Spant! komende jaren locatie van grootste duurzaamheidcongres

Eventmanagers kunnen veel van elkaar opsteken. Van creatieve communicatieoplossingen bij een internationaal evenement, tot het vinden van de ideale locatie. GreaterVenues vraagt opdrachtgevers van zakelijke meeting- en eventlocaties daarom hoe zij een event hebben ervaren. Dit keer vertelt Gert van de Donk, directeur van CKC-Seminars, die het Nationaal Sustainability Congres organiseerde in de Bussumse locatie Spant!.

Het Nationaal Sustainability Congres is het langstlopende duurzaamheidcongres van Nederland. Dit jaar vond de zestiende editie van het evenement plaats, in Spant! in Bussum. “Terug naar onze roots, want hier vonden ook de eerste zes edities plaats”, vertelt Gert van de Donk.

Wat was het doel van het congres?

“We zijn zestien jaar geleden begonnen met het verspreiden van de boodschap hoe je zo verantwoord mogelijk kunt werken. Het begon als een zakelijk congres, en kreeg steeds meer een festivalachtige opzet. De persoonlijke beleving werd belangrijker, er kwam een sustainability fair waar duurzame initiatieven gepresenteerd werden. We wijzen niet met de vinger waar het mis gaat, maar brengen initiatieven onder de aandacht die een stap in de goede richting zijn. Het doel: een duurzaam Nederland in 2020.”

Wat zijn de uitdagingen bij de organisatie van het NSC?

“Een congres is op zichzelf al niet duurzaam, alleen al omdat iedereen er naartoe moet komen. En wij hebben in Nederland het meest kritische publiek als het aankomt op duurzaamheid. Daar moeten we rekening mee houden, bij alles wat we doen. Denk aan handouts, catering, maar ook branding als notitieblokken, pennen en posters. Dat hebben we allemaal afgeschaft. Handouts doen we alleen nog digitaal. We willen zo min mogelijk waste veroorzaken. Als je je partners uitdaagt om duurzaam te werken, dan moet je dat zelf ook doen. De footprint die we achterlaten hebben we elke keer geneutraliseerd, want helaas is het nog niet mogelijk om zonder compensatie energieneutraal een congres te organiseren. ”

Zijn er ook duurzaamheidseisen voor de locatie?

We zijn overal geweest, in Rotterdam, Amsterdam, Den Haag, Utrecht, Den Bosch, Nieuwegein. Of we nou in de RAI komen, bij NBC of in het World Forum, we betrekken altijd de locatie als partner bij het congres. Dat moet, want wij hebben hoge eisen aan de locatie. De verlichting bijvoorbeeld, die moet energiezuinig zijn. We willen kraanwater in plaats van water uit flessen. De standbouw moet op duurzame wijze gebeuren, net als de catering, en waste moet worden tegengegaan. Dat is vaak lastig, want je mengt je in het hele businessmodel van de locatie.”

Hoe zijn jullie bij Spant! uitgekomen?

“Nederland is echt een vergaderland, en dat zie je aan het locatieaanbod. Zoek je een plek voor kleine bijeenkomsten, dan is er een gigantisch aanbod. Het zelfde geldt voor locaties voor heel grote evenementen. Maar wij zitten daar net tussen. Wij hebben een locatie nodig met een grote plenaire zaal, een expo ruimte en een stuk of negen, tien breakout rooms. Wij zoeken een locatie waaraan wij ons congres voor een dag helemaal kunnen verbinden, niet een groot congrescentrum waarin we een van de vele partijen zijn, dat een zaal verderop een ander congres bezig is. Dat soort locaties zijn dun gezaaid. En bij die locaties zie je een groot verschil in marktbenadering. Spant! steekt daar positief bovenuit, met een open en professionele houding. Ze zijn klantgericht, willen meedenken. Bovendien paste het heel goed door hun eigen duurzaamheidambities.”

Hoe verliep de samenwerking?

“We hebben heel prettig samengewerkt. De locatie dacht goed mee, de catering en verzorging was perfect geregeld. Zo spoelden ze bijvoorbeeld met regenwater, was er vegetarische catering en gebruikten ze kraanwater in plaats van flessen. De locatie werd heel hoog gewaardeerd. CKC-Seminars organiseert twintig evenementen per jaar, en we komen regelmatig terug bij Spant!. Persoonlijk contact, gastheerschap, identiteit zijn voor ons belangrijk, en het is fijn om dat terug te zien in een locatie. Zij passen goed bij onze manier van organiseren. Wij maken de locatie graag deelgenoot van onze uitdagingen. Zo weten wij pas vrij kort van tevoren hoeveel bezoekers er komen, dus het is voor ons cruciaal dat de locatie zich flexibel opstelt. Spant! is qua flexibiliteit een van onze beste partners.”

Spant!

Het Nationaal Sustainability Congres vindt de komende jaren plaats in Spant!, zo laat Van de Donk verder weten. De locatie past qua duurzaamheidambitie goed in het thema van het congres: Spant streeft naar duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. De locatie maakt sinds 2012 werk van het verminderen van de CO2 uitstoot. Zo plaatste ze zonnepanelen op het dak, zijn er elektrische oplaadpunten voor auto’s voor de deur, vind je in het hele pand steeds meer led verlichting en werkt Spant! nauw samen met lokale leveranciers, en leveranciers van duurzame producten. Dankzij deze maatregelen en door niet te vermijden uitstoot te compenseren sloot Spant het jaar 2014 volledig CO2 neutraal af.