Remco Smits (Naarderbos): ‘Het gaat om het product dat je als locatie serveert’

Het is alweer een tijdje terug dat we een bezoek brachten aan Naarderbos, waar General manager Remco Smits zijn gedurfde plannen voor de locatie bekend maakte. Destijds was hij druk bezig met de ontwikkeling van de eerste 4D-evenementenruimte van Nederland, waarin videomapping, 3D-geluid en geurbeleving samenkomen. Inmiddels is ‘The Arena’ de topattractie van de locatie en vinden grote internationale partijen Naarderbos te vinden voor hun events. Maar stilzitten is aan het team van Naarderbos niet besteed. Dit jaar werd The Arena alweer gemoderniseerd met de nieuwste audiovisuele technieken, werd de hele locatie uitgebreid met vier nieuwe ruimtes en staat de bouw van een nieuwe beachclub op het programma.

Begin dit jaar stuurde Remco ons een bericht met groot nieuws. Naarderbos kon de evenementenlocatie The Upper Deck toevoegen, de locatie in hetzelfde gebouw, die Remco ooit zelf begon. Met deze toevoeging is de exploitatie nu van één eigenaar, en richt de locatie zich op events voor groepen tot 2000 personen.

Hoe is het om terug te zijn op The Upper Deck?

“Toen ik The Upper Deck opzette in 2008, was de intentie al dat het hele gebouw één locatie zou worden. Ik geloofde niet dat twee evenementenlocaties beide succesvol kunnen zijn, want dan krijg je concurrentie binnen je eigen pand. In die situatie hebben we de afgelopen jaren wel gezeten. Dat was onplezierig voor ons, maar vooral voor de gast was het erg verwarrend. Sinds dit jaar stralen we in het hele pand eenheid uit; dus ja, het voelt heel goed om terug te zijn!”

De hele locatie heeft nu een andere structuur gekregen, om het geschikt te maken voor grote partijen. Heb je lang over de indeling nagedacht?

“Acht jaar geleden had ik al bedacht hoe we dat het beste konden aanpakken, dus daar hoefden we niet lang over na te denken. De locatie heeft nu vier verschillende entrees en drie terrassen, waardoor je heel goed meerdere groepen tegelijkertijd kunt plaatsen – zonder dat ze iets van elkaar merken. Maar door de terrassen te overkappen kunnen we de verschillende ruimtes ook heel gemakkelijk aan elkaar koppelen. In The Arena hebben we een multifunctionele schuifwand gemaakt, zodat je die ruimte kunt combineren met het naastgelegen Theatre. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld voor een autopresentatie een spectaculaire show te laten zien in The Arena, waarna de auto vanuit The Theatre komt binnenrijden. En van daaruit kun je gemakkelijk de rest van de locatie bij het event betrekken. We hebben samen met Party Rent het hele interieur vernieuwd, zodat alles in één lijn is doorgetrokken.”

Als je de hele locatie zou willen inzetten voor één grote groep, hoe zou je dat dan aanpakken?

“Bij events voor grote groepen denken organisaties al snel aan een aantal standaard locaties, waar je iedereen in één groot hok kan stoppen. Maar als ze dit zien, dan zijn ze vaak verrast door de mogelijkheden. The Clubhouse en The View kunnen we gemakkelijk samenvoegen tot één ruimte van 800 vierkante meter. Hier kunnen we foodtrucks binnenrijden en een podium plaatsen voor een band of een dj booth. Het terras aan de achterkant van de locatie loopt tussen The View en The Arena, dus als we dat terras overkappen, dan koppel je die twee delen aan elkaar en voeg je een extra ruimte toe.

Via de receptie aan de voorkant heb je een andere route naar die kant van de locatie, en als we daar het voorterras overkappen, dan maken we daar ook meteen een grote ruimte van. Voor 2000 personen heb je al genoeg aan de begane grond, maar je zou ook nog The Upper Deck, de ruimte boven, The Bar of The Tasting Room erbij kunnen pakken. Dan maken we daar een ruimte met een andere muziekstijl, of we creëren een casino. Het enige wat we niet kunnen voor zulke grote groepen is een plenaire ruimte maken waarbij iedereen in één zaal past. Dat lossen we dan op met camera’s en schermen in alle ruimtes. Als het belangrijk is dat iedereen in één ruimte past, dan is dit niet de juiste locatie. Maar als je zoekt naar een locatie voor een klantendag of productlancering, dan hoeft dat niet in één ruimte; dan is het juist heel leuk om verschillende segmenten te hebben. Een foodfestival, een lounge; voor events met een festival-achtig sfeertje is Naarderbos ook uitermate geschikt.”

