De weg naar een succesvolle locatiekeuze deel 2: de bezichtiging

Tenminste, op papier. Volgens de inventarisatie beschikt de locatie naar keuze over voldoende capaciteit, beschikbaarheid, de juiste ruimtes, de meest ideale ligging. Maar dan… past de locatie ook bij de organisatie, is de locatie ook daadwerkelijk zo ideaal als dat de geschreven letters en de foto’s u vertellen? Welk evenement u ook organiseert, het is te allen tijde aan te raden om een locatie te bezichtigen, de venue te proeven en te ervaren. Zowel rationeel als gevoelsmatig moet het plaatje helemaal ‘kloppen’. Maar waar moet u dan precies op letten bij het bezichtigen van een locatie? Deze checklist geeft inzicht in de punten waarop u, objectief gezien, de beste keuze kunt maken voor uw evenement.

De aankomst bij de locatie:
– de aanrijdroute (is de locatie goed bereikbaar en te vinden via de navigatie, hoe leidt de route, bijvoorbeeld via een industrieterrein of dwars door een druk stadscentrum)
– is er voldoende parkeergelegenheid (gratis of betaald en welke mogelijkheden voor betalen)
– Vlaggenmasten (en zijn deze voor het evenement in te zetten)
– De routing (is voor de gasten duidelijk waar de entree zich bevindt?)
– Is er een aparte personeels-/artiesteningang?

De ontvangst:
– De receptie/ontvangstbalie (is deze aanwezig, door wie wordt deze bemand, is de balie ook door eigen personeel te bemannen)
– Garderobe (is deze aanwezig en zo ja, is deze gratis of betaald cq zelf te bemannen)
– De foyers (welke sfeer straalt deze uit, is deze goed onderhouden)
– De toiletten (zijn deze schoon, worden deze tijdens evenementen schoon gehouden)
– Hoe is de sfeer bij het betreden van de locatie?

De ‘hardware’:
In veel gevallen heeft u in het voortraject al geïnformeerd naar deze gegevens, maar tijdens een bezichtiging kunt u dit ook echt ‘ervaren’. Zijn de twee zalen die u in gedachten had om te combineren wel daadwerkelijk ten opzichte van elkaar gunstig gelegen? Let bij uw bezoek dus nog eens extra op de volgende punten:

– De oppervlakte en indeling van de zalen en de openbare ruimtes
– Welke audiovisuele middelen zijn aanwezig? In de offerte staat wellicht dat een beamer en projectiescherm aanwezig zijn, maar is dit ook daadwerkelijk in de ruimte verwerkt, of komen deze los op een tafel en statief te staan?
– Is er een aparte artiesten-, organisatie en/of sprekersruimte? En hoe zien deze eruit? Waar zijn deze gelegen ten opzichte van de openbare evenementenruimtes?
– Hoe is de akoestiek in de zalen?
– Hoe staat het met de geluidsisolatie?
– Zijn er zicht belemmerende objecten aanwezig, zoals pilaren of verlaagde plafonds?
– Zijn er liften aanwezig voor personen en materialen? (vraag ook naar formaten van de liften, voor eventuele op- en afbouw van meubilair en techniek)
– Welke elektriciteits- en telecomfaciliteiten zijn aanwezig (zijn er bijvoorbeeld voldoende aansluitpunten voor alle laptops bij de registratie?) en wat is de capaciteit (wifi voor 100 man of voor 3.000 man?)
– Hoe werkt de klimaatbeheersing?
– De aanwezigheid van licht in de zaal/zalen en de verduistermogelijkheden
– Het onderhoudsniveau van de zalen en openbare ruimtes
– De aanwezigheid van meubilair alsmede de kwaliteit en comfort hiervan
– De algemene hygiëne op de locatie en in de zalen
– De voorzieningen voor minder- en invaliden (is elke zaal bereikbaar, toiletvoorziening (en bereikbaarheid daarvan), is er eventueel apparatuur voor slechthorenden)
– De veiligheid, nooduitgangen en EHBO
– Mogelijkheden tot uitbreiding en overkapping
– Eventueel: ligging en inrichting van hotelkamers

Overig:
– Het niveau en de mogelijkheden op het gebied van horeca (uitgiftepunten, is er duurzame catering mogelijk, hoe is het gesteld met de afvoer, wat is het niveau van de keuken/chef)
– Verplichting om af te nemen van huisleveranciers (en moet er een eventuele afdracht betaald worden)
– Aanwezigheid van eigen technische en audiovisuele dienst
– de uitstraling, servicebereidheid, kundigheid en verzorgingsgraad van het personeel
– Het management en hun capaciteiten en ervaring
– Exclusiviteit ten opzichte van andere huurders en activiteiten op het moment van het geplande evenement
– Zijn er drempels (letterlijk en figuurlijk), bijvoorbeeld is er een tijdslimiet of beperkt aantal decibel?
– Zijn er vergunningen aanwezig of benodigd? Indien benodigd: wie vraagt deze aan?
– Kleding en uitstraling van het personeel

Bron: Nicoline van Straaten, Pien en Evelien
Foto’s: Corbis, Media Park