Jouw event staat centraal bij deze duurzame en innovatieve locatie

Wat is het doel van je event? Vanuit die allereerste vraag gaan de gepassioneerde account- en evenmanagers van Koninklijke Jaarbeurs samen met je aan de slag. Als je wil, begeleiden zij je bij iedere stap van het organiseren van je evenement. Van techniek, muziek en acts tot duurzame catering: alles kan voor je geregeld worden en is precies toegespitst op wat jij wil bereiken. Zodat jij je puur kan focussen op de inhoud. Het is ook niet voor niets dat Jaarbeurs door opdrachtgevers het meeste wordt gewaardeerd om de persoonlijke aandacht. Daarnaast zijn de mogelijkheden voor events bij deze bekende venue natuurlijk ook enorm. Er zijn maar liefst vier congrescentra, tien beurshallen en een compleet vergadercentrum met dertig zalen. Perfect voor beurzen natuurlijk, maar dus ook voor congressen of kleinschalige evenementen van 10 tot 1500 personen. Tijd voor een rondleiding bij deze grootse en bekende locatie naast station Utrecht Centraal!

Onze reis begint natuurlijk in de trein. Want tegenwoordig kun je niet meer met de auto aankomen bij een locatie die zo goed bereikbaar is met het ov. Deze overweging is voor Jaarbeurs ook belangrijk. Daarom wijzen ze organisatoren van events er altijd op dat het grootste station van Nederland naast Jaarbeurs ligt. We starten onze tour bij het Beurs- en Congresgebouw waar we samen met heel veel andere mensen over de Jaarbeursboulevard naar één van de ingangen lopen. Elke dag is hier namelijk wel een beurs, congres of ander soort evenement gaande en dus hoort een doorlopende mensenstroom er gewoon bij. Je branding start dus ook al buiten, met grote banners bijvoorbeeld. En in de centrale hal van dit gebouw vind je tientallen digitale schermen die je bezoekers wijzen op je event; zodat iedereen precies weet waar hij moet zijn. Vanuit de hal kun je doorlopen naar de tien beurshallen waar de meest uitgebreide en complexe beurzen en evenementen georganiseerd kunnen worden tot zelfs 50.000 personen. Wij gaan juist omhoog, de roltrappen op. Hier liggen namelijk twee van de vier congrescentra van Jaarbeurs: Media Plaza en Supernova.

Congrescentrum Jaarbeurs Media Plaza

Nadat we onze jas hebben opgehangen in de bewaakte garderobe op de eerste verdieping, gaan we nog een roltrap op naar Media Plaza. Dit bijzondere congrescentrum vol kunst, kleur en bijzondere vormen bestaat uit twee delen: het Auditoriumgebied en het Polargebied. Via een futuristische brug die door een kleurrijk verlichte tunnel loopt, komen we het Auditoriumgebied binnen. Deze brug zorgt ervoor dat je bewust even langzamer gaat lopen, om je heen kijkt en in een andere wereld komt. We belanden eerst in de foyer waar je gasten zich kunnen registeren en wat drinken kunnen nemen. Vanuit hier loop je zo naar de zalen Round Control en Media Arena.

Round Control is een bijzondere ruimte voor zo’n twintig personen met allemaal andere soorten comfortabele stoelen en een 360 graden projectiescherm dat dus helemaal om je heen loopt. Een bijzondere plek voor een spectaculaire productpresentatie bijvoorbeeld. De Media Arena is ook een wat kleinere zaal met 55 praktische houten stoelen die veel wordt gebruikt voor presentaties en break-out sessies. We lopen langs de Shuttle, nog zo’n unieke ovaalvormige break-out ruimte die eruit ziet als een ruimteschip, en komen uit in de Barzone. Een fijne, sfeervolle plek om bijvoorbeeld te lunchen of borrelen. Er is een chique marmeren bar, gouden statafels en verschillende zitjes met nachtblauwe banken. De Barzone sluit aan op de grootste zaal van dit gebied: het Auditorium. Deze prachtig verlichtte zaal heeft 200 handgemaakte stoelen in allerlei kleuren. Ook vind je hier alle slimme en professionele techniek die je nodig hebt, zoals een handige aftelklok bijvoorbeeld.