En binnenkort is er nog meer mogelijk, want je mag iets nieuws gaan neerzetten op het strand…

“Ja dat is ook heel tof. Er staat nu een kiosk op het strand, hier iets verderop, maar verder gebeurt daar nog niks. Wij mogen daar iets heel bijzonders bouwen!”

We lopen nog even langs The Arena, waar zo te zien wordt proefgedraaid voor een event. Rondom op de wanden worden beelden geprojecteerd van een autopresentatie, ondersteund door bijpassende opzwepende muziek. “Deze ruimte maakt voor ons echt het verschil. We bieden deze mogelijkheid gratis aan in de locatiehuur, inclusief alle beamers en het gebruik van standaard beelden. Van daaruit kan je het helemaal personaliseren. Het is een behoorlijke investering om die techniek up-to-date te houden, want het gaat nog veel sneller dan je denkt. Het is een uitdaging om dat bij te blijven, maar dat is ook wel heel leuk om te doen.”

Ook de geurbeleving van The Arena heeft al mooie toepassingen gezien, vertelt Remco. “Vorig jaar hadden we hier de kick-off van een nieuw model smartphone. Als je het doosje van die telefoons opent, dan weten de kenners dat je een bepaalde geur ruikt. Voor de introductie van die nieuwe telefoon hebben we die geur laten namaken en live tijdens de lancering ingespoten. De fans van dat merk herkenden het meteen!”

Welke ontwikkeling verwacht je dat komende tijd een belangrijke rol gaat spelen bij evenementenlocaties?

“Locatietrends ontwikkelen zich voortdurend. Nu is dat ruige en stoere heel erg hip, dus van die rauwe fabriekshallen scoren nu al een paar jaar super goed. Dat snap ik, want dat is ook heel erg mooi. Maar ik geloof dat het steeds meer zal gaan over het product dat je in de locatie serveert. De invulling van de dag zelf en hoe je de gasten verrast, wordt een belangrijke taak van de locatie. Je ziet dat organisatiebureaus zich specialiseren in de communicatie rondom events, en dat de creativiteit en inhoudelijke invulling op het bordje van de locatie terecht komt.”

Naarderbos heeft veel events van grote internationale bedrijven. Is dat heel anders dan events van Nederlandse organisaties?

“Die grote multinationals hebben een compleet ander wensenpakket. Onlangs hebben wij een event voor een grote Duitse company mogen organiseren. Als je kijkt hoe gedetailleerd zij werken, daar kunnen we in Nederland nog heel veel van leren. Alles is van tevoren tot in de kleinste details uitgeschreven, van de schoonmaak tot de portionering van de gerechten; van de dieetwensen van bepaalde gasten, tot wie welke specifieke drankjes drinkt. Over alles is nagedacht, zodat je op elk verzoek kunt inspelen en iedereen zich daadwerkelijk thuis voelt. Hoe groot het event ook is, het wordt geen massabijeenkomst maar gewoon een groot event met heel veel individuele mensen. Als locatie moet je daar wel in mee kunnen, want het vergt heel veel meer tijd en aandacht. Bij een meerdaags evenement dat we laatst hadden hing in de keuken een megagroot bord met foto’s en namen van alle gasten, die iedere dag veranderden, zodat de bediening zag wie waar zit. Mensen willen herkend worden, want herkennen is erkennen.”

Gaan we daar hier in Nederland ook naartoe? Amerikaanse toestanden in de bediening?

“Tot op zekere hoogte denk ik dat we wel naar dat model toe gaan, ja. Ik vind het heel goed als iemand uit de bediening zich aan tafel voorstelt en een praatje maakt; maar het moet wel natuurlijk overkomen. Horeca is theater, maar het moet geen toneelstukje worden. Hospitality is een vak, en dat wordt door veel mensen onderschat. Er zit meer achter dan met een dienblad rondlopen. Ik kan me bijvoorbeeld vreselijk ergeren aan een dienblad met kringen erop. Waarom haal je daar niet even een doekje over? Dat soort dingen zijn laksheid, en daar houd ik niet van. Een fout mag gemaakt worden, maar niet als het door nalatigheid is. Daar moet je alert op zijn, en dat mag de opdrachtgever ook van ons verwachten.”