Offline vergaderen: locaties zonder internet
We besteden steeds meer tijd achter een beeldscherm. Is het niet de computer op kantoor, dan zitten we wel gefixeerd naar het schermpje van onze mobiele telefoon te staren. Hoewel offline al tijden wordt genoemd als de nieuwe luxe, vinden we het maar al te lastig om het mobieltje weg te leggen. In de auto, in bed, tijdens een etentje; zelfs in de bioscoop vinden we het nog nodig om geregeld de telefoon te raadplegen. Hoe zorg je ervoor dat je gasten tijdens jouw bijeenkomst hun telefoon in de binnenzak houden? Wij vonden vier locaties die je helpen met offline vergaderen!
Bilderberg Hotel Buunderkamp
Bij Bilderberg is men ervan overtuigd dat je beter functioneert als je af en toe out of office bent (lees bijvoorbeeld eens deze interessante blog over onbereikbaar zijn). Offline vergaderen maakt vaak meer impact dan online, stelt Petra van Dreumel namens de organisatie. “Maar er zijn tegenwoordig maar weinig plekken waar je écht onbereikbaar bent. Wij willen het onze gasten niet opleggen dat ze hun telefoon moeten inleveren. Beter is om te zorgen dat ze de telefoon niet wíllen gebruiken. Dat doen we door groepen te stimuleren om naar buiten te gaan, de natuur in!”
“Bij Hotel Buunderkamp in Wolfheze hebben we in het bos verschillende plekken gemaakt waar je kunt zitten. Daar kan degene die presenteert dus geen gebruik maken van een powerpoint presentatie; wel zo eerlijk als de anderen ook niet op de telefoon mogen kijken. Daarnaast hebben we hebben de Nacht van de Buunderkamp. Je gasten volgen dan ’s avonds een spoor van fakkels naar een groot kampvuur. Daar is de barbecue al aan het roken en draaien de varkens aan het spit. Zittend rond het kampvuur begint onze boswachter te vertellen. Alleen gaat zijn verhaal niet over het bos, maar over de nieuwe visie die jullie als organisatie zijn ingegaan.”
DeFabrique
Evenementenlocatie DeFabrique in Utrecht loopt vaak voorop als het gaat om technologische innovaties. Zo implementeerde de locatie als eerste een netwerk van beacons – kastjes die communiceren met de mobiele telefoons van je gasten, waardoor je evenementen steeds interactiever maakt. Toch ziet ook deze technologisch innovatieve locatie de behoefte aan offline ontstaan. Onlangs introduceerde DeFabrique daarom een ruimte waar je de mobiel juist even weg kunt leggen.
De ‘Ruimte voor Ruimte’ is een rustig gelegen en sfeervolle plek in het industriële complex, waar géén wifi beschikbaar is. Commercieel directeur Sybren Ophof: “We zijn idioot verslaafd aan ons mobieltje en verstoren zelfs gesprekken om even snel iets op te zoeken. Je hoort een piepje en bent al afgeleid. En dat terwijl de beste ideeën, gesprekken en verbindingen pas tot stand komen als je een bepaalde ruimte ervaart. Laat de ratrace even voor wat hij is en ontdek nieuwe kanten aan jezelf.” Wat je er wel kunt doen? Kleuren aan een lessenaar, liggend op een Chesterfield lekker bladeren door fijne tijdschriften, luisteren naar klassieke muziek in een relaxte hangstoel, of lekker zwieren op een schommel met lange touwen.
Kloosterhotel Zin
Een andere manier van offline vergaderen is de zogenaamde ‘topless vergadering’ – niet te verwarren met topless zonnen. Dit is een vergadering waar laptops en andere devices niet zijn toegestaan. Een locatie die hiertoe de mogelijkheid biedt is Kloosterhotel ZIN in Vught. ZIN is gevestigd in een voormalig klooster op een landgoed met eeuwenoude bomen en rijk aan natuur.
Het is een prachtige plek voor conferenties en vergaderingen, maar ook voor meditatieweekenden en retraites. Net als in vroeger tijden vind je hier rust en regelmaat: de sfeer van het kloosterleven. Die sfeer alleen weerhoudt vergadergasten er echter niet van om af en toe op de telefoon te kijken. Om offline vergaderen te bewerkstelligen heeft de locatie een oude brandkluis, nog afkomstig uit de kloostertijd, waarin je jouw gasten hun apparaten kunt laten inleveren. Om bij de tijd te blijven richt je je op de kloosterbel, die de eet- en meditatiepauzes inluidt.
Buitenplaats Elisabeth
Weer een andere benadering vinden we bij Buitenplaats Elisabeth, in de bossen van Woudenberg. Eigenaresse Jolanda Vuyk heeft de wifi standaard uit staan – al legt ze desgevraagd wel uit hoe het kastje aan kan. “Te weinig mensen beseffen wat voor invloed de voortdurende straling van apparaten en wifi heeft op ons brein. Als je die schermen en apparaten wegstopt voel je dat je meteen veel meer concentratie kunt opbrengen. Je wordt creatiever en krijgt sneller de juiste ingeving.”
“Daarnaast zitten we zoveel in onze apparaten, terwijl het bij een meeting gaat om het menselijke contact. Om die reden heb ik gekozen voor een open setting, en hebben we geen lange vergadertafel. Zo’n tafel werpt een barrière op, waardoor je minder makkelijk contact maakt. Bovendien helpt dat om minder snel de laptop erbij te pakken. Ik vertel het ook aan het begin van de meeting, en dan zie ik de mensen wel kijken: ‘waar heeft ze het over!’ Maar altijd hoor ik na afloop hoe fijn het is dat die barrière weg is en dat je de meeting met elkaar ervaart.”
