1,5-meter-case: groots online eindejaarsevent van Yacht bij Central Studios
De afgelopen jaren heeft er een grote verandering plaatsgevonden in het organiseren van meetings en events. De opkomst van online en hybride evenementen is in een stroomversnelling geraakt. Tijdens een lockdown, of met beperkende maatregelen zijn evenementen hierdoor toch mogelijk. Maar ook wanneer er geen beperkingen zijn, is een hybride event interessant vanwege het enorme bereik. Greater Venues deelt cases uit de praktijk om te laten zien wat er online of hybride allemaal mogelijk is. Dit keer: het online eindejaarsevent van uitzendbureau Yacht bij evenementenlocatie Central Studios in Utrecht. We spreken Bjorn van Beek van audiovisueel bedrijf For Live, dat een eigen studio heeft in één van de eventzalen en nauw samenwerkt met de locatie.
Waarom werd ervoor gekozen om het eindejaarsevent op deze manier te organiseren?
Bjorn: “Juist in deze tijd is verbondenheid voelen met je collega’s heel belangrijk. Omdat deze verbinding live niet mogelijk bleek, vanwege de lockdown in december, koos Yacht ervoor om door te gaan met een online programma, waarin alle collega’s interactief in de studio konden deelnemen.”
Central Studios
Waarom koos Yacht juist voor jullie?
“Het event werd georganiseerd door evenementenbureau IINII. Per online programma bekijken zij welke technische faciliteiten nodig zijn om een krachtige en interessante uitzending te kunnen maken. In dit proces bleek met elkaar in verbinding te kunnen staan de focus. Onze studio beschikt over een aantal faciliteiten die in dit geval echt van waarde zijn. Namelijk dat het platform real time is en we dus direct kunnen schakelen met de mensen thuis. Daarnaast kunnen we kijkers live in beeld brengen (180 tegelijkertijd) waardoor je veel meer het gevoel van samen zijn en verbinding kan creëren dan wanneer iedereen alleen maar meekijkt vanuit huis. Het platform, dat we zelf hebben ontwikkeld, heeft ook een full screen scherm waardoor de beleving en uitzending thuis nog meer aankomen. Dit geeft ook voor de sprekers op het podium het gevoel van betrokkenheid.”
Wat was het thema van het event?
“Het thema was ‘Thuis bij Yacht’. Hierbij moest verbinding, gezelligheid en fun centraal staan. Muziek verbindt en daarom hadden we de Marcel Fisser band met solisten Charly Luske en Kimberly live in de studio. Ook waren alle medewerkers van tevoren gevraagd naar hun favoriete nummer aller tijden en daarvan was de ‘Yacht top 2021’ samengesteld. Ook werd een aantal medewerkers live in de uitzending gehaald zodat ze hun favoriete nummer konden noemen die dan door de band werd gespeeld.”
Hoe is het event gegaan?
“Het event is door ruim 1500 (van de 2300) collega’s bekeken en scoorde een 4.4 (op een schaal van 5). Daarnaast heeft ruim zeventig procent van de ondervraagden aangegeven dat het event heeft bijgedragen aan de verbinding met Yacht. Dat was een van de doelen van het event. Ook IINII vond de samenwerking met ons gelukkig prettig. De volgende twee online uitzendingen van hen in de studio staan alweer gepland.”
Wat maakt dit event bijzonder ten opzichte van andere evenementen die bij jullie georganiseerd zijn?
“IINNII heeft tijdens de uitzending voor de volle honderd procent gebruikt gemaakt van de faciliteiten die onze studio te bieden heeft. Mede door in het pre-productie proces vol in te zetten op het realtime mogelijkheden van het platform heeft dit geresulteerd in maximale interactie met de werknemers thuis. Dit event heeft de hoogste score qua interactie gescoord tot nu toe.”
