Discover the finest spaces
Delen

1,5 meter case: Alfa Accountants en het NBC Congrescentrum switchen jaarlijkse leerdag naar online productie

De afgelopen jaren heeft er een grote verandering plaatsgevonden in het organiseren van meetings en events. De opkomst van online en hybride evenementen is in een stroomversnelling geraakt. Tijdens een lockdown, of met beperkende maatregelen zijn evenementen hierdoor toch mogelijk. Maar ook wanneer er geen beperkingen zijn, is een hybride of online evenement interessant dankzij het enorme bereik. Greater Venues deelt cases uit de praktijk om te laten zien wat er op deze manier mogelijk is. Dit keer: een online productie van Alfa Accountants van hun jaarlijkse leerdag bij het NBC Congrescentrum.

Alfa Accountants organiseert hun jaarlijkse leerdag al jaren bij het NBC Congrescentrum. Tijdens dit jaarlijkse personeelsevent brengt het financiële dienstverleningsbedrijf hun medewerkers samen om te verbinden en kennis op te doen. Normaal gebeurt dat fysiek, maar wegens de aangescherpte maatregelen in november vorig jaar heeft Alfa last minute besloten om te switchen naar een online event. Sanny Brunekreeft is als HR manager van Alfa Accountants eindverantwoordelijk voor de inhoud en organisatie van het online event bij het NBC. Danielle Lit blikt als accountmanager vanuit de locatie terug op de dag.

Waarom heeft Alfa Accountants juist voor het NBC Congrescentrum gekozen?

Daniëlle: “Alfa Accountants organiseert hun jaarlijkse leerdagen sinds 2017 al bij het NBC Congrescentrum. Normaal gesproken gebeurt dat natuurlijk fysiek, want met onze twee evenementenhallen bieden we precies de passende ruimte voor het aantal gasten van Alfa. Door de combinatie van ruimte, innovatieve techniek in eigen beheer en de juiste mensen heeft Alfa toentertijd voor het NBC gekozen. Het is altijd erg fijn om met elkaar samen te werken. Van Alfa krijgen we geregeld te horen hoe fijn ze het vinden dat wij zoveel werk uit handen nemen, zodat zij zich enkel hoeven te focussen op de inhoud.”

Hoe verliepen de voorbereidingen?

Sanny: “In het voorjaar van 2021 zijn we begonnen met de voorbereiding voor de fysieke Alfa Leerdag. Na de annulering in 2020 wilden we dit jaar extra uitpakken. We hadden de wens om een festivalachtige setting te creëren waar bijna 1.100 medewerkers elkaar feestelijk en informeel konden ontmoeten. Een dag vol kennis, muziek, entertainment en lekker eten. En de dag waarop we ons beleidsplan wilden presenteren. De hele zomer is ons team druk geweest met het programma en de planning. Met de stijgende coronacijfers vroegen we ons af of we wel alle gasten konden samenbrengen. Wat als? Het plenaire plan zouden we sowieso al livestreamen. Op die manier konden werknemers die in quarantaine zaten toch meekijken. Anderhalve week van tevoren werden er weer nieuwe maatregelen afgekondigd. Het werd uiteindelijk glashelder dat het event niet kon doorgaan in de geplande vorm.”

Toen hebben jullie de knoop snel doorgehakt om er een online event van te maken. Hoe ging dat?

Sanny: “Toen we die knoop doorhakten om geen fysiek event te organiseren, hebben we direct alle betrokkenen bij elkaar geroepen. Met het Alfa projectteam, Danielle en Mandy van het NBC, technici van AVEX en andere externe stakeholders hebben we een plan gemaakt. Hoe gaan we het evenement vormgeven? Wat hebben we daarvoor nodig? Welke techniek? En welke mensen? Het was prettig om te ervaren dat het NBC en AVEX hier heel goed in meedachten. De belangrijkste uitkomst was dat we het event wilden aanvliegen als online productie en onze medewerkers niet zomaar lieten ‘meekijken’. Het moet niet lijken als een Leerdag die ineens online gaat, maar als een Online Leerdag.”

Wat maakt dit event bijzonder ten opzichte van andere evenementen die bij jullie georganiseerd zijn?

Danielle: “Tijdens de coronapandemie hebben we gelukkig tal van mooie bijeenkomsten toch online kunnen laten plaatsvinden. Uit onze data blijkt dat we voor bijna 70 procent van de events die fysiek zouden plaatsvinden, een passend online alternatief hebben kunnen bieden. Soms hadden we maanden de tijd om die switch te maken en soms slechts enkele dagen. De Alfa Leerdag is één van de weinige evenementen die de sessies en workshops streamde vanuit bijna al onze 34 zalen. We hebben dus in iets meer dan een week tijd al onze ruimten voorzien van een eigen regieset en opnameapparatuur. Dat is een heleboel techniek, maar door onze korte lijnen met audiovisueel partner AVEX hebben we dit snel kunnen realiseren. Dan is het vervolgens extra gaaf om te zien dat we er samen met Alfa zo’n kloppend geheel van gemaakt hebben.”

Hoe reageerden de medewerkers op het online event?

Sanny: “Het had natuurlijk een fysiek weerzien moeten worden. Dat gevoel van ‘fijn, we zijn na twee jaar weer met zijn allen bij elkaar’ moest overheersen. Aan ons de uitdaging om dat gevoel voor onze medewerkers digitaal alsnog te creëren. En ja, daar hebben we voor gezorgd! Al onze medewerkers waren enorm enthousiast over de online leerdag. Het had zelfs impact op hele gezinnen. We kregen bijvoorbeeld te horen dat zij met de kids voor de televisie zaten in de pauze en samen naar het lunchprogramma keken. Ook zeiden we op een gegeven moment ‘nu gaan we even een halfuurtje niks doen en heb je tijd voor thuis’. Dat werd gewaardeerd door iedereen!”

Ondanks het succes van de online leerdag, komt Sanny toch liever fysiek samen. “Elkaar in de ogen kijken is simpelweg nodig, maar we zullen in de toekomst wel vaker de afweging maken. Is het werkelijk nodig om fysiek bij elkaar te komen? Het is geen vervanger voor altijd, maar wel een waardevolle toevoeging. Waar het verschil in zit? Online voel je je wel betrokken bij het event en de organisatie, maar minder bij elkaar. Het gevoel van verbondenheid creëer je simpelweg beter live.”

X

Mooie venue?

Meld je nu aan en ontvang elke week het laatste locatienieuws.

LAAT JE INSPIREREN

Laatste nieuws: LocatieFlash

Meld je aan voor onze LocatieFlash en mis nooit meer het laatste nieuws over nieuwe en gerestylede locaties.