Karlijn Eickmans (Master in Event Management): ‘Een zaal verhuren kunnen er velen, maar hoe ga JIJ je onderscheiden?’

De evenementenbranche is aan grote technologische veranderingen onderhevig. De eventprofessional beweegt mee, maar houdt die alle ontwikkelingen bij? In de rubriek ‘Jonge eventprofessional aan het woord’ laat de jonge generatie van zich horen. Een samenwerking tussen GreaterVenues en G14, de club voor jonge, talentvolle eventprofessionals onder de 35. 

Karlijn Eickmans (29) werkt sinds 2011 bij het particuliere opleidingsinstituut voor event professionals Master in Event Management. Daar is ze als senior producer verantwoordelijk voor het produceren van leergangen en zette ze samen met directeur Harry de Winter het Traineeship Young Event Professionals op. “Dit is een werk-leertraject van tien maanden, waarin we jonge, gemotiveerde afgestudeerde hbo’ers een springplank bieden om op professionele wijze de evenementenbranche te betreden. Het traject bestaat uit vier dagen per week werken in een event-of sales- functie bij een topbedrijf en één dag volgen ze alle trainingen en workshops van Master in Event Management. We nemen ze mee naar alle netwerkbijeenkomsten en ze worden ook nog eens begeleid door een externe personal coach.” Daarnaast werkt ze als docent en scriptiebegeleider en -examinator bij de opleiding Vrijetijdsmanagement aan Hogeschool Inholland. “Ik vind het dus erg belangrijk, en leuk, om de aansluiting tussen event opleidingen en het werkveld te versterken.”

Hoe heb je het event vak geleerd?

“Toen ik 16 was kwamen er landelijke subsidies beschikbaar voor gemeenten en onderwijs om breedtesport te stimuleren. Met die boodschap ben ik naar de gemeente gestapt, een team van jongeren om me heen verzameld en mijn eerste urban sport event voor 600 scholieren georganiseerd. De passie voor teamwork en draaiboeken maken zat er toen al goed in. Vervolgens werkte ik als junior producer en promoter bij dance festivals en op de universiteit congressen en symposia geïnitieerd en georganiseerd. Mijn kunde heb ik het meest ontwikkeld tijdens mijn job als projectleider van hét materialenevenement voor architecten en creatieven: Material Xperience in Ahoy en Jaarbeurs Utrecht, waar respectievelijk tien en dertigduizend bezoekers op af kwamen. Hiervoor heb ik drie edities de volledige eventproductie en marketing en communicatie van de beurs, het congres en de tentoonstelling verzorgd. Mijn event kennis heb ik de afgelopen jaren het meest ontwikkeld door veel te lezen en alle fantastische anekdotes van de ervaren eventprofessionals die al dan niet docent zijn bij Master in Event Management.”

[Foto: Hotel Not Hotel]

Waarom ben je lid geworden van de G14?

“Tijdens netwerkbijeenkomsten in de evenementenbranche merkte ik dat de jongere garde zich ging verenigen en op persoonlijke (niet-sales-gerichte) wijze ervaringen en kennis uitwisselden – ongeacht in welke branche je je bevindt. Toen Dirk Prijs het idee van G14 bij mij pitchte was ik enorm enthousiast: branchebreed, kennis, inspiratie, creatie en een funfactor. Het maakt niet uit of je bij een leverancier, eventbureau, corporate bedrijf of locatie werkt, als je maar passie voor het evenementenvak en al wat werkervaring hebt. De exacte leeftijdgrens is discutabel, maar vooral nuttig aangezien mensen onder de 35 jaar voornamelijk bezig zijn met het ontwikkelen en vormgeven van hun (toekomstige) managementfunctie. Tijdens de G14-bijeenkomsten hebben we het over nieuwe bedrijfsstructuren en (technologische) trends, maar ook over onze privé-ervaringen op muziekfestivals of culturele events.”

Wat zijn de verschillen tussen jonge eventprofessionals en de oudere collega’s?

