De weg naar een succesvolle locatiekeuze deel 1: de shortlist

De locatie is het fundament van elk evenement. Met ook nog eens een zee aan keuzes, elke locatie weer unieker dan de ander, is het van belang de zoektocht naar de ultieme locatie voor uw evenement goed aan te pakken. Heeft de locatie voldoende capaciteit voor uw evenement, klopt de uitstraling bij de sfeer die u voor ogen heeft en voelt u zich als organisator goed bij de contactpersoon? Op zoek naar de meest inspirerende, sfeervolle en multifunctionele locatie? Met een serie aan checklists  kan het ‘plussen en minnen’ gaan beginnen. Deze week: een goed begin is het halve werk; het selecteren van geschikte locaties.

Stap 1: Om wat voor soort bijeenkomst gaat het? 
Voor het vinden van een passende locatie is het belangrijk eerst vast te stellen om wat voor soort bijeenkomst het gaat.
– Wat is de aanleiding van het evenement?
– Is er een thema, rode draad?
– Wat is de doelgroep?
– Welke onderdelen vullen het programma?

Stap 2: Welke wensen zijn er met betrekking tot de locatie?
Aan het selecteren van een shortlist van locaties, gaat een grondige wensen-inventarisatie vooraf.
– Hoeveel gasten verwacht u minimaal en maximaal?
– Wat is het maximale budget?
– Welk verzorgingsniveau is gewenst?
– Kan de locatie in het thema passen? Past de uitstraling bij het evenement?
– Zijn er specifieke audiovisuele of toneelfaciliteiten benodigd?
– Zijn er overdekte of buitensportfaciliteiten nodig?
– Welke geografische ligging is gewenst?
– Is exclusiviteit gewenst?
– Bent u gebonden aan één datum of zijn er meerdere opties?

Stap 3: Welke criteria gaat u hanteren?
Kies zorgvuldig op basis van een groot scala aan mogelijke criteria. De locatie bepaalt immers de functionaliteit, de sfeer , het verzorgingsniveau en de algehele gemoedsstemming van je gasten. Sta zorgvuldig stil bij de hierna genoemde factoren:

Functionaliteit – past de locatie bij de functie van het evenement? Bijvoorbeeld een congres in een congrescentrum. Of wilt u juist iets afwijkends? Zoals congresseren in een kerk?

Capaciteit en grootte – hoeveel ruimtes zin er, hoeveel vierkante meters zijn  er tot uw beschikking en hoeveel mensen kunt u op deze locatie ontvangen?

Diversiteit van de zalen en ligging ten opzichte van elkaar – hoe is de verdeling van de ruimtes en de interne routing?

Sfeer – de sfeer is iets waarmee je kunt spelen en is één van de ingrediënten voor het welslagen van uw evenement. Maak hierin een heel bewuste keuze.

Naam en imago – toets of de naam en het imago van de locatie past bij de doelgroep. Een slecht-nieuwsgesprek in een luxe vijfsterrenhotel kan -om begrijpelijke redenen- verkeerd vallen

Personeel – de mensen in een locatie maken of breken de sfeer. Stellen ze zich stug op, of zijn ze flexibel en meedenkend? Zijn ze pro-actief of reactief, meewerkend of tegenwerkend? Voor u als opdrachtgever is dat heel belangrijk, maar minstens net zo belangrijk is de personele sfeer voor de gasten.

(Thema) Decoratie – veel locaties hebben een eigen (thema) decoratie. Probeer hiermee uw voordeel te doen, dit kan hoge kosten voor inrichting schelen.

Strategische, geografische en sfeerbepalende factoren – belangrijk voor de gasten die u uitnodigt is de strategisch ligging van een locatie. Bijvoorbeeld direct aan de snelweg als veel reizigers met eigen vervoer komen, of juist bij het station als er veel openbaar vervoer- reizigers zijn. Ook de geografische ligging ten opzichte van de woonplaatsen van de gasten is van belang evenals de omgeving: landelijk of juist midden in een stadscentrum?

Toegankelijkheid voor minder validen

Horecafaciliteiten en niveau van de keuken – ga bij enige twijfel kijken en proeven. Wilt u andere dingen dan de menukaart biedt? Overleg dan goed of de keuken uw wensen logistiek en culinair kan honoreren. Wilt u geen gebruik maken van de huiscateraar, vraag dan naar de alternatieve mogelijkheden en de condities.  Sommige locaties hebben zelf geen cateringfaciliteiten maar werken met een lijst van ‘preferred suppliers’. Vraag in dit geval bij deze cateraars offertes aan alvorens een keuze te maken.

Aanwezigheid technische en/of toneelfaciliteiten en specialistisch personeel – gebruik maken van de aanwezige voorzieningen (zoals licht, geluid, toneel, projectieapparatuur en behorend personeel) kan voordelig en handig zijn maar vergelijk de prijzen altijd met externe leveranciers. Sommige locaties eisen dat gebruik wordt gemaakt van de aanwezige faciliteiten, anderen werken met een lijst van preferred suppliers. 

Overnachtingsmogelijkheden – het kan noodzakelijk zijn als u direct bij de locatie kunt overnachten (bijvoorbeeld voor sprekers, technici en de gasten zelf)

Beschikbaarheid – uiterst belangrijk is uiteraard of de locatie nog beschikbaar is. Maak van tevoren de wensenlijst bekend, neem een optie of maak direct een reservering. Vraag dan om een schriftelijke bevestiging. 

Prijzen – de prijs van de locatie moet binnen budget liggen. Toets de prijzen met andere, vergelijkbare locaties. Houd er rekening mee dat sommige locaties extra duur lijken, maar het bij nader inzien niet zijn. Bijvoorbeeld omdat de aanwezige techniek bij de basishuur is inbegrepen. Locaties kunnen op het eerste gezicht goedkoop lijken, maar dat bij nader inzien niet zijn vanwege torenhoge prijzen voor catering, uitkooppercentages, enzovoorts. 

Bron: Nicoline van Straaten, Pien en Evelien (www.pienenevelien.nl).
Foto’s: Evoluon, Meetables