Van beurs naar interactief kennis event met scenario based programming
Hoe ziet de beurs van de toekomst eruit? RAI Amsterdam ziet naast de blijvende behoefte aan live ontmoetingen een groeiende vraag naar inhoud en inspiratie. Tijdens de Amsterdam Security Expo zette de locatie scenario based programming in om een vertrouwde beurs te transformeren tot een interactief kennisevenement. GreaterVenues kreeg een kijkje achter de schermen.
Midden in Hal 11 van de RAI is een podium gebouwd. Het is een afgebakende ruimte, met tweezitsbanken die in een halve cirkel staan opgesteld rondom een kleine zithoek met een salontafel. De setting is die van een huiskamer – een gevoel dat versterkt wordt door kamerplanten. Hier, in deze ruimte, worden bezoekers van de Amsterdam Security Expo uitgenodigd om een paar keer per dag de belangrijke onderwerpen in hun vakgebied te bespreken aan de hand van fictieve scenario’s.
Inhoudelijke discussie
Scenario based programming is een tactiek die eerder met succes werd toegepast bij congressen en fora. Het maakt gebruik van filmcontent waarin belangrijke vraagstukken worden behandeld, waarmee vervolgens een discussie op gang wordt gebracht. Ontwikkelaar Scenarios4Summits werkte eerder mee aan het succes van de Nuclear Security Summit (NSS) in Den Haag, waar de leiders van de landen op deze manier in discussie gingen over het beleid rond fictieve, maar realistische scenario’s. Een in die mate inhoudelijke discussie is op beurzen uitzonderlijk, vertelt beursmanager Nynke Lypsius. En het is hoog tijd dat daar verandering in komt.
“Bij de organisatie van de Amsterdam Security Expo hebben wij aan belanghebbenden, zoals de verantwoordelijken voor de beveiliging van financiële instellingen en energiecentrales, gevraagd waaraan zij behoefte hebben. Hun reactie was eenduidig: de behoefte is niet zozeer een beurs met spullen, maar vooral een plek waar ze vakgenoten kunnen ontmoeten en kennis en inspiratie opdoen. Dat bereik je vandaag de dag als beursorganisator niet meer door simpelweg stands neer te zetten.”
Scenario based programming
Scenario based programming wordt gezien als een manier om betrokkenheid te creëren en het individu centraal te stellen. Het verschil met seminars zit in de manier waarop mogelijk gevoelige informatie bespreekbaar wordt gemaakt. “Het lastige van een onderwerp als veiligheid, is dat bedrijven het normaliter alleen in besloten kring kunnen bespreken. Met fictieve, maar realistische scenario’s maak je onderwerpen als cyber security bespreekbaar, zonder dat duidelijk is bij welke bedrijven die onderwerpen spelen.”
Mark Stoop van Scenarios4Summits werd benaderd om de scenario based programming vorm te geven. “Het bijzondere is dat we met vijftig verschillende partijen samen hebben gewerkt bij het vorm geven van de cases, waaronder veel bedrijven die ook op de beurs staan of de beurs bezoeken. Het mooie hiervan is dat je deze stakeholders al in een vroeg stadium bij je beurs betrekt en ze laat meedenken over het onderwerp van je event.”
Veranderende behoeften
RAI CEO Paul Riemens constateert dat beurzen steeds vaker bestaan uit twee delen: aan de ene kant is er nog altijd de beursvloer, waar producten worden uitgestald, maar er komt steeds meer aandacht voor de inhoud. De taak van de beursorganisator verandert dus, net als de vorm van het event. Riemens: “Wij moeten ervoor zorgen dat de juiste partijen komen en hen betrekken om tot een inspirerend concept te komen. De RAI kun je zien als een soort wasstraat, waar je doorheen loopt en je antwoord krijgt op de problematiek die voor jou relevant is.”
De wijze waarop mensen elkaar willen ontmoeten verandert, voegt Riemens toe. “Vroeger was de functie van de RAI letterlijk vloerverhuur aan onze leden, zodat zij een plek hadden om hun producten te laten zien. Dat was destijds dé manier om inspiratie op te doen. Tegenwoordig krijgen we in de samenleving zo veel prikkels, dat beursorganisatoren zich meer moeten verdiepen in de individuele bezoeker. Met nieuwe technologieën nemen de mogelijkheden om mensen te inspireren toe, en daarbij past een andere vorm van ontmoeten en presenteren. Een organisatie als de RAI moet daarin voorop durven lopen.”
