Ron van Steenis (UWV): ‘Toeters en bellen worden van ons niet geaccepteerd’

We kunnen allemaal wel een locatie noemen die we fantastisch vinden. Maar als we je vragen waaraan de perfecte locatie moet voldoen, wat is dan belangrijker? Ga je voor parkeergelegenheid of voor uitstraling? Voor de beste prijs-kwaliteitverhouding of voor de beste service? Oftewel: voor de harde of voor de zachte waarden? Ron van Steenis vertelt waaraan voor hem een locatie moet voldoen.

Ron van Steenis (55 jaar) werkt al lange tijd bij het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV), waarvan de laatste zeven jaar als evenementencoördinator. In die functie is hij verantwoordelijk voor het organiseren van kleine bijeenkomsten, zoals persconferenties, tot sportdagen voor het eigen personeel met 2.500 personen – en alles wat daar tussen ligt. Gemiddeld worden zijn evenementen bezocht door 250 tot 300 mensen. Daarnaast biedt Ron met zijn bedrijf Spraakvermogen zijn diensten aan als gastheer, dagvoorzitter/gespreksleider en organisator.

Hoe ziet een evenement van UWV eruit?

“Al onze bijeenkomsten hebben een zakelijk karakter. Of we nou een boodschap willen overbrengen naar stakeholders, werkgevers, of aan collega instanties. We pakken nooit groot uit, dus geen toeters en bellen of A-status bekende Nederlanders. Dat wordt van ons niet geaccepteerd: we werken met geld van de belastingbetaler.”

Dan moeten de locaties daar waarschijnlijk ook bij passen?

“Het belangrijkste criterium voor locaties is de bereikbaarheid. Het hangt er wel van af of je boekt voor het management, die hebben vaak wel een auto tot hun beschikking, maar zeker als we het hebben over bijeenkomsten voor werkzoekenden of arbeidsongeschikten dan zoeken we een locatie op loopafstand van het openbaar vervoer. Vervolgens gaan we kijken naar zaken als uitstraling. Net als dat we geen A-artiesten boeken, gaan we niet in een hele luxe evenementenlocatie zitten. Je hoeft zeker niet op een sinaasappelkistjes te zitten, maar we hebben ook geen gouden kranen nodig.”

En als je nou wel gouden kranen krijgt op een locatie, tegen een goede prijs?

“Dat is iets wat we goed moeten overwegen. Een tijdje terug had ik dat op een kasteel. Ze hadden een goed verhaal: als je daar een evenement houdt, draag je bij aan het in stand houden van een monument. Toch hebben we dat niet gedaan. Wij kunnen weten dat we een goede prijs hebben betaald, maar voor de buitenwereld lijkt het of UWV vergadert in een kasteel.”

Dan organiseer je zeker veel evenementen op het eigen kantoor?

“Als het enigszins mogelijk is wel. Maar als wij een landelijk evenement hebben, dan proberen we de reistijd voor de deelnemers zoveel mogelijk te beperken. We blijven niet alleen in Amsterdam, maar zoeken dan vaak in het midden van het land. Een andere belangrijke afweging is dat een boodschap soms vraagt om een bijzondere locatie, zodat je mensen uit hun werksfeer haalt. Soms is het nodig om fysiek los te zijn van je werk om de boodschap beter over te brengen. En ook niet onbelangrijk: als je een locatie inschakelt, dan kan die in één keer alles voor je regelen. AV-middelen, catering, sprekers, zaalopstelling. Dat gemak vind ik erg prettig.”

In welke soorten locaties ben je geïnteresseerd?

“Congrescentra en industriële locaties. En dit jaar hebben we voor het eerst evenementen georganiseerd in voetbalstadions. Dat is heel leuk, want je merkt dat bezoekers uit dat district het geweldig vinden om hun stadion op een heel andere manier te zien. Het mooie aan industriële locaties vind ik dat er een boodschap aan zit. Neem RDM Onderzeebootloods: dat was een succesvolle scheepsloods, tot het misging, het vervolgens jaren leeg stond, en het nu weer een nieuw leven heeft. Dat zijn mooie verhalen voor mensen die zelf werkloos zijn.”

Ieder jaar voert High Profile Locaties het Locatieonderzoek uit onder opdrachtgevers van meeting- en eventlocaties. In de editie van 2016-2017 deelden 833 opdrachtgevers hun kennis. GreaterVenues duikt dieper in de materie en speurt naar verbanden en betekenissen in de cijfers.