Waarom Wereldmuseum Rotterdam inzet op catering die verrast en een gepassioneerd vast team dat met je meedenkt

Meer dan zeventien jaar ervaring met het hosten van allerlei soorten meetings en events, catering op hoog niveau én een vast team dat precies weet wat er moet gebeuren. Niet zo vreemd dus dat het Wereldmuseum in Rotterdam heel veel terugkerende opdrachtgevers heeft. Aan catering die verrast, stabiliteit en de kennis van zaken die deze locatie biedt, is veel behoefte anno 2026. Joyce de Groot-de Jong, Sales Manager Events, vertelt hierover in deze aflevering van ‘Locatiehouder aan het woord’.

“Sinds onze locatie in 2009, naast een museum over culturen in het heden en verleden, ook een evenementenlocatie werd, hebben wij de reputatie opgebouwd dat we kwaliteit leveren. We weten precies wat wel en niet kan in onze drie zalen en zijn hier ook echt transparant over. Want alleen als alle onderlinge verwachtingen kloppen, kun je samen een geweldig event neerzetten”, begint Joyce. Zij werkt al jaren bij Wereldmuseum Rotterdam en maakte de groei van de locatie van dichtbij mee. “Het proces van aanvraag tot het event zelf is inmiddels helemaal gestroomlijnd. Ons team is constant en na al die jaren weet je precies wat je aan elkaar hebt. Die stabiliteit stralen we uit en geeft onze opdrachtgevers het vertrouwen waar ze naar zoeken in een locatie.”

Wereldmuseum Rotterdam

Wanneer een aanvraag bij Wereldmuseum Rotterdam binnenkomt, gaat het sales team meteen aan de slag. Joyce: “Eerst is het belangrijk om telefonisch informatie te verzamelen. Is het programma van het event al bekend? Of staat het bedrijf nog aan het begin van het organisatieproces? Als er al een duidelijk programma ligt, dan kunnen we eigenlijk meteen al een offerte maken. Dankzij onze ervaring weten we namelijk precies hoe we onze zalen zo optimaal mogelijk kunnen inzetten. Als dit praktisch of gewenst is, kunnen we ook een opzet van de plattegrond mailen. Zodat een opdrachtgever ook visueel meteen een beeld heeft van hoe het event er bij ons uit zou kunnen zien.”

“Is er nog geen duidelijk programma? Dan maken we een offerte ter indicatie die we vervolgens telefonisch of bij ons op locatie kunnen doorspreken. Tijdens zo’n bezoek of gesprek, gaat het bij ons niet om verkopen. We zijn vooral heel praktisch en denken mee. Als iemand bijvoorbeeld zegt dat ze bij de ontvangst, waar een half uur voor gepland staat, vier amuses willen laten serveren, zeggen we meteen dat dit niet onze voorkeur zou hebben. Omdat in zo’n geval waarschijnlijk de helft van de amuses blijven staan en dat is alleen maar zonde van het eten en geld toch?” Joyce geeft nog een voorbeeld: “We laten vaak ook zien hoe flexibel onze zalen zijn. Zo kun je bijvoorbeeld de Balzaal opsplitsen door de bar in het midden van de zaal te zetten. Op die manier ontvang je je gasten aan de ene zijde van de Balzaal en nemen ze daarna achter de bar plaats aan de andere zijde voor het diner. Dit kun je dan ook nog combineren met een plenaire presentatie in de aangrenzende Salon bijvoorbeeld.”

Rondleiding door het museum

Een combinatie maken met een museumbezoek is ook een populaire optie bij Wereldmuseum Rotterdam. “Tussen de gangen van je diner door, kun je je gasten bijvoorbeeld de optie geven om de tentoonstellingen te gaan ontdekken. En als je met een iets kleiner gezelschap bent, dan leidt één van onze museumdocenten jullie heel graag rond. Omdat ons museum zo divers is, is er altijd wel een logische en interessante koppeling te maken met het thema van je meeting of event.”

Kwaliteitskeuken van hoog niveau

Een belangrijke reden waarom opdrachtgevers vaak terugkomen bij deze locatie is het heerlijke eten dat je hier geserveerd krijgt. Joyce: “De catering kan je event echt maken of breken. Daarom hebben we de fantastische chef-kok Jan Willem Vriend alweer een aantal jaren in huis. Met zijn team zet hij de meest geweldige gerechten op tafel met seizoensproducten. Op zijn Rotterdams, dus vol met invloeden uit allerlei culturen én van zoveel mogelijk regionale leveranciers. De basis is de Nederlandse keuken, met onder andere invloeden uit Frankrijk en Azië.” Ook bijzonder in het kader van duurzaamheid: alles van een product wordt ook echt gebruikt. Dus de graten van een vis worden niet weggegooid, maar hier wordt dan bijvoorbeeld bouillon van getrokken.

Er is een uitgebreid foodbook dat twee keer per jaar met de seizoenen mee verandert en waar je zowel vijfgangendiners als verschillende soorten walking dinners in vindt. Vegetarische opties zijn hier standaard in opgenomen en maar liefst 90 procent van het foodbook is halal. “Natuurlijk is het ook mogelijk om samen met onze chef een menu op maat te maken dat precies aansluit bij je event”, voegt Joyce toe.

Uitvoerig netwerk van leveranciers

De jarenlange ervaring van Wereldmuseum Rotterdam komt ook tot uiting in de vele connecties met leveranciers. “We hebben een fotograaf waar we veel mee werken en die onze locatie perfect kent. Maar bijvoorbeeld ook met een decorateur die precies weet wat hier werkt en wat niet. Wij kunnen alles met hen afstemmen, maar we brengen je ook graag met hen in contact als er hele specifieke wensen zijn. De facturatie kan vervolgens gewoon via ons zodat alles overzichtelijk op één factuur blijft. Het is voor ons erg belangrijk het gehele proces zo gemakkelijk mogelijk te maken en houden.”

“Hetzelfde geldt voor de techniek. Beamers en schermen zijn hier standaard aanwezig, maar we hebben een vaste techniek partner voor de meer complexe events. Zij weten bovendien precies wat hier wel en niet kan, zodat je niet onverwachts voor verrassingen komt te staan. Omdat we inmiddels een uitgebreid netwerk aan leveranciers hebben, sturen we bij de offerte ook altijd onze leverancierslijst. Zo weet een opdrachtgever meteen welke leveranciers wij adviseren, want er komt zoveel meer kijken bij het organiseren van een event dan alleen de locatie en de uitnodigingen.”

Tot in het detail

Terug naar de geoliede machine die het team van Wereldmuseum Rotterdam vormt. Wanneer een event dichterbij komt, wordt het namelijk uitvoerig besproken met iedereen die erbij betrokken is: van de operationeel manager tot de party managers en de chef. “We beginnen drie weken van tevoren met alles goed doorspreken. Wie doet wat op welk moment? Welke vragen komen er naar voren? Vervolgens zetten wij als sales team eventuele vragen weer uit bij de opdrachtgever. Dan komen we twee weken van tevoren nogmaals samen en één week van tevoren ook voor de laatste details. Op de dag van het event neemt de partymanager samen met de opdrachtgever het gehele draaiboek door om zo eventuele last minute wijzigingen nog te kunnen ondervangen. Alleen zo kunnen wij een stabiele invulling geven aan een event en kan de opdrachtgever de organisatie aan ons overlaten.”