Webinary breidt aanbod uit met uniek stemsysteem: alles onder één dak

In de voormalige Prodentfabriek in Amersfoort vind je Webinary: dé one-stop shop voor webinars, talkshows, algemene ledenvergaderingen (alv’s) en algemene vergaderingen van aandeelhouders (ava’s). In het karakteristieke fabrieksgebouw bevinden zich meerdere moderne en sfeervolle studio’s van waaruit je onder meer bovenstaande events en ook online congressen kunt streamen. Sinds kort is Webinary voorzien van een uniek online stemsysteem, vertelt eigenaar Wiebe Lempke in deze aflevering van ‘Locatiehouder aan het woord’.

“Wij zijn een dienstverlener met studio’s én een eigen online webinarplatform. Allebei onder één dak en volledig gericht op zakelijke opdrachtgevers”, vertelt Wiebe. “Dat platform draait in eerste instantie om streamen, maar het gaat verder dan dat. We kunnen ook polls inzetten, q&a’s modereren en stemsessies faciliteren, bijvoorbeeld voor verenigingen die besluiten moeten nemen. Denk aan het goedkeuren van een begroting, het kiezen van een nieuwe voorzitter of het bepalen of een organisatie ergens wel of niet in wil investeren. Dat gebeurt via ons stemsysteem. Soms is dat zo eenvoudig als een ja of nee, maar meestal ligt het een stuk complexer.”

Webinary

Dat het meestal ingewikkelder is dan alleen ‘ja’ of ‘nee’, heeft volgens Wiebe te maken met de regels binnen een organisatie. “Het hangt bijvoorbeeld af van de statuten: wie mag er stemmen, heeft diegene daadwerkelijk stemrecht, en zo ja, hoeveel?”, legt hij uit. “Het kan natuurlijk dat iemand meer stemrecht heeft, omdat dat bedrijf meer aandelen heeft of een hogere contributie betaalt aan de vereniging.”

In het verleden maakte Webinary alleen nog gebruik van systemen van partners. “Maar dat leverde voor onze online diensten niet altijd het resultaat op dat we wilden. Dus zijn we het uiteindelijk zelf een oplossing gaan bouwen.”

En dat was geen klein project. “We zijn daar de afgelopen twee jaar behoorlijk druk mee geweest”, zegt hij. “Eigenlijk had ik dit twee, misschien wel vijf jaar geleden al af willen hebben. Maar we blijven continu ontwikkelen: het moet stabiel zijn en gewoon goed werken. Dit stemsysteem is volledig vanaf nul opgebouwd.”

Alles is mogelijk 

Met het team is er hard gewerkt aan het nieuwe stemsysteem. “Er was drie man bezig met de doorontwikkeling van het platform en nieuwe diensten”, vertelt Wiebe. “Mijn rol is het doorvertalen van klantwensen- en eisen naar het team. Zo hadden we bijvoorbeeld in de externe systemen die we eerder gebruikten een maximum aantal deelnemers. Of er waren andere beperkingen die het soms lastig maakten. Nu hebben we het systeem ontwikkeld op basis van de wensen van opdrachtgevers met de meest complexe statuten, en dat geïntegreerd op ons platform.”

“Het resultaat is een gebruiksvriendelijke ervaring voor de deelnemers en gemak en inzicht voor onze opdrachtgever. Dat betekent ook dat we in vrijwel elke situatie kunnen ondersteunen. Soms wil een organisatie bijvoorbeeld al de stemming online openzetten voordat de alv plaatsvindt, of zijn er machtigingen nodig zodat iemand namens een ander kan stemmen. Voor fysieke en hybride alv’s leveren we een badge met unieke qr-code zodat deelnemers die fysiek aanwezig zijn eenvoudig mee kunnen doen met de stemming. We kunnen dit ook koppelen aan het registratiesysteem, mocht die er zijn. Er zijn veel mogelijkheden en we ontwikkelen graag door op basis van de wensen van onze opdrachtgevers.”

Volgens Wiebe is het binnen Webinary ontwikkelde stemsysteem een waardevolle toevoeging aan haar dienstverlening. “Dit is interessant voor organisaties die een online, hybride of offline alv willen organiseren. Het systeem is bovendien ook gemakkelijk te koppelen met fysieke stemkastjes zoals we dat voor de alv van DOC Kaas hebben gedaan in verband met de voorgenomen fusie met Arla. Online en in de zaal werd tegelijkertijd gestemd en de resultaten waren in real-time inzichtelijk.” 

Juridisch dichtgetimmerd

Toen het systeem gereed was, begon Webinary met uitgebreide tests. Dat was best spannend. Het bleek al snel dat het vertrouwen terecht was. Wiebe vertelt enthousiast: “Testen met honderd man is toch anders dan met 1200 man. Los van een paar kleine schoonheidsfoutjes achter de schermen bleek het systeem direct stabiel en betrouwbaar te werken.”

“Per organisatie kunnen we succesvol allerlei variabelen instellen. Er hangt veel af van een stemsessie: bijvoorbeeld of een fusie door kan gaan of niet. Dus je moet alles juridisch helemaal dichttimmeren en traceerbaar hebben: in veel gevallen kijkt een notaris of advocaat mee om te beoordelen of de uitslag rechtsgeldig tot stand is gekomen. Dankzij de succesvolle tests weten we dat het écht een goed systeem is waar we achter kunnen staan.”