“In mijn ogen is de jongere generatie meer gericht op wie je bent (personal branding), dan op waar je werkt en wat je titel is (corporate branding). Het gaat voornamelijk om transparantie en puurheid, wat zich ook weer uit in andere vormen van samenwerking bij evenementen. Per project wordt gekeken welke personen (en dus bedrijven) het beste een rol kunnen vervullen. Dit resulteert dus ook in business modellen die vaak korter van duur en flexibeler zijn. Denk aan de ‘freelancer-boom’  van de laatste jaren. Verder zijn de opleidingen op event-gebied steeds meer ontwikkeld. Dat merk je ook in de steeds meer marketing-gerichte denkwijze, waarbij ROI en transformatie een belangrijke rol spelen. De oudere generatie wil ik hierin niet generaliseren, want we hebben een aantal top eventbureaus die tot de gevestigde orde horen en mijn voorbeeld zijn in dezen, maar het is wel een verandering die het waard is om voor ogen te houden. Je kunt in deze tijden niet meer simpelweg blijven doen wat je altijd hebt gedaan.”

Leren van oudere vakgenoten, of kan de oudere generatie juist van jullie leren?

“Ik sta voor samen leren. Ik stel graag heel veel vragen aan zowel oudere als jongere vakgenoten. Daar staat tegenover dat ik ook de nodige kennis deel met anderen. Wat ik het meest leer van de ‘oudere’ generatie is het omgaan met politieke verhoudingen en relaties uit het verleden. De eventbranche is een ons-kent-ons branche. En wat ik ook leer is af en toe de ‘pas op de plaats’ en niet altijd meteen enorm enthousiast in het diepe duiken.”

[Foto: DeLaMar Theater]

In de rubriek ‘Opdrachtgever aan het woord’ laten we opdrachtgevers een vraag stellen aan de jonge generatie event professionals. Lara Regnault (Miele) stelde de volgende vraag: ‘Hoe kunnen wij als locatie inspelen op onze opdrachtgevers en bezoekers van diverse generaties? Het kan immers zijn dat 20’ers en 50’ers andere behoeften en wensen hebben ten aanzien van het succes van een evenement’.

“Hoogstwaarschijnlijk hebben opdrachtgevers en bezoekers van diverse generaties inderdaad andere persoonlijke behoeften. Om als locatie mee te werken aan het succes van een evenement, zou je een toegevoegde waarde kunnen hebben door mee te denken in het behalen van het (hogere) doel. Oftewel, heel erg doorvragen bij de opdrachtgever over wat ze die dag gaan doen en waarom. Jullie locatie is Miele Inspirience Centre, waar het volgens mij draait om inspireren en de Miele-experience meegeven. Open deur: jongens van twintig hebben minder met huishoudelijke apparatuur dan vrouwen van vijftig. Ik zou bij die jongere doelgroep dan ook vooral inspelen op een toffe activiteit waarin ze kunnen participeren en online ervaringen kunnen delen. Voor de locatie is het dan goed om ter plekke duidelijk je eigen social media kanalen zichtbaar te maken (# @). Jongeren willen over het algemeen ook graag op onderzoek uit, meedenken en co-creëren. Ze hebben veelal een kortere concentratieboog, dus gebruikmaken van meerdere plekken in de locatie (ook die niet per definitie als ‘event ruimte’ bestempeld zijn) is misschien een optie? Maar daarbij blijft: niet elke jongere is hetzelfde. Amsterdam RAI heeft een interessant onderzoek gedaan naar de beurs-/event beleving van de generatie X en Y.”

[Foto: SS Rotterdam]

Wat zijn in het afgelopen jaar de belangrijkste ontwikkelingen in je vak?

“Wow, where do I start? Er zijn veel ontwikkelingen en toch zie je ook wel dat de evenementenbranche nog steeds een kleine branche is, waarin er te weinig tijd (en geld) is om alle ontwikkelingen goed op te pakken. Al 3 jaar staan termen als ‘social media’, ‘event apps’, ‘hybride events’, ‘event als marketing tool’, ‘crowdsourcing’ en ‘sustainability’ in de top 10 Event trends. Ik adviseer concept creators en event organisatoren om eens buiten de eventbranche te kijken en koppelingen te leggen met ontwikkelingen en toepassingen uit die andere sectoren.

Dit gezegd hebbende, ik vind dat de belangrijkste ontwikkeling omschreven kan worden als Eventmanager 3.0: de eventmanager die zijn eigen budgetten creëert en beheert, en daarmee de toegevoegde waarde (ROI) van een evenement kan aantonen aan de interne en/of externe opdrachtgever. En om dat te bereiken heb  je impact nodig; hoe ga jij als eventmanager, locatie, leverancier of opdrachtgever meedenken en meewerken aan het grote geheel om een gedrags- of mentaliteitsverandering bij de bezoeker te creëren? Super interessant en een leuke uitdaging. Organiseren, een zaal verhuren of een PAR ophangen kunnen er velen, maar hoe ga JIJ je onderscheiden en meedenken in het grote geheel? Dat is waar het wat mij betreft om gaat, en dat doe je samen. Betrek leveranciers (F&B, techniek, locatie, enz.) dus ook vroegtijdig in het event-proces!”

