimte die je hebt geboekt even laat zien. Dan heb je meteen zoveel meer binding met ons als locatie!”
