Van Green team naar Impact teams: zo maakt Jaarbeurs duurzaamheid praktisch

Royal Dutch Jaarbeurs is een venue die ver gevorderd is op het gebied van duurzaamheid. Vanuit ‘Impact teams’ werken medewerkers aan verschillende duurzaamheidsthema’s. Daarmee dragen zij ook direct bij aan de grootse ambitie van Jaarbeurs: de meest duurzame eventlocatie van Europa worden. Hoe staat het met het waarmaken van deze ambitie en hoe ziet dat er in de praktijk uit? Voor deze editie van Locatiehouder aan het woord spreken we met Fleur van den Berg (account- en eventmanager bij Jaarbeurs) over de effecten van Impact teams binnen Jaarbeurs.

“Een paar jaar geleden werd ik door collega’s nog wel eens benaderd als ‘een geitenwollensok-type dat aan duurzaamheid doet’, inmiddels weten ze me te vinden om te sparren wanneer opdrachtgevers een duurzaam event willen”, vertelt Fleur. Daarmee illustreert ze direct de ontwikkeling die de afgelopen jaren plaatsvond. Daarin is een grote rol weggelegd voor de Impact teams. Deze teams worden gevormd door collega’s die affiniteit hebben met duurzaamheid en zowel op strategisch als operationeel niveau meedenken over duurzame initiatieven, alternatieven en toekomstige mogelijkheden.

Jaarbeurs

De thema’s waar de Impact teams binnen Jaarbeurs mee werken zijn diversiteit & inclusie, klimaat & circulariteit, maatschappelijke impact en vitaliteit. Zelf is Fleur voorzitter van het team dat zich bezighoudt met diversiteit & inclusie en denkt ze vanuit haar interesse graag creatief mee over het thema vitaliteit. Door medewerkers zelf eigenaar te maken van een thema werd duurzaamheid binnen Jaarbeurs concreter en persoonlijker. “Ideeën worden maandelijks besproken, uitgewerkt en waar mogelijk vertaald naar beleid of een standaard werkwijze”, legt Fleur uit.

“Er zijn allerlei ideeën en initiatieven voortgekomen uit de Impact teams die nu door de hele organisatie worden ingevoerd. Zo krijgen alle medewerkers van Jaarbeurs de kans om onder werktijd twee keer per jaar een halve dag vrijwilligerswerk te doen. Daarnaast organiseren we binnen Jaarbeurs een vitaliteits- en een diversiteitsweek, komt er een masseur langs en is er voor alle medewerkers een sportabonnement. De onderwerpen leven inmiddels echt binnen onze organisatie.”

Samen vooruit

“Tien jaar geleden zaten mensen nog veel minder te wachten op duurzaamheid. Nu zie je veel meer intrinsieke motivatie. Vanuit de Impact teams proberen we collega’s mee te krijgen en enthousiast te maken voor de verschillende thema’s. Daarin zijn de leden van de Impact teams echt de kartrekkers. Ik werk nu ruim zeven jaar bij Jaarbeurs en heb de hele ontwikkeling meegekregen. Van weerstand tot samen vooruitgaan met de plannen die er zijn”, aldus Fleur.

Van beleid naar praktijk

Op het moment dat de zeventien Sustainable Development Goals werden vastgesteld door de Verenigde Naties, werden alle zeventien doelen door Jaarbeurs geadopteerd. “Dat leidde tot een beleid waar je u tegen zegt”, vertelt Fleur. “Dat werkt alleen met iemand aan de directietafel die zich volledig richt op duurzaamheid. Die kwam er en er werd een Green team opgericht. Vanuit daar is een team ontstaan met mensen die het vanuit persoonlijke motivatie interessant vinden om na te denken over hoe we door de hele organisatie heen praktisch kunnen bijdragen aan duurzaamheid. Om alle onderwerpen de aandacht te geven die ze verdienen, is het Green team uiteindelijk opgesplitst in verschillende Impact teams.”

