Zo zet je een locatie internationaal op de kaart

Afgelopen maand vond de IMEX plaats, de internationale beurs voor de meetings en eventsbranche in Frankfurt. Ook vanuit Nederland waren hier tientallen beurs- en eventlocaties vertegenwoordigd. Maar hoe doe je dat, jezelf in het buitenland op de kaart zetten? Wij spreken met Coen van Veen, die dat met veel succes doet voor Grand Hotel Huis ter Duin.

Grand Hotel Huis ter Duin haalt een groot deel van haar bezetting uit het buitenland, dus het is voor het Noordwijkse vijfsterrenhotel heel belangrijk om op de grote internationale beurzen te staan. “Grand Hotel Huis ter Duin heeft al lange tijd ervaring op de internationale markt voor meetings en events. Toen in de jaren ‘90 het huidige gedeelte met de zalen en faciliteiten werd gebouwd, kwamen de internationale aanvragen in een stroomversnelling. Wij zitten op een half uur van de luchthaven en van een van de grootste hubs van Europa, dat heeft een aanzuigend effect.”

Waar komen die internationale bezoekers vooral vandaan?

“Die komen vooral uit het Verenigd Koninkrijk. Dat heeft een paar redenen: ten eerste heb je in Engeland niet heel veel ‘Huis ter Duins’, om het zo maar te zeggen; er zijn niet veel hotels met onze uitstraling en capaciteit. Maar het ligt ook aan de geografische locatie, want Amsterdam is vanuit Engeland een korte vlucht. Moeten ze naar het buitenland uitwijken, dan zijn wij als je op de kaart kijkt een van de eerste hotels die ze tegenkomen. En niet onbelangrijk: Britten houden van de stijl van Grand Hotel Huis ter Duin. Maar het is ook het resultaat van jarenlang naar Engeland gaan en contacten leggen.”

Doordat Grand Hotel Huis ter Duin zich al zolang op de internationale markt begeeft, is het hotel een gevestigde naam. Dat is heel fijn, vertelt Coen, maar dat internationale netwerk is wel iets wat je heel goed moet onderhouden. “Wij willen op het hoogste niveau meespelen, en dat betekent dat je bij gelegenheden als IMEX altijd je gezicht moet laten zien. Dat zijn we verplicht aan onze relaties, want die verwachten dat wij daar staan en dat ze aan het eind van de dag gezellig een borreltje met ons kunnen drinken. Of wij naar IMEX of IBTM gaan is niet eens een vraag, dat is een feit.”

Welke beurzen en events mag je niet missen als je als locatie internationaal succesvol wilt worden zijn?

“Onze directeur Stephan Stokkermans vergelijkt het weleens met een flipperkast: je moet continu alle kanten in de gaten houden. Het is heel belangrijk om eerst goed te kijken waar je doelgroep zit. Voor ons zijn de agencies uit Engeland de grootste markt, maar voor een locatie in het zuiden van Nederland ligt dat waarschijnlijk anders. Dit lijkt heel logisch, maar het wordt vaak vergeten. ‘We móeten naar die en die beurs toe’. Maar richt de beurs zich wel op jouw doelgroep?”

“Daarnaast zijn er tegenwoordig heel veel fora, die buyers en suppliers bij elkaar brengen. Een forum is een heel sterk concept, omdat je precies kunt aangeven waar jij behoefte aan hebt en je gekoppeld wordt aan interessante bezoekers. Stel: jouw doel is om de Duitse markt uit te bouwen, maar je weet niet waar je moet beginnen; dan is zo’n forum een goede plek. Je leert een heleboel mensen kennen, die je weer kunnen introduceren bij hun netwerk. Let wel op, er komen ieder jaar veel nieuwe fora bij, ook in Nederland. Vraag altijd naar voorbeelden van andere deelnemers en check daar hoe het voor hen is bevallen. Ik ga liever naar een forum dat al een paar jaar draait en succes heeft voordat ik me aan hen verbind.”

Hoe moet je je presenteren op zo’n event?

