Online meetings vs. vergaderen op locatie: wat kunnen we leren?

Weg uit de dagelijkse sleur, inspiratie opdoen in een nieuwe omgeving, je team verwennen met een bijzondere locatie en goed verzorgde lunch… Er zijn honderden redenen om buiten de deur te vergaderen. Maar door de uitbraak van het coronavirus en de beperkingen die daarbij gepaard gaan is dat helaas niet mogelijk. Sterker nog: we kunnen niet eens in die suffe vergaderruimte op kantoor vergaderen. Het enige contact dat we nog met onze collega’s hebben is via whatsapp en in online meetings. En ja, dan is het natuurlijk heel makkelijk klagen over krakend geluid, die ene collega die niet snapt hoe je de microfoon op mute zet, of de jengelende kinderen thuis bij die marketingmedewerker. Maar is alles dan kommer en kwel, of kunnen we hier ook wat van leren? Wij vroegen het de experts!

De voordelen

Daisy Meekes is mede-eigenaar van Effectief Vergaderen, een trainingsbureau dat zich volledig richt op vergaderen (tip: zij schreef op haar eigen website een interessante blog met tips over thuis werken en vergaderen). Zij is enthousiast over een aantal aspecten van het online vergaderen, en ziet name voordelen in het financiële en logistieke aspect ervan. “Hoewel de huidige situatie uit nood is geboren, zijn bedrijven al meer en meer bezig met online vergaderen. De voordelen zijn duidelijk. Reiskosten en reistijd vervallen op deze manier. Daarnaast merken veel teams dat de vergaderingen korter zijn en meer to the point. Hierin krijg je ook een kostenbesparing ten opzichte van de tijd die we vaak extra gebruiken bij een ‘normale’ vergadering.”

Jasper Visser is eventmanager bij vergader- en trainingslocatie Youmeet, een locatie ontstaan uit de visie van adviesbureau YNNO dat zich specialiseert in het nieuwe werken. Volgens hem is thuis vergaderen met de juiste tools en kennis een goede optie. Zelf werken wij met Microsoft Teams, waarmee je gemakkelijk een vergadering op kunt zetten en eenvoudig je scherm kunt delen om iets met een project team te bespreken.” Toch is er volgens Jasper een grote maar: “digitaal vergaderen werkt niet voor alle doeleinden.”

De Nadelen

Jasper vervolgt: “Om Youmeet maar als voorbeeld te gebruiken. Wij hebben het creatieve proces van een vergadering opgeknipt in vijf verschillende fasen: de opstart van een project, de brainstormfase, de ontwikkelfase, de reflectie en de uiteindelijke besluitvorming. Voor al deze fasen hebben wij een vergaderomgeving gecreëerd die deze tot in de puntjes faciliteert. Er is gekeken naar het juiste meubilair, de juiste kleurstelling en de beste AV om het beste uit je sessie te kunnen halen. Deze vijf fasen, die voor ieder project van groot belang zijn, kunnen wat mij betreft niet achter een laptop. Je omgevingsfactoren zijn nodig om je de juiste stimulans te geven.”

Daisy Meekes van Effectief Vergaderen ziet ook minpunten van op afstand vergaderen. Zo ziet ze dat samen in één ruimte aanwezig zijn goed is om een bepaalde mindset te creëren. “Met online vergaderen heb je een andere mindset, omdat je in een andere omgeving werkt of omdat je in een andere tijdzone zit. En afleiding ligt op de loer! Deelnemers aan de vergadering gaan wat eten, lopen door het huis, willen een huisgenoot nog snel iets zeggen, enzovoort.”

Verder voorziet zij vooral moeilijkheden in het sociale contact, dat met een scherm ertussen toch moeizaam verloopt. “Met vaak veel focus op de techniek van het online vergaderen, vergeten we soms dat effectief vergaderen vooral draait om voorbereiden en vertrouwen tussen de deelnemers. Dat is nog belangrijker als je niet allemaal in dezelfde ruimte bent. Door die vertrouwensband leg je werkelijke problemen op tafel die er spelen. Non-verbale reacties aflezen – hoe kijkt iemand, hoe zit iemand erbij – is lastiger. Kritiek leveren is lastiger via een scherm of telefoon. In een omgeving die onveilig aanvoelt, zul je dat ook niet zo snel doen. Je bent bang dat het wellicht verkeerd overkomt wat je zegt.”

De Learnings

Oké, online vergaderen is misschien niet in alle situaties ideaal. Maar deze periode dwingt ons wel om te leren hoe we er gebruik van maken en hoe we dit effectief kunnen inzetten. Zijn er tips hoe we ze de online meetings in goede banen kunnen leiden? Daisy Meekes van Effectief Vergaderen meent dat het vooral van belang is om ze zo strak en efficiënt mogelijk te organiseren. “Maak duidelijke afspraken over het proces van de vergadering en om afleiding te voorkomen. Het is belangrijker dan ooit om voor een strakke agenda te zorgen, met de juiste vragen, per punt een tijdsaanduiding en per punt een doel. Heb je je niet voorbereid, dan krijg je geen spreektijd.”