We lopen door naar het Polargebied met in het midden de grote Polarzaal voor maximaal 650 mensen in arena opstelling en daar omheen de Flame Foyer en acht break-out ruimtes. Heel praktisch ingedeeld dus, want alle zalen zitten vlakbij elkaar. De Polarzaal is strak, wit en in te zetten voor ongeveer alle soorten events die je maar kan bedenken. Van een spectaculaire awardshow tot een groots galadiner. Het is eigenlijk een wit canvas dat je precies zo kunt invullen zoals jij wil. En natuurlijk helpt het team van Jaarbeurs je hier graag bij door de juiste vragen te stellen en altijd mee te denken. De felrode, ruime Flame Foyer van meer dan 700 vierkante meter is dan weer de tegenhanger van de Polarzaal en ‘vlamt’ er als het ware omheen. Ideaal voor de lunch, tussendoortjes en borrel en natuurlijk om te netwerken. Ook de acht aangrenzende subruimtes hebben een strak wit thema waar je zelf de kleur verlichting kan kiezen. Elke kleur prikkelt de hersenen van je gasten namelijk weer op een andere manier. Ga je voor activerend rood of voor vrolijk geel?

Congrescentrum Jaarbeurs Media Plaza biedt dus ontzettend veel ruimte en variatie qua zalen. Je kan kiezen voor het Auditorium- of het Polargedeelte of gewoon beide gebieden gebruiken tijdens je congres of ander soort event. Nog meer ruimte nodig? Dan kun je ook nog uitbreiden naar Supernova aan de andere kant van de roltrappen. Hoog tijd voor ons om daar eens te gaan kijken.

Congrescentrum Jaarbeurs Supernova

In het op de ruimte geïnspireerde congrescentrum Jaarbeurs Supernova draait alles om leren, ontwikkelen en elkaar ontmoeten. Dat begint meteen al in de grote ontvangstruimte TransitZone met allerlei verschillende soorten zitjes en meerdere barren. Ook hier zitten alle ruimtes dichtbij elkaar en lopen er lichtslangen in de grond die je naar alle zalen leiden. De TransitZone is bewust donker met een zwarte vloer en muren en weinig licht om zo de interactie tussen je gasten te bevorderen. We lopen naar de grootste zaal van Supernova helemaal achterin: Progress. Een geweldig verlichtte ruimte met waar je oog meteen naar het lage podium wordt getrokken. Maar vanaf het podium kun je je publiek ook weer heel goed zien waardoor er vanzelf interactie ontstaat. De zaal is geïnspireerd op een zeppelin met als eyecatcher de zilveren techniek cabine die op een ruimteschip lijkt.

De zalen Quest en Expedition, naast Progress, hebben ook weer een bijzondere gimmick. Aan het plafond van beide zalen, die identiek aan elkaar zijn, hangen namelijk grote ventilatoren waardoor je je ook weer in een ruimteschip waant. Deze gimmicks zijn een slimme manier om je de ruimte te blijven herinneren én wat je in die ruimte hebt geleerd. Aan het begin van congrescentrum Supernova ligt de Mission: een grote opvallende zaal met lichtstrips die de muren in vierkanten verdeelt. Met onder andere deze verlichting en met die op de vloer en het plafond kun je spelen totdat je precies de sfeer te pakken hebt die je wil. Intiem en zacht voor tijdens een diner of juist wat feller voor tijdens een kick-off. Mission biedt plek aan zo’n 440 mensen, maar kan ook in tweeën gesplitst worden wanneer je met een wat kleinere groep bent.

In zowel Supernova als Media Plaza speelt licht een hele grote rol. Het zorgt voor focus en een specifieke sfeer maar je kan het ook heel goed inzetten in de branding van je event. Het grootste deel van de verlichting in de zalen die we hiervoor genoemd hebben, kan namelijk aangepast worden in de kleuren die jij wil.