Meest duurzame eventlocatie van Europa

De afgelopen jaren zijn er concrete stappen gezet richting de ambitie om de meest duurzame eventlocatie van Europa te worden. Naast interne initiatieven en Impact teams wordt duurzaamheid steeds vaker geïntegreerd in producten en beurzen zelf. “Zo worden waar mogelijk duurzame contentprogramma’s en initiatieven toegevoegd aan beurzen, om bezoekers en exposanten te inspireren en te motiveren om actief bij te dragen aan de bredere verduurzamingstransitie binnen de sector”, aldus Fleur. Tegelijkertijd is Jaarbeurs zich ervan bewust dat het een doorlopend proces is. Deze venue blijft haar doelstellingen aanscherpen, zoekt actief samenwerking met lokale partners en blijft het gesprek voeren over wat duurzaamheid betekent voor producten, service en de organisatie als geheel.

Duurzaamheid verankeren in werkwijze

Volgens Fleur heeft Jaarbeurs grote stappen kunnen zetten doordat duurzaamheid inmiddels steeds meer onderdeel is geworden van de dagelijkse routine. “We proberen collega’s mee te krijgen door initiatieven en beleid vooral heel praktisch te maken”, vertelt ze. “Denk aan het kunnen geven van duurzame suggesties aan opdrachtgevers tijdens detailbesprekingen. Zoals een sprekerscadeau in de vorm van het planten van een boom. Maar ook door het formuleren van een duidelijke propositie waarmee we een offerte kunnen uitbrengen die volledig is ingestoken op duurzaamheid. Door collega’s dit soort voorzetjes te geven helpen we hen om duurzaamheid makkelijker mee te nemen in hun dagelijkse werk, zonder dat dit voelt als iets extra’s.”

Samenwerkingen

Wat kenmerkend is voor de werkwijze van Jaarbeurs op het gebied van de duurzame thema’s waar Fleur zich mee bezighoudt, zijn de partnerships die er gesloten zijn. De samenwerking met Academie Spelderholt is daar een voorbeeld van. “Dit is een plek waar jongeren met een beperking wonen, werken en leren”, legt Fleur uit. “Vanuit daar komen jongeren bij Jaarbeurs voor snuffelstages en lopen ze mee tijdens evenementen, bijvoorbeeld in de bediening.” Dit past bij de maatschappelijke impact die Jaarbeurs wil maken en sluit ook aan bij een vraag die opdrachtgevers steeds vaker stellen: hoe kunnen we met ons congres of event ook iets bijdragen?”

Geen marketingtrucs, maar bewuste menselijke keuzes

De evenementensector is per definitie geen duurzame sector. Terwijl er tegelijkertijd veel gesproken wordt over zaken als CO₂-compensatie, papieren rietjes en zero waste. Volgens Fleur schuilt daarin het risico dat duurzame keuzes vooral zichtbaar moeten zijn, terwijl de echte impact juist zit in minder opvallende beslissingen. “Het is een super ingewikkeld onderwerp”, vindt Fleur. “Iets is al snel greenwashing. Dat zie je bij thema’s die invloed hebben op het milieu, maar ook bij mijn eigen thema diversiteit & inclusie zie je die gevoeligheid terug.”

Partnerschap met Utrecht Pride

“Inmiddels werkt Jaarbeurs al een paar jaar samen met Utrecht Pride”, vertelt Fleur. “Intern hebben we goed nagedacht over hoe je zo’n partnerschap invult zonder dat het alleen een marketinguiting wordt en neigt naar ‘pinkwashing’. Bij een event als Utrecht Pride horen queer organisaties voorop te staan. Daarnaast moesten wij als commerciële organisatie eerst aantonen dat onze intentie oprecht was. In dat traject werden we met onze neus op de feiten gedrukt. Onze intentie was goed, maar het idee om overal groot aanwezig te zijn paste daar helemaal niet bij. Daarom hebben we er toen voor gekozen om vooral achter de schermen te ondersteunen in plaats van zelf met collega’s op een boot te staan. Vanuit die insteek ontstonden vervolgens weer meerdere waardevolle samenwerkingen, zoals de Queer Health Conference die door een partner bij Jaarbeurs werd georganiseerd.”