“Veel mensen schieten direct in de presentatiemodus. Een forum werkt eigenlijk als een speeddate, waarbij je elkaar ook moet leren kennen, maar dit geldt ook voor een beurs. Begin niet meteen een voorbereid verhaal af te steken: zoveel zalen, zoveel kamers, dit is oppervlakte… Die man of vrouw aan de overkant heeft datzelfde verhaal die dag misschien al vijftien keer eerder gehoord. Besteed eerst even aandacht aan de persoon tegenover je: stel die boeker en zijn of haar behoeften centraal. Observeer tijdens gesprekken de mensen tegenover je en ga voor jezelf na: wanneer luistert iemand  écht naar je?”

Waar heb je het dan wel over?

“Denk aan je laatste stedentrip: wat herinner je daar later van? Dat is niet door welke straten je precies bent gelopen, maar wel de mensen die je hebt ontmoet en waar je iets leuks mee hebt meegemaakt, het eten dat zo lekker was, dat koffietentje waar net die taart uit de oven kwam die zo lekker rook; dat soort gekke dingen blijven je bij. Wij proberen dus ook op een leuke, andere manier connectie te maken tijdens een gesprek. Bereid je goed voor op wie er komt, en probeer uit te vinden of je een gemeenschappelijke deler hebt. Vaak gaat 70 procent van het gesprek uiteindelijk daarover. De andere 30 procent is: oh ja, ik zal ook nog wat vertellen over het hotel. Natuurlijk moeten ze weten hoe groot onze grootste zaal is en hoeveel kamers we hebben, voor welk type meetings ze bij Grand Hotel Huis ter Duin moeten zijn. Maar we overladen ze niet met details, want die onthouden ze toch niet na zo’n dag.”

Grand Hotel Huis ter Duin staat bekend om de eigen manier van presenteren, altijd met een vleugje humor. Kan dat, in zo’n serieuze markt?

“Iedereen geeft er een eigen draai aan, maar het doel is dat de boekers je gaan herkennen. Als je op een leuke manier herkenbaarheid kunt creëren, dan krijg je een sfeer waarbij mensen zich comfortabel voelen. De truc is dat het wel écht moet zijn. Als je niet authentiek bent, dan werkt het niet. Dat heeft ook met de gunfactor te maken. Dit jaar heeft Grand Hotel Huis ter Duin de M&IT award Best Overseas Hotel gewonnen, dat is de grootste prijs in Engeland voor de meeting industry. Wat ik persoonlijk heel leuk vond is dat we één keer goud hebben gewonnen onder Marianne van de Berg, één keer met Robbert-Jan Meinardi, en nu is hij een vol jaar weg en hebben we weer gewonnen. Dat laat zien dat de industrie het niveau als consistent ziet.”

Zijn ‘de poppetjes’, degenen die de sales doen, echt zo belangrijk?

“Absoluut. Aan de andere kant moet het hotel wel waarmaken wat sales belooft. Dat, en de service ter plekke zorgt ervoor dat mensen terug blijven komen en dat je het spread the word effect krijgt. Het feit dat we een familiehotel zijn waarbij de familie ook betrokken is bij de dagelijkse gang van zaken, draagt hier zeker aan bij.”

Hoe doen de Nederlandse locaties het in het buitenland?

“Ik hoor vaak dat boekers de Nederlanders in het algemeen heel prettig vinden om mee samen te werken. Men vindt ons positief, vrolijk en open minded. Dat imago werkt in ons voordeel bij internationale sales. De Nederlandse stand heeft altijd een soort buzz waar mensen graag onderdeel van uitmaken – zeker tijdens happy hour – want er komt een bepaalde energie vanaf. Dat is ook deels te danken aan het NBTC, die het merk Holland heel sterk neerzet. Zij creëren het podium waar we dat met elkaar kunnen doen en scheppen de randvoorwaarden voor die flow, maar vervolgens moeten de mensen op de stands de bal intikken. Moet je voor de grap eens op zo’n beurs kijken, hoe de dynamiek per stand en per land kan verschillen. Dat is iets waar Nederland zich positief mee onderscheidt.”