Discover the finest spaces
Delen

Hoe evenementenlocaties zich voorbereiden op de 1,5-meter-economie

De 1,5-meter-economie. Een term die vooral sinds de laatste persconferentie van Mark Rutte een vogelvlucht heeft genomen. Evenementenlocaties en organisatoren denken massaal na over de aanpassingen en veranderingen die in hun bedrijf moeten gebeuren. Kun je überhaupt een congres houden waarbij altijd 1,5 meter afstand wordt gehouden? Of moet je je juist focussen op kleinere vergaderingen en bijeenkomsten? Wat kun je nu al doen? Het team van Postillion Hotels en The Attention Group (moederbedrijf van de evenementenlocaties Mariënhof Amersfoort, Landgoed Brakkesteyn en Muntgebouw Utrecht) schudde de onzekerheid van zich af en maakte een plan voor de 1,5-meter-economie binnen hun locaties. 

“Toen we uit de laatste persconferentie begrepen dat de maatregelen rond de coronacrisis nog veel langer zouden duren en we volgens Rutte met oplossingen moesten komen binnen 1,5 meter, hebben we eerst een half uur flink lopen balen”, vertelt Erik-Jan Ginjaar, directeur van Postillion Hotels. “Daarna hebben we de knop omgezet en ontstond er een soort ideeën walhalla. Vierentwintig uur later hadden we een concept voor onze zes vestigingen.” Volgens Erik-Jan ontstond ook het besef dat de 1,5 meter afstand en andere preventieve maatregelen voorlopig de nieuwe realiteit gaan vormen. Virologen benadrukken onder andere in de Volkskrant dat er – totdat er een vaccin is – beperkingen moeten blijven. Dus we kunnen voorlopig nog niet terug naar de normale gang van zaken. “Als we straks de tussenfase in gaan, waarin we elkaar wel weer mogen ontmoeten maar met restricties, zijn wij er sowieso klaar voor.”

Postillion Hotel Utrecht Bunnik

Het team van Postillion Hotels bedacht tot in detail hoe een event er van begin tot eind uit zou zien wanneer er altijd 1,5 meter afstand gehouden moet worden. Hotel en congrescentrum Postillion Hotel Utrecht Bunnik is de eerste locatie waar dit plan onlangs werd toegepast en geoefend. Erik-Jan: “Het is belangrijk dat niet teveel mensen door dezelfde in- en uitgang hoeven. In Bunnik kunnen we tien verschillende ingang creëren en dat biedt veel mogelijkheden. Nadat mensen ruim uit elkaar hebben geparkeerd – we zetten parkeervakken af om dit voor elkaar te krijgen – komen ze bij een groot matrixbord waarop ze al precies zien naar welke ingang ze moeten.”

Waar het plan van Postillion Hotels om draait is de ‘boardingpass’. Alleen kun je hiermee niet het vliegtuig in, maar krijg je toegang tot je event. “We willen duidelijk zijn over de regels bij ons, maar wel met een vleugje humor. Deze hele situatie deed ons denken aan het reizen met het vliegtuig, dus vandaar de boardingpass. Die krijg je 24 uur voordat het event begint in je mailbox. Hierop staat je stoelnummer, welke in- en uitgang je moet gebruiken, naar welke toiletgroep je mag en waar je kan lunchen. Zo spreiden we alle bezoekers zo optimaal mogelijk”, legt Erik-Jan uit. Ook zie je voordat een event of vergadering begint een veiligheidsinstructie, net zoals in het vliegtuig. “Hierin vragen we onder andere om de looplijnen die we overal hebben gemaakt te respecteren en om in de aan jou toegewezen ruimten te blijven. We gaan mensen niet aanspreken als ze zich hier niet aan houden. We zijn geen politieagenten.”

Een congres kan dus gewoon doorgaan als het aan Postillion Hotels ligt. Maar dan wel met veel minder mensen. “In een zaal waar normaal 900 mensen in kunnen, passen er nu 55. Eraan verdienen gaan we dus zeker niet. Maar op deze manier kunnen mensen elkaar wel weer ontmoeten en kan de economie steeds verder opstarten. Natuurlijk hopen we wel dat deze tussenfase snel ophoudt.”

The Attention Group

Ook het team van de Attention Group maakt zich klaar voor de 1,5-meter-economie. “In de eerste weken van deze crisis zijn we ons gaan storten op onderhoud en het restaureren van onze erfgoedlocaties. Zo hebben we onze plannen voor de restauratie van het glas-in-lood en andere onderhoudsklussen bij Mariënhof Amersfoort wat naar voren getrokken, hebben we het onderhoud aan de koetshuizen op Landgoed Brakkesteyn rustig kunnen afronden en zetten we nu de laatste puntjes op de i in de nieuwe ruimten van Muntgebouw Utrecht”, vertelt Pieter Aalbers, mede-eigenaar van The Attention Group. “Maar inmiddels komt het besef dat we voorlopig nog niet terug gaan naar ‘normaal’ en dat we te maken hebben met een nieuwe werkelijkheid.”

Pieter: “Op al onze locaties is het mogelijk om je eigen ingang, garderobe en terras te hebben. Dus afstand houden wordt daardoor al wat gemakkelijker. En natuurlijk zijn we nu ook bezig om al onze zalen opnieuw in te richten zodat overal 1,5 meter afstand gehouden kan worden. Maar hier blijft het niet bij. We praten met ons team ook veel over de manier waarop we straks met de bezoekers gaan communiceren. We willen voorkomen dat we politieagenten worden en willen altijd gastvrij blijven.” Ook krijgen de eventmanagers er een aantal taken bij. “Hun functie gaat veranderen richting preventie. Naast het aanspreekpunt zijn voor de opdrachtgever en de gasten, zijn ze ook continu bezig met het schoonmaken van deurknoppen en traprelingen. Ze dragen een button met een rood hart, zodat deze preventieve functie voor iedereen duidelijk is.”

“We bereiden ons zo goed mogelijk voor op het moment dat we weer open kunnen. Maar experts op het gebied van de 1,5-meter-economie zijn we zeker niet. Daarom zijn we veel aan het bellen met onze opdrachtgevers om te inventariseren wat zij willen. Vooral het zorgen voor meerdere ingangen en het aanslaan van de juiste toon vinden zij belangrijk”, vertelt Pieter. “En als we straks de tussenfase ingaan waarin iets minder beperkingen gelden, wordt dat ook een tijd van experimenteren. Na elke bijeenkomst die we dan kunnen faciliteren, gaan we nadenken over hoe we alles nog veiliger en tegelijkertijd ontspannen kunnen maken.”

X

Mooie venue?

Meld je nu aan en ontvang elke week het laatste locatienieuws.

LAAT JE INSPIREREN

Laatste nieuws: LocatieFlash

Meld je aan voor onze LocatieFlash en mis nooit meer het laatste nieuws over nieuwe en gerestylede locaties.