Écht contact

Wat Jaarbeurs echt onderscheidt van veel andere evenementenlocaties is het persoonlijke contact. Je hebt altijd maar één aanspreekpunt die alles weet van jouw event en er vanaf het begin bij betrokken is. Hij of zij vraagt altijd eerst wat het doel is van je evenement. Want alleen wanneer dat helder is, kun je samen gaan kijken welke zalen uit het enorme aanbod van Jaarbeurs passen bij wat je wil vertellen en bereiken. Ander meubilair in gedachten? Kan voor je geregeld worden. Catering? Jaarbeurs heeft een eigen keuken die alles kan maken wat je wil. Nog op zoek naar een dj of andere act? Jaarbeurs heeft ontzettend veel connecties en neemt het voor zijn rekening. Deze locatie organiseert al meer dan 105 jaar allerlei soorten beurzen en events en dat merk je. Laat die ervaring in je voordeel werken! Over de techniek hoef je trouwens ook niet na te denken want dat zit er in alle zalen gewoon bij.

Naast aandacht voor jou en je event heeft Jaarbeurs nog twee speerpunten die overal voelbaar zijn: duurzaamheid en vernieuwing. Vooral in de horeca komt die duurzaamheidsambitie naar voren doordat alles uit het foodbook standaard vegetarisch is en er zoveel mogelijk gewerkt wordt met lokale leveranciers. Ook wordt precies bijgehouden hoeveel eten weggegooid wordt waarna de gerechten en hoeveelheden weer worden aangepast om voedselverspilling te vermijden. Maar ook op vele andere manieren brengt Jaarbeurs duurzaamheid in evenementen een stapje verder. Door bijvoorbeeld samenwerkingen aan te gaan met social enteprises en flink in te zetten op zero-waste en circulaire materialen.

Verder is Jaarbeurs vaak een van de eersten met de slimme technische innovaties. Zo kun je op een beurs bijvoorbeeld werken met ‘beacons’ waarmee de positie van je bezoekers wordt bepaald. Via je speciale beursapp kunnen gasten hierdoor gemakkelijk aan elkaar gekoppeld worden en naar elkaar toe lopen om te netwerken of wellicht zaken te doen. Voor de kleinere evenementen is er een online boekingstool waarmee je heel gemakkelijk kunt zien of één of meerdere vergaderzalen nog beschikbaar zijn waarna je die in optie kunt zetten. Zo kun je een groot deel van je event, inclusief catering, online al heel snel regelen.

Beatrix Theater, Julianazalen en vergadercentrum MeetUp

De congrescentra Media Plaza en Supernova zijn ideaal voor events tot 650 personen. Is jouw congres of event nog groter? Of wil je een wat meer klassieke uitstraling? Dan is het Beatrix Theater pal naast station Utrecht Centraal een goede optie. In deze prachtige theaterzaal is plek voor maar liefst 1500 mensen en hier worden regelmatig de meest spectaculaire musicals opgevoerd. Uniek is de aangrenzende Expozaal van 2000 vierkante meter die ingericht kan worden als beursvloer. In het eerder genoemde Beurs- en Congresgebouw vind je bovendien de klassieke Julianazalen met een grote congreszaal en vier break-out ruimtes. En tot slot: zelfs voor een korte vergadering zit je bij Jaarbeurs goed. Kies dan voor het trendy vergadercentrum MeetUp met maar liefst 30 vergaderruimtes in allerlei formaten en met plug & play voorzieningen.

Kiezen is moeilijk bij Jaarbeurs want hier zijn ontzettend veel zalen om je keuze uit te maken. Laat je daarom adviseren door je vaste contactpersoon die samen met jou je event vormgeeft totdat het precies is zoals je het voor ogen had. Dankzij de ideale ligging middenin Nederland en om de hoek van station Utrecht Centraal is deze locatie perfect te bereiken. Ook met de auto, want er zijn meer dan 3000 parkeerplaatsen met meer dan 40 oplaadpunten voor elektrische auto’s. Laat je helemaal ontzorgen door deze innovatieve venue met meer dan 105 jaar ervaring. Bij Jaarbeurs zit je sowieso goed!