Event Case: Stern Auto viert festival midden in het bos

Locaties gaan pas echt leven tijdens een event. Daarom lichten we de mooiste locaties uit in de rubriek Event Case. Dit keer krijgen we een kijkje achter de schermen bij het FeSTERNival, waarbij Feel Good TentEvent werd omgetoverd tot een sfeervol festivalterrein voor 400 medewerkers van Mercedes-Benz dealer Stern Auto.

Feel Good TentEvent is een bijzondere buitenlocatie, verscholen in de bossen van Lage Vuursche tussen Hilversum en Baarn. Een smal, kronkelend paadje leidt steeds dieper het bos in. Volg het spoor van lampjes en fakkels en na een korte wandeling kom je op een grote open plek in het bos, waar een prachtig tentenkamp staat. Hoe bijzonder is het om in die setting alle producten van je bedrijf te zien staan? Zeker als het gaat om een bedrijf als Mercedes-Benz dealer Stern Auto. Tijdens het FeSTERNival stonden alle modellen die het bedrijf verkoopt tussen de bomen uitgestald, van de Smart fortwo cabrio tot de grootste truck.

Verborgen parel

Cindy de Rooy van Stern Auto kijkt terug op een heel geslaagd event. “Als je plotseling terecht komt op deze open plek en daar de tenten ziet staan – dat maakt meteen de sfeer. De locatie is van zichzelf al heel bijzonder: je hoeft daar nog maar heel weinig te doen om er een festivalsfeer van te maken. En het mooie is dat je midden in het bos zit, helemaal afgeschermd van de buitenwereld. Het mooiste moment was toen het donker begon te worden en de vuren en lampjes aangingen… Je zag iedereen kijken: ‘wow.. dit is wel echt gaaf’.

Voor de creatieve invulling en de organisatie riep Cindy de hulp in van eventplanner Jacqueline van den Berg, van Bsure Events. Jacqueline wist toen ze de wensen van de klant hoorde meteen dat dit de juiste locatie was. “Mercedes-Benz is een prachtig merk, dus daar kan je niet met ‘zomaar een locatie’ aankomen. Voor mij als eventplanner is Feel Good TentEvent een heel fijne locatie, want het valt altijd in de smaak. Het is echt nog een verborgen parel, een paradijsje in het bos, die veel mensen nog niet kennen. Er is al een basisinrichting die je zelf kunt uitbreiden of stylen zoals je zelf wilt om het eigen en passend te maken. Met mooi weer is het natuurlijk heel leuk, maar ook bij minder mooi weer kun je in de tenten alle kanten op. Tot nu toe is het elke keer een succes geweest.”

Centraal gelegen

Het doel van het event was om 400 medewerkers vanuit het hele land bij elkaar te brengen en op een actieve manier te laten samenwerken. Cindy: “We hebben vestigingen in heel midden Nederland voor Mercedes-Benz, en het was belangrijk dat niemand ver hoefde te reizen. In Lage Vuursche zaten we voor elke vestiging op maximaal 40 minuten rijden. En er was de ruimte. Negentig procent van de medewerkers zijn mannen en daarvoor moet je in mijn beleving wel iets te doen hebben.”

De cateraar maakte ter plekke alles klaar op barbecues en in foodtrucks, en zorgde dat het vlot werd uitgedeeld. Jacqueline: “Zodra er een bus aankomt gaan de hamburgers op de barbecue, zodat iedereen die aankwam meteen een drankje en iets lekkers te eten in handen heeft. Geen rijen, maar gewoon meteen goed eten.”

Cabrio schieten

Na de ontvangst ging de groep in 20 teams aan de slag met teambuildings activiteiten. Zo was er een zeskamp uitgezet, met allemaal varianten op bekende spellen die van toepassing waren op Stern en Mercedes-Benz. Spellen als cabrio schieten in de smart fortwo; bestelbusje vullen – hoeveel verhuisdozen krijg je in het busje; truckbanden duwen en een estafetterace met magazijnonderdelen. Cindy: “Alle disciplines van Mercedes-Benz kwamen daarin terug, dus dat was heel leuk en herkenbaar voor iedereen. Iedereen ging écht voor die beker, want we houden wel van een beetje competitie. Daar zijn we een commerciële onderneming voor! Goed eten, een uurtje actief samenwerken, en dan afsluiten met een gezellige borrel met muziek… Het was heel erg geslaagd.”

Jacqueline: “Het mooiste was om te zien dat de klant blij en tevreden was met wat ik heb bedacht is en dat iedereen genoten heeft. Het wordt nog een leuke uitdaging om dit volgend jaar te overtreffen!”