Maartje de Jong (ROOTS) geeft 3 tips voor effectieve teamsessies

Teamsessies hebben vaak torenhoge ambities. In één dag moeten teams landen, ontspannen, elkaar vinden en verbinden, doelen halen en nieuwe doelen stellen. Maartje de Jong van ROOTS Inspiratielocatie ziet dat de praktijk vaak iets anders laat zien: “een dag die meer energie kost dan oplevert en het team vaak meer frustratie dan motivatie brengt.” Zij schreef een e-book met haar tips voor effectieve teamsessies en deelt er vast een paar in deze column!

“Ik zie veel organisaties worstelen. Het lukt ze niet het beste uit de teamsessie én uit hun mensen te halen. Het bepalen van het juiste programma of werkvorm voor het team en het resultaat dat behaald moet worden is vaak een hele uitdaging. Aan het enthousiasme van de organisatie of de manager ligt het niet. De intentie is altijd goed. Ook van het team zelf dat reikhalzend uitkijkt naar een dag om op een andere manier met elkaar of het werk bezig te zijn. Maar waar gaat het dan mis?

Drie tips

Het gaat vaak mis op de onderdelen waarbij organisaties de aanname hebben dat ze in de flow van de sessie vanzelf wel goed komen. Drie valkuilen en tips voor effectieve en betekenisvolle teamsessies:

1. Neem de ruimte om te ‘landen’

Als de bijeenkomst start, zitten de deelnemers vaak nog met hun hoofd bij een lastig telefoongesprek, bij de file, bij hun zieke kind thuis. Misschien zien ze zelfs tegen de sessie op. Dat komt de aandacht voor de sessie en het gewenste resultaat niet ten goede.

Tip: Start niet te snel. Laat de deelnemers even loskomen van de dagelijkse hectiek en geef hen de ruimte om aandacht te hebben in het moment. Neem hiervoor ruimte op in het programma. Het ‘landen’ is ook essentieel voor een goede verbinding, interacties tussen de deelnemers en het verhoogt bovendien de kwaliteit van de sessie. Doordat er aan het begin ruimte is, verhoog je de focus op het eerste programmaonderdeel.

2. Neem de ruimte voor écht contact

Omdat het programma vaak vol is en té gericht op het resultaat, is er te weinig ruimte voor het proces. Het gaat vooral om informeren, kennisdelen en beslissen. Voor écht luisteren naar elkaar, begrip krijgen voor elkaar en nieuwsgierig zijn naar elkaars drijfveren, is vaak weinig tijd. Terwijl dit een belangrijke voorwaarde is voor het nemen van gedragen besluiten.

Tip: Maak écht contact en maak luisteren naar elkaar een belangrijk onderdeel van de sessie.

3. Denk goed na over de grootte van de groep

De kans op ruis binnen een sessie neemt toe hoe groter de groep is. De ervaring leert bovendien dat in een grote groep vaak dezelfde mensen aan het woord zijn. Nodig dus alleen de direct betrokkenen uit.

Tip: Als je het doel van je teamsessie helder voor ogen hebt, je voorbereiding op orde en weet welk resultaat je wilt behalen, dan kun je ook heel efficiënt bepalen wie er bij de sessie aanwezig moeten zijn. Mocht je er toch voor kiezen om met een grotere groep te komen, bedenk dan goed of extra begeleiding nodig is.”