5 tips: Hoe zet je als evenementenlocatie een bezorgservice op?

De deuren van evenementenlocaties en restaurants zijn dicht, maar de vaste lasten lopen door. Om toch nog wat inkomsten binnen te krijgen, beginnen steeds meer locaties met de mogelijkheid om eten te bezorgen of bij ze af te halen. Niet iets waar ze normaal mee bezig zijn en voor velen een bijzonder avontuur. Hoe zet je zo’n bezorgservice op? Waar moet je allemaal rekening mee houden? Jorn van Woerkom, operationeel manager van het Van der Valk Hotel Tiel en Joey de Kruijf, mede-eigenaar van Central Park in Voorburg, vertellen hoe zij dit hebben aangepakt en geven tips.

“Toen bekend werd dat iedereen zoveel mogelijk thuis moest blijven en onder andere de horeca en scholen dicht moesten, dacht ik meteen: we moeten gaan bezorgen. Inmiddels was ons hotel al bijna leeg en verzorgden we alleen nog roomservice voor de gasten die er nog waren. Nu zouden ook alle zakelijke meetings en events en restaurantreserveringen wegvallen. Het was duidelijk dat er iets moest gebeuren”, vertelt Jorn. Na een overleg met zeven Van der Valk partnerhotels stond het framework van de bezorgservice er al. Jorn: “Een collega was al bezig met de website Sitedish, dat een compleet softwarepakket levert voor bezorgrestaurants. Ideaal, want we zijn heel goed in mooie gerechten maken, maar van software weten we niet zoveel. Hiermee zie je de bestellingen overzichtelijk binnenkomen, kun je je omzet bekijken en er zit een app bij waarmee bezorgers per bestelling de route kunnen zien die ze moeten rijden. Zo hebben we onze website Valk Thuis heel snel kunnen opzetten.”

Van der Valk Hotel Tiel

Nadat de software was geregeld, moest er nog veel meer in gang worden gezet bij het Van der Valk Hotel Tiel. “Vanwege alle veiligheidsvoorschriften rond Corona gaan alle betalingen alleen online via iDeal. Dus de bezorgers hoeven geen contact met de klanten te hebben om de betaling te regelen. Verder zetten we de bestelling in een thermobox zodat alles goed warm blijft en eenmaal voor de deur bij de klant zetten we het tasje met het eten op die box een meter voor de deur. Dan bellen we aan en gaan een eind verderop staan zodat de klant de bestelling veilig mee naar binnen kan nemen”, legt Jorn uit. “Het is belangrijk om te laten zien dat we serieus met de voorschriften omgaan. In het restaurant zie je via de open keuken hoe hygiënisch er gewerkt wordt, maar als je eten wordt bezorgd, is dit natuurlijk niet zo.” Afhalen van je bestelling kan ook, op gepaste afstand bij de receptie van het hotel.

Ook over het menu werd goed nagedacht. Jorn: “We staan bekend om onze schnitzel, carpaccio en tomatensoep. Die gerechten kun je nu natuurlijk ook bij ons bestellen zodat je de echte Van der Valk-ervaring in huis haalt. Hetzelfde geldt straks voor de paasbrunch en het paasdiner. Voor veel mensen is het traditie om Pasen bij ons te vieren en dus kun je het paasmenu straks ook bestellen. Inclusief een tafelloper, kaarsen en een kleurplaat en koksmutsen voor de kinderen.” Verder is er bewust voor gekozen niet teveel gerechten in het bezorgmenu te zetten. “Dat zorgt alleen maar voor voedselverspilling want het is nog erg moeilijk om in te schatten hoeveel bestellingen we krijgen. Ook hebben we de gerechten gebaseerd op het eten wat we nog in de koelingen en vriezer hebben liggen.”

Central Park

Vanaf de allereerste dag dat de ingrijpende maatregelen om het coronavirus te bestrijden werden ingevoerd, kon je bij hotel, restaurant en evenementenlocatie Central Park in Voorburg al een driegangenmenu laten bezorgen. “Ik had al een tijdje het gevoel dat het ook in ons land heftig zou worden wat Corana betreft, dus ik had het idee van een bezorgservice al in mijn hoofd voor Central Park en mijn andere restaurant Pierre Par CP in Den Haag. Het weekend voordat de horeca officieel dicht moesten, had ik de website al laten aanpassen zodat daar bestellingen op geplaatst konden worden, had ik een auto gehuurd om mee te bezorgen -gesponsord door BMW MINI Dusseldorp Den Haag – en had een fotograaf foto’s gemaakt van de menu’s en losse gerechten die je kunt bestellen”, vertelt Joey de Kruijf. “Ik kon dus meteen van start toen we dicht moesten en op zich loopt het goed. Vorige week hadden we 400 bestellingen.”

In de Parkzaal, die normaal gehuurd kan worden voor events, werden tafels neergezet met anderhalve meter ertussen. Hier kunnen de mensen wachten, die hun bestelling komen afhalen. Joey: “Als je naam wordt omgeroepen, loop je de gang in waar dan je bestelling klaarstaat op een tafel. Je krijgt er ook een snijorchidee bij van Sonneveld Colourful Orchids die ik op deze manier wil steunen.” Voor de bestellingen die bezorgd worden in Den Haag en omgeving, kocht Joey een aantal krukjes waar de bezorgers de bestelling voor de deur op kunnen zetten. “Op die manier kunnen ze voldoende afstand houden”, legt hij uit.

Central Park koos ervoor om de diner-ervaring die je in het restaurant zou hebben, naar huis te brengen. Joey: “Daarom kun je kiezen uit vier soorten driegangenmenu’s: vlees, vis, vegetarisch en een mix van deze drie. Daarnaast zijn er ook een aantal losse gerechten en drankjes te bestellen. De menu’s wisselen elke twee weken en in de ingrediënten maken we gebruik van onze voorraden. Ook gebruiken we producten van ondernemers die het zwaar hebben. Zo werken we nu met de kiemgroenten van Koppert Cress. We moeten elkaar een beetje helpen in deze zware tijd, toch?”

Tips

Van elkaar kun je leren. Dus welke tips hebben Jorn en Joey voor evenementenlocaties die een bezorg- en afhaalservice willen starten?

• Gebruik je USP. Waar sta je bekend om? Verwerk dat in je menu.
• Zorg meteen voor biologisch afbreekbare verpakkingsmaterialen van goede kwaliteit.
• Gebruik je eigen netwerk bij het opzetten van de software die je nodig hebt. Bedrijven als Deliveroo en Thuisbezorgd delen namelijk mee in je winst.
• Onderschat het opzetten van een bezorgservice niet. Het kost veel energie en creativiteit en het is belangrijk om meteen professioneel te starten.
• Begin eerst met een paar postcodes en breid daarna verder uit.