Yvette Schuthof (Randstad): ‘Elkaar ontmoeten is belangrijk voor een echt, emotioneel en sociaal contact’

Yvette Schuthof (53) werkt sinds tien jaar als eventmanager en PA bij Randstad, waar zij de evenementen organiseert voor het Global Client Solutions team. Met een team dat verspreid werkt over 39 landen is ze steeds vaker bezig met het organiseren van virtuele bijeenkomsten. “Een sessie duurt gemiddeld een uur, en dan bellen 100 mensen wereldwijd in. Om die allemaal naar één locatie te laten reizen, dat kost zoveel tijd en geld.” Toch blijven real life evenementen een belangrijk onderdeel bij Randstad: “Het gevaar kan zijn dat het contact onderling steeds minder belangrijk wordt. En niet elk onderwerp is virtueel goed bespreekbaar. Daarom is het belangrijk om elkaar ook daadwerkelijk te ontmoeten voor een echt, emotioneel en sociaal contact.” 

Hoe zet Randstad Global Client Solutions evenementen in?

“Ons Global team zit wereldwijd verspreid over verschillende landen. Voor het team organiseren we een paar keer per jaar een evenement op een inspirerende en innovatieve plek in Nederland of in het buitenland. Dat is om kennis te delen, maar ook om elkaar te ontmoeten en de collega’s met elkaar te verbinden. We combineren zo’n evenement ook vaak met een klantbijeenkomst, of we nodigen de key accountmanagers uit. Daarnaast organiseren we internationaal bijna elke maand wel ronde tafel klantsessies met multinationals.”

Kom je ook nog weleens op locaties in Nederland?

“Het Randstad hoofdkantoor is gevestigd in Diemen, dus vaak zoeken we naar geschikte locaties in Amsterdam. Helaas zijn de prijzen van hotelkamers de afgelopen jaren ontzettend gestegen, wat het lastig maakt om met het budget rond te komen. We proberen daar een creatieve draai aan te geven door veel in eigen beheer te doen, maar het komt steeds vaker voor dat we in het buitenland goedkoper uit zijn. Het niveau van locaties in Amsterdam ten opzichte van andere wereldsteden is erg hoog. De meeste locaties zien er fantastisch uit en de catering is hoogstaand. Het personeel van de locaties is er op gericht om alles perfect te laten verlopen. Ze zijn zeer professioneel en denken creatief met je mee. In het buitenland ligt het eraan in welk land je iets organiseert, maar de cultuur ter plaatse is vaak bepalend of een event soepel verloopt of niet. In Kuala Lumpur was de kleur van het tafellaken een belangrijk issue en in Atlanta moesten er de hele dag overal snacks liggen. Voor ons zijn dit details, maar voor hun is dit erg belangrijk.”

Hoe zoek je naar locaties?

“Ik informeer eerst altijd binnen mijn internationale Randstad netwerk. Meestal zijn zij lokaal goed op de hoogte van de meest geschikte locaties. Ook zoek ik altijd via internet en social media naar locaties wereldwijd. Het is lastig om een locatie te beoordelen met alleen de getoonde website. Die geeft nog weinig inzage in de sfeer en de mogelijkheden van de locatie op het gebied van technologie, service, duurzaamheid en innovatie.”

Wat zijn de belangrijkste criteria waaraan een locatie moet voldoen?

“Een evenement heeft het doel om kennis te delen, mensen te verbinden en een fijne en positieve herinnering te creëren. Met dit in ons achterhoofd zoeken we een locatie, érgens op de aardbol. Mensen moeten meestal invliegen, dus dan is de luchthaven het startpunt, en daarna ga je rekenen hoe lang mensen onderweg zijn. Verder is tegenwoordig een snel en betrouwbaar internet een eerste vereiste. Dat klinkt heel logisch, maar in de praktijk blijkt dat vaak nog moeilijk. Wij zetten vaak een live stream in met onze evenementen en daarvoor heb je een heel goede verbinding nodig, allerlei extra apparatuur en capaciteit. Dit is volgens mij wel iets van de toekomst. Ik denk dat steeds meer bedrijven daarmee gaan starten.”

Kun je een beste en slechtste ervaring bij een locatie delen?

“Mijn beste ervaring is een evenement op Vuurtoreneiland voor een internationaal team. Iedereen was zó enthousiast over het idee dat je op een uur varen van Amsterdam op een onbewoond eiland kunt ronddwalen en dineren in een glazen huis! De slechtste ervaring is een evenement op een rooftopbar in hartje Madrid voor 150 personen. Er was maar één lift voor twee personen vanaf de begane grond. Ik heb toen al mijn charmes uit de kast moeten halen om iedereen geduldig te laten wachten.”

Dit artikel verscheen eerder in het Locatieonderzoek 2018|2019