Koninklijk bezoek op Pure-liner: ‘Niets werd aan het toeval overgelaten’
Pure-liner had in de aanloop naar het tienjarig jubileum een bijzonder evenement aan boord van één van de varende evenementenlocaties. Koningin Máxima opende vanaf het dek van het schip het nieuw aangelegde Máximakanaal bij Den Bosch. Mariël Imthorn van projectmanagement en congresorganisatie HOEZO! vertelt hoe ze zorgde dat dit varende evenement tot op de minuut gestroomlijnd liep. “Elk detail moest tot op de minuut uitgezocht worden.”
Hoe raakte u betrokken bij de organisatie van dit evenement?
“HOEZO! is één van de drie vaste suppliers van Rijkswaterstaat, voor evenementen als openingen en conferenties. In januari vorig jaar zijn we al begonnen aan het plannen voor dit evenement.”
Waarom koos u voor Pure-liner als locatie?
“Een vaste locatie zou qua planning natuurlijk het makkelijkst zijn geweest, maar voor de opening van een kanaal is een varende locatie wel toepasselijk. We zochten eerst lokaal naar schepen om het evenement op te organiseren, maar voor de ontvangst van de koningin wil je wel een bepaalde uitstraling. Het moet er tiptop uitzien, met name aan de binnenkant, en het moet ook weer niet overdadig luxe zijn. Daarnaast moest de locatie ruim genoeg zijn voor de 180 genodigden. De gasten kregen eerst een plenair programma, met een film en enkele speeches waarnaar ze zittend konden luisteren. Daarna konden de gasten binnen rondlopen en aan borreltafels staan. Dat moest kunnen zonder dat ze opgepropt op elkaar stonden.”
“Koningin Máxima opende vanaf het dek van Pure-liner het nieuw aangelegde Máximakanaal bij Den Bosch”
De opening vond plaats bij Sluis Empel, waar honderden kinderen van verschillende basisscholen uit de omgeving de koningin stonden op te wachten. Op het moment dat de sluis opende naar het nieuwe kanaal, begaf het gezelschap zich op het dek om het Máximakanaal officieel te openen en de omstanders toe te zwaaien. De wegen van en naar de sluis werden uit veiligheidsoverwegingen afgesloten voor verkeer.
Wat voor gevolgen heeft de aanwezigheid van de Koningin voor de organisatie van een evenement?
“Van begin af aan was het al de wens dat koningin Máxima aanwezig zou zijn bij de opening, omdat het kanaal naar haar vernoemd is. De aanwezigheid van de koningin neemt meteen het hele protocol van koninklijk bezoek met zich mee. Dat zit in de beveiliging en in de details, het gaat veel verder dan een normaal evenement. Elke minuut van het programma moet van tevoren uitgezocht worden. Je moet een draaiboek inleveren dat tot op de minuut nauwkeurig is. We hadden wekelijks anderhalf uur overleg, en dat náást de standaard mailwisselingen. Niets werd aan het toeval overgelaten.”
“Op een varende locatie krijg je te maken met omstandigheden als de snelheid van het schip, hoe lang het duurt om aan te leggen en de duur van het schutten van de sluis.”
Hoe doe je dat, niets aan het toeval overlaten op een varende locatie?
“Het lastige van een varende locatie is dat je te maken krijgt met omstandigheden als de snelheid van het schip, hoe lang het duurt om aan te leggen en de duur van het schutten van de sluis. Dat is weer afhankelijk van de waterstand, wat het extra complex maakt. Samen met Rijkswaterstaat hebben we van tevoren alles afgestemd met Pure-liner. Zij zijn qua indeling en het tijdschema voor het varen beter op de hoogte. De woensdag van tevoren hebben we een proefvaart gehouden met de kapitein, om te kijken of het programma allemaal wel paste in het tijdschema. Het bleek te kloppen, dus dat was een grote geruststelling.”
[Foto’s: Rijkswaterstaat | Soowpictures]
