Discover the finest spaces
Delen

Online Events – Veilig en gemakkelijk vanuit Beeld en Geluid Den Haag

Jarenlang werd gefilosofeerd en gediscussieerd over online events: welke impact zou digitalisering wel op de live evenementenbranche hebben? Nu is online de enige manier die we hebben om elkaar te ontmoeten. Hoe gaan locaties daarmee om? Beeld en Geluid Den Haag zet vol in op online en hybride evenementen en heeft haar locatie volledig ingericht voor deze events. “In deze tijd is er al genoeg onzeker in het leven. Bij ons word je daarom volledig ontzorgd en ben je zeker van een professioneel online event!” aldus Babiche Wouters van den Oudenweijer.

Hoe ziet dat eruit, een hybride en online events, vanuit Beeld en Geluid Den Haag?

Als je weleens een event hebt georganiseerd in Beeld en Geluid Den Haag, dan ken je ongetwijfeld hun ultramoderne, interactieve ‘Newsroom’. Deze ruimte bevindt zich in het hart van het gebouw, achter een grote, transparante glazen wand, en is voorzien van een indrukwekkende 25m2 grote video-wall waarop je de meest geweldige beelden kunt projecteren. In de Newsroom staat nu bovendien een professionele opstelling klaar met camera’s, extra schermen en een streamer voor een dynamische weergave van je event. De video-wall maakt de setting af en maakt het een geweldig decor voor online events.

Babiche Wouters van den Oudenweijer is teammanager Sales en Events bij Beeld en Geluid Den Haag en vertelt trots dat ze al diverse online events hebben gedraaid in deze ruimte. “In onze Newsroom maken we een opstelling naar wens. Wil je staan of liever zitten aan een tafel of in een stoel? Alles is mogelijk. Eén van onze vaste opdrachtgevers heeft hier inmiddels al een hele serie sessies gehost over verschillende onderwerpen. En dan moet je niet denken aan webinars, maar aan professionele uitzendingen van 2,5 uur. Zij deden dat met een moderator in de Newsroom en diverse sprekers op locaties door het hele land – met zelfs reclameblokken tussendoor. We werken met een vaste camera en gebruiken onze video-wall als achtergrond. Daarnaast werken we met een ‘losse’ camera die bediend wordt, zodat je een hele dynamische uitzending krijgt.”

Deze nieuwe manier van werken prikkelt het team om nieuwe oplossingen te verzinnen die van een online event een heel nieuwe beleving maken. En er een beleving van maken is nodig, zegt Babiche, want een online event is toch niet hetzelfde als ergens aanwezig zijn. “Maar het is interessant om te ontdekken wat er mogelijk is en hoe je hier op een creatieve manier een bijzondere beleving van je event kunt maken. Onze cateraar kan bijvoorbeeld lunch- of borrelboxes maken voor de gasten. Je mag op het moment geen bediening doen op locatie, dus die boxes zijn voor degenen die hier op locatie aanwezig zijn. Maar het is ook interessant om die box naar mensen te sturen die vanuit huis of kantoor mee kijken. Je kunt de inhoud branden met jouw event, je kan flyers toevoegen van je partners, en het biedt nog veel meer mogelijkheden. Je kunt er zo een hele beleving van maken!”

Van locatie voor ‘live events’ naar volledig hybride evenementenlocatie

Het team van Beeld en Geluid Den Haag sprong razendsnel in op de actualiteit door deze mogelijkheid te bieden. “Bij ons vielen de aanvragen – net als de meeste locaties denk ik – volledig stil een paar weken geleden. Maar dat duurde niet lang. We kregen al heel snel de vraag of events konden worden omgezet naar online, of dat we konden helpen om hele nieuwe events online op te zetten. ‘Jullie zijn van Beeld en Geluid, dus jullie kunnen dat vast wel!’, hoorden we steeds. Dat was heel leuk om te zien, dat die eerste associatie er al bij ons was.”

Toch vindt Babiche alleen online events niet voldoende. De locatie zet volledig in op het hosten van hybride evenementen – evenementen waarbij een groep bezoekers aanwezig is op de locatie en een ander deel online meekijkt. “We hebben nu een berekening gemaakt van hoe dat eruit zou zien als we de huidige RIVM-maatregelen volgen. In de Eventzaal, onze grootste ruimte, kunnen 60 personen bijeenkomen. Dat is een kwart van het aantal bezoekers dat er normaal in zou passen. In de Newsroom kunnen nog 30 personen zitten. We kunnen die zalen aan elkaar koppelen met een live stream, zodat in beide zalen iets gebeurt en je de live beleving hebt. Dan zijn er 90 personen bij ons aanwezig en de rest kijkt vanaf een eigen device waar dan ook ter wereld mee. Het enige wat je dan nog nodig hebt is een internetverbinding”

Waarom bij Beeld en Geluid en niet vanuit je eigen kantoor?

Bij livestreams en online events denken we door de tijd waar we nu in zitten al snel aan oplossingen als Skype of Zoom. Super makkelijk, gewoon vanachter je eigen keukentafel. Maar nu de gewenning begint toe te slaan, zoeken organisaties naar een professionelere manier om hun boodschap te verkondigen, ziet het team van Beeld en Geluid Den Haag. Babiche: “De vraag is natuurlijk ook wat voor uitstraling je zoekt voor je online event. De meeste organisaties zullen een kwalitatieve en professionele setting zoeken, en dat hebben de meesten van ons niet zomaar in huis. Daarnaast heb je een razendsnelle internetverbinding nodig en goede apparatuur. Doordat wij de setting en de techniek hebben, en de expertise en ervaring om ermee om te gaan, kunnen wij die gewenste kwaliteit van beeld, geluid en verbinding garanderen. Je kunt erop vertrouwen dat alles voor je wordt geregeld.”

Is online de toekomst?

Het is natuurlijk nog onzeker hoe de toekomst eruit ziet. Maar één ding is zeker, volgens Babiche: elkaar in het echt ontmoeten zal ook in de toekomst de voorkeur hebben. “Nu we gedwongen zijn om online te werken, wordt het gemis aan persoonlijk contact alleen maar meer benadrukt. Nu merk je pas echt hoeveel je het contact met andere mensen mist! Aan de andere kant is dit een heel goede ervaring, die veel organisaties over de drempel zal helpen om de mogelijkheden te leren kennen van online. Ik verwacht dat elk event in de toekomst een online component zal hebben, zeker bij internationale conferenties waar het toch lastiger zal zijn om mensen vanuit de hele wereld te laten invliegen. Maar geen enkel online event kan een gezellige borrel achteraf evenaren!”

X

Mooie venue?

Meld je nu aan en ontvang elke week het laatste locatienieuws.

LAAT JE INSPIREREN

Laatste nieuws: LocatieFlash

Meld je aan voor onze LocatieFlash en mis nooit meer het laatste nieuws over nieuwe en gerestylede locaties.