Bijdragen aan echte verandering

Ook de samenwerking met Utrecht Divers en Inclusief (UDI) helpt volgens Fleur om scherp te blijven. Fleur neemt namens Jaarbeurs deel aan meetings en stakeholder sessies. Fleur: “Daar ontmoet ik professionals die bij organisaties werken die precies dezelfde vragen en uitdagingen hebben als waar wij bij Jaarbeurs tegenaan lopen. Zoals: hoe maak je impact zonder dat het voelt als een campagne. We willen wegblijven bij green- en pinkwashing, maar dat is niet altijd even makkelijk. De gesprekken tijdens de bijeenkomsten van UDI zijn heel helpend om bewustere keuzes te maken. Het is waardevol om bij te kunnen dragen aan echte verandering. Een concreet resultaat hiervan is de ontwikkeling van een code of conduct, waarin vastligt hoe medewerkers, klanten en partners met elkaar omgaan.”

Duurzame standbouwpakketten

Juist binnen een sector die per definitie niet duurzaam is, neemt Jaarbeurs verantwoordelijkheid om impact te maken. Dat blijkt uit de initiatieven en ambities op het gebied van diversiteit & inclusie en vitaliteit, maar zeker ook op het gebied van klimaat en circulariteit. Fleur legt uit: “Wanneer we de organisatie van beurzen in eigen hand hebben, zijn er duurzame standbouwpakketten beschikbaar voor de standhouders. Met daarin onder andere recyclebaar tapijt en duurzame wanden.”

Afgelopen jaar zijn deze duurzame standbouwpakketten zelfs ingevoerd als standaard voor alle zakelijke beurzen. Het herbruikbare, duurzame en flexibele standbouwsysteem bestaat uit losse elementen die meerdere keren kunnen worden ingezet, eenvoudig zijn op- en af te bouwen en steeds opnieuw aangepast kunnen worden aan de wensen van de exposant. “Hierdoor kunnen deelnemers zich voorbereiden op een beurs zonder zaagsel, lijm of sloopwerk. Dat is niet alleen efficiënter, maar verlaagt ook de milieu-impact aanzienlijk”, legt Fleur uit.

Duurzame catering

“Met een verantwoorde keuze voor catering is direct impact te maken.”, vertelt Fleur. “Het standaard dagarrangement bij congressen is inmiddels voor 90 procent vegetarisch. Het aanbod is ontzettend goed en we merken dat opdrachtgevers meestal gewoon voor dit arrangement kiezen, zonder vlees toe te voegen. Omdat ook mensen die vegan of lactosevrij eten voldoende keuze hebben binnen dit arrangement, heb je ook veel minder met dieetwensen te maken. Daarnaast is ons borrelrarrangement volledig vegan. Op die manier wordt duurzame catering steeds vaker de standaard, waarbij natuurlijk allerlei andere opties mogelijk zijn.”

Verspilling tegengaan

Mocht er dan toch eten in de prullenbak verdwijnen, dan leert Jaarbeurs daarvan. “We werken met het slimme systeem Winnow om voedselverspilling tegen te gaan”, legt Fleur uit. “Als blijkt dat een bepaald broodje structureel minder gegeten wordt, kan het aanbod daarop aangepast worden. Ik vind dit een mooi voorbeeld van hoe data gedreven duurzaamheid op een hele praktische manier onderdeel kan zijn van de dagelijkse operatie.”

Impact teams als motor van duurzame verandering binnen Jaarbeurs

“Ik vind het fantastisch om van hr-collega’s te horen dat nieuwe medewerkers bij Jaarbeurs solliciteren, juist omdat we zoveel aan duurzaamheid doen en de rol die daarbij via de Impact teams voor de medewerkers zelf is weggelegd. Dat ik mijn rol als account- en eventmanager kan combineren met mijn rol binnen de Impact teams is echt heel waardevol. Het gaat uiteindelijk om bewuste keuzes in alles wat we doen: hoe we met elkaar omgaan, hoe we werken, en hoe we onze events organiseren. Vanuit de Impact teams blijven we zoeken naar manieren om duurzaamheid in de breedste zin van het woord praktisch en vanzelfsprekend te maken. Binnen én buiten onze organisatie,” sluit Fleur af.