:%20‘Vergeet%20%20‘the%20day%20after’%20niet!’)
Toinet Truijen (Hangaar2 & TheaterHangaar): ‘Vergeet ‘the day after’ niet!’
Deze week laat Toinet Truijen, Sales Event Manager bij Hangaar2 & TheaterHangaar op het Voormalig Vliegveld Valkenburg in Katwijk van haar horen. Toinet kijkt terug op een professioneel neergezet evenement van Event Republic , waarbij 250 personen een plenair programma voorgeschoteld kregen met een walking dinner en een feest in een goed uitgedachte setting. Vandaag is zij aan het woord over haar ervaringen met de markt.
Wat wilt u de branche meegeven?
“Wat ik heel belangrijk vind en ook vaak aangeef bij degene die een aanvraag voor Hangaar2 doet, bezoek onze locatie, maak er tijd voor vrij en neem vooral je opdrachtgever mee! Vaak wordt er aangegeven dat ze op locatiebezoek komen nadat de opdrachtgever gekozen heeft voor een locatie, maar als men dit in een eerder stadium doet, heeft de opdrachtgever een beter beeld van wat de locatie te bieden heeft en of de locatie aansluit op de behoeften van de opdrachtgever. Wat ook belangrijk is en blijft: Duidelijke communicatie waarbij er één aanspreekpunt is, vanuit de opdrachtgever en de locatie. Zo blijft het helder voor alle partijen en kan er geen ruis ontstaan.”
“Voor mij geen geijkte, standaard locaties, maar locaties die qua uitstraling echt een toegevoegde waarde zijn voor een evenement”
Wat is uw ‘voorbeeldlocatie’. En waarom?
“Mijn voorkeur gaat naar locaties met dezelfde look & feel als Hangaar2. Niet de geijkte, standaard locaties, maar locaties die qua uitstraling echt een toegevoegde waarde zijn voor het evenement. Een voorbeeld van een mooie, ook industriële locatie is de Fokker Terminal in Den Haag.”
Wat is de slechtste ervaring die u ooit met een opdrachtgever heeft meegemaakt?
“Een wat mindere ervaring, die ik helaas wat vaker meemaak, is de onvolledige afronding van een evenement. In de aanloop naar het evenement wordt alles tot in de puntjes verzorgd maar wordt ‘the day after’ vaak vergeten. Een praktisch voorbeeld daarvan is dat men bijvoorbeeld geen afbouwdag heeft uitgevraagd, maar die wel nodig blijkt te zijn. Of veel afval in en rond de locatie, veel achterblijvende materialen, die niet meer opgehaald worden.”
En welke beste ervaring staat daar tegenover?
“De beste ervaringen zijn de evenementen waarbij de samenwerking met de opdrachtgever goed is. Niet alleen met de opdrachtgever, maar ook met de toeleveranciers, artiesten, catering en alle partijen die meewerken. Dit zorgt voor een goede sfeer waarbij iedereen hetzelfde doel heeft, een evenement tot een groot succes maken. Daarnaast heb ik de afgelopen jaren hele mooie evenementen meegemaakt, waarbij het hele buitenterrein en opstelplatformen onderdeel uitmaakten van het evenement dat in Hangaar2 plaatsvond. Logistiek is dit een enorme uitdaging, en daarom geeft het een extra voldoening als het allemaal goed georganiseerd is en dus ook lukt!”
“Men boekt liever een lege locatie waar ruimte is voor eigen ideeën en input.”
Ziet u een trend of tendens in de vraag naar locaties?
“Een trend is de vraag naar unieke locaties, dit merk ik voornamelijk bij de aanvragen die voor Hangaar2 binnenkomen. Daarnaast heb ik het idee dat men liever een lege locatie zoekt dan bijvoorbeeld een volledig ingerichte en aangeklede locatie waar nauwelijks ruimte is voor eigen ideeën en input.”
Wat weet nog niemand van uw locatie?
“Hangaar2 is de evenementenlocatie op voormalig Vliegveld Valkenburg. Maar naast deze hangaar, hebben we ook de naastliggende TheaterHangaar, waar op dit moment de succesvolle Soldaat van Oranje – De Musical speelt. De TheaterHangaar is uitermate geschikt voor congressen en bedrijfspresentaties. We hebben in de zaal al prachtige evenementen mogen organiseren, waarbij het draaien van de theaterzaal en de enorme 180° projecties op de schermen optimaal benut werden. Daarnaast kunnen we ook gebruik maken voor de opstelplatformen en de ‘zogeheten’ Westelijke Taxitrack als extra parkeerruimte maar ook voor buitenactiviteiten tijdens evenementen.”
Welke learnings wilt u de opdrachtgevers, tot slot, meegeven?
To do:
– “Kom altijd kijken naar een locatie, het liefst met de opdrachtgever. Zien is beleven en dat is zeker in Hangaar2 en op het buitenterrein
– Er zit veel kennis bij de locatiehouder, aangezien zij al veel evenementen hebben meegemaakt. Sta open voor hun adviezen!”
To don’t:
– “Bezuinig niet op facilitaire zaken tijdens evenementen, zoals schoonmaak gedurende het evenement;
– Zet geen onervaren mensen op belangrijke logistieke functies.”