Maak je weleens gebruik van netwerk- / eventapps en/ of -tools?

“Ja, ik werk graag met de mobiele eventwebsite Momice. Daarmee verzorg je zelf het gehele communicatietraject, van uitnodiging tot evaluatie statistieken op een zeer praktische en voordelige manier. Ik heb als bezoeker gebruik gemaakt van een aantal apps zoals de Netwerkapp, DoubleDutch, SpeakApp, Sendsteps.”

Welke innovaties verwacht / hoop je de komende jaren te zien?

“Meer apps die volledige iBeacon integratie hebben of een andere technologie waardoor je van narrow casting naar personal casting kunt gaan. Oftewel: berichten op een bepaalde locatie op een event die specifiek op jouw wensen en behoeften zijn afgestemd. Daarnaast beginnen de hyrbide events ook van de grond te komen, wat weer een extra dimensie krijgt door de opkomst van Meerkat, publieksparticipatie en personal live streaming.”

Welk onderwerp wordt het komende jaar belangrijk in de evenementenbranche?

“Persoonlijk, aandacht, kennis, waardecreatie en of -transformatie. Een interessante discussie gaat ook worden hoe de eventbranche de balans gaat maken tussen digitale ontwikkelingen en persoonlijke touch.”

[Foto: Landgoed Duin & Kruidberg]

Welke ontwikkelingen zie je bij locaties?

“De medewerkers van locaties zorgen voor de toegevoegde waarde. De locatie behoort al een basis te hebben met de nodige faciliteiten, van gratis wifi tot digitale communicatiesystemen. Uiteraard mits het concept van de locatie het toelaat.”

Hoe belangrijk is duurzame / biologische catering?

“Duurzame en biologische catering is belangrijk, maar ik vind het vooral belangrijk dat het gezond is en dat de f&b aansluit op de doelgroep.”

Welke locaties kun je organisatoren aanbevelen en waarom?

“Ik bezoek voornamelijk de grotere A-locaties die Master in Event Management selecteert op diverse criteria. Ik hou met name van de allure en charme van theaters zoals DeLaMar Theater, maar ook van historische gebouwen met een verhaal, zoals Landgoed Duin & Kruidberg en SS Rotterdam. Persoonlijk ben erg te spreken over het concept van B. Amsterdam en privé vind ik het leuk om evenementen te bezoeken in – meestal tijdelijke – herbestemmingslocaties. Zo heb ik wel eens events bezocht in een sauna, drukkerij, zwembad, bungalow park, bioscoop, vliegtuighangar, kerken, bunkers en laatst met de G14 in Felix in de Steigers (Felix Meritis). Het gevoel dat je op ontdekking uit kunt, en geprikkeld en geïnspireerd raakt door een locatie.”

[Foto: B.Amsterdam]

In welke locatie ben je momenteel geïnteresseerd (waar je nog niet geweest bent)?

“In Amsterdam-Noord poppen de nieuwe locaties uit de grond, dus daar wil ik binnenkort een inspiratie-tour gaan maken. Verder ben ik ook benieuwd naar Hotel Not Hotel in Amsterdam West.”

Wat is de slechtste ervaring die je ooit hebt meegemaakt bij een locatie?

“Ik begrijp dat er diverse functies zijn bij een locatie, maar een partymanager zou toch wel moeten weten hoe je een projector (beamer) aansluit op een laptop, met geluid graag.”

En welke beste ervaring staat daar tegenover?

“Ik word altijd erg blij als de medewerkers van een locatie onderscheidend vermogen hebben.”

Wat zou je willen zeggen tegen locatiehouders?

“Investeer in je medewerkers. Stimuleer ieders talent en zorg voor een steady basis in eventkennis, aandacht (hospitality), motivatie en ontspanning. Ik zou zeker meer voor dat ontzorgende gevoel willen betalen. Wat overigens geldt voor veel opdrachtgevers.”

[Foto Karlijn: Jordi Wallenburg]

Ben je ook een jonge eventprofessional en benieuwd naar G14? Klik hier voor meer informatie en aankomende evenementen.