Nikie Zwarthoed (Zwarthoed Producties): ‘De gast moet centraal staan’

De evenementenbranche is aan grote veranderingen onderhevig. De eventprofessional beweegt mee, maar houdt die alle ontwikkelingen bij? In de rubriek ‘Jonge eventprofessional aan het woord’ laat de jonge generatie van zich horen. Een samenwerking tussen GreaterVenues en G14, de club voor jonge, talentvolle eventprofessionals onder de 35. 

Nikie Zwarthoed (24) is sinds 2014 eigenaresse van Zwarthoed Producties. Ze is een creatieve en pro-actieve freelance eventmanager met veel passie voor het vak. Nikie geeft advies bij de organisatie van evenementen, maar verzorgt ook de hospitality, catering, decoratie, entertainment, programma, logistiek en locatie. “Ik kom op ontzettend veel gave locaties door het hele land. Het leukste aan mijn werk is de afwisseling, geen dag is hetzelfde. Ik denk graag mee met anderen, maar houd er ook van om te verrassen met nieuwe concepten en denkrichtingen. Ik doe er echt alles aan om een event helemaal perfect te laten verlopen. Problemen zie ik als een uitdaging!”

[Little Venice by Novolari, Loosdrecht 2015]

Hoe heb je het vak geleerd?

“Op mijn dertiende ben ik begonnen met werken in een Grand Café. Zij organiseerden veel events, ook op externe locaties. Toen wist ik al dat ik in de toekomst iets met evenementen zou gaan doen. Ik ben dan ook afgestudeerd aan Business School Notenboom, richting Events-, Leisure & Travelmanagement. Daarna ben ik begonnen als freelancer, omdat dat dé manier is om de evenementenbranche goed te leren kennen. Ik krijg te maken met een breed scala van opdrachtgevers, leveranciers, locaties en personeel. Mijn ouders hebben een eigen zaak, dus ondernemen is er met de paplepel ingegoten. Ik hoop mijn bedrijf te laten groeien tot een succesvolle onderneming.”

Waarom ben je lid geworden van G14?

“Ik had al veel gehoord en gelezen over G14. In mijn werk kom je vaak vooral oudere branchegenoten tegen. Daar is niets mis mee, maar het leek mij leuk om ook met leeftijdgenoten te netwerken en te brainstormen. En aangezien ik erg bezig ben met mijn eigen onderneming, vind ik het belangrijk om mijn netwerk te laten groeien.”

Wat zijn de verschillen tussen jonge eventprofessionals en de oudere collega’s?

“Jonge eventprofessionals zijn dynamischer en meer gericht op innovatie. Zij staan meer open voor nieuwe ideeën, terwijl de oudere eventprofessionals vaak wat vastgeroest zitten in een oud stramien. Zij hebben meer moeite met veranderingen binnen de branche. Maar beide generaties kunnen van elkaar leren. De oudere generatie kan energie en motivatie putten uit het enthousiasme van jongeren. Wij jonge eventprofessionals kunnen de kennis van de oudere vakgenoten toepassen in het nu.”

[Maretti personeelsfeest, Finley Design Studios 2014]

Wat is de belangrijkste ontwikkeling in de evenementenbranche?

“De ontwikkeling van sociale technologie. De inzet van social media is enorm gegroeid in evenementen. We maken steeds meer gebruik van tools en apps, waardoor netwerken effectiever wordt, net als het ontmoeten van nieuwe mensen. En de interactie met gasten wordt zo natuurlijk ontzettend groot. De ontwikkeling van sociale technologie op events zal de komende jaren alleen maar meer doorzetten.

Een middel om het publiek al in vroeg stadium bij het event te betrekken is crowdsourcing. Je laat de gast dan de content van het event bedenken. Het blijft natuurlijk belangrijk om zelf de strategie te bedenken, maar het doel moet zijn om je gast centraal te laten staan.”

Welke ontwikkeling zie jij bij locaties?

“Locaties gaan erg met hun tijd mee. Iedere locatie wil er trendy uit blijven zien, dus zij steken veel geld in de aankleding. Daarnaast houden locaties zich steeds meer bezig met marketing en zijn ze heel actief op social media.”

Welke drie locaties kun jij aanbevelen en waarom?

“Gooiland is al jaren een begrip in ’t Gooi, maar het is pas vier jaar een eventlocatie. Het is een ontzettend mooi monumentaal pand, dat door een jonge ondernemer is omgetoverd naar een waanzinnige locatie die voorzien is van alle technologieën van nu. De locatie biedt veel variëteit, waardoor er bij ieder event een unieke beleving wordt gecreëerd. Je kunt er terecht voor congressen, theaters, vergaderruimtes en feesten. Grote namen als Google, Porsche en Nike weten Gooiland al te vinden voor hun events.”

[Foto: Gooiland]

“Het West-Indisch Huis is een mooie historische locatie in het hart van Amsterdam. Of je nu voor een huwelijk, klein zakelijk of groot zakelijke partij komt, alles is hier mogelijk. Wat het uniek maakt is de catering van ‘a matter of TASTE’. Zij hebben leuke gerechten en happen, die op waanzinnige wijze gepresenteerd worden.”

[Foto: Het West-Indisch Huis]

“Finley Het Witte Huis in Loosdrecht is een waanzinnige locatie aan het water. Buiten zijn ontzettend veel mogelijkheden, maar ook het interieur van de locatie is fantastisch. Er hoeft hier weinig te gebeuren qua styling en meubilair. Met het salesteam kun je goed communiceren over de mogelijkheden binnen de locatie. Een huwelijk op deze locatie staat garant voor een fantastische dag. Ook voor grote zakelijke events met verschillende activiteiten, bijvoorbeeld op het water, is deze locatie perfect.”

[Foto: Finley Het Witte Huis]

Wat is de slechtste ervaring die je ooit hebt gehad op een locatie?

“Oude apparatuur die niet werkte, smerigheid, slechte catering, slecht personeel, vieze toiletten, spinnenraggen en vies linnen. En dat op één locatie. Ik schaamde me dood! Na die partij wist ik zeker dat ik nooit meer op deze locatie wilde staan.”

En welke beste ervaring staat daar tegenover?

“Een locatie waar je aankomt en alles goed geregeld is. Van de sales tot en met het moment dat ik het operationele gedeelte overneem. Met een waanzinnige styling, mooi decor en leuk meubilair. Een toiletdame die tijdens het event de toiletten netjes onderhoudt en een conciërge die de locatie tiptop bijhoudt. Goed voorbereide partysheets vanuit sales en een planning die exact klopt. Goed personeel en communicatie tussen de keuken en operationeel, waardoor alles op rolletjes loopt.”

Heb je nog tips voor locatiehouders?

“Voor mij is het natuurlijk een pré als er goede communicatie is tussen de sales van de locatie en de freelance eventmanagers. Zorg voor een heldere communicatiestroom, van het eerste gesprek tot en met het aftersales gesprek. En neem salesmedewerkers aan met een operationele achtergrond, zodat er events verkocht worden die ook daadwerkelijk uitgevoerd kunnen worden. Daarnaast is een transparante kostenstructuur belangrijk, zodat de klant weet waar die aan toe is.”

“Als locatie is het belangrijk om een heldere en duidelijke visie te hebben, en houd je daaraan. Bespaar nooit op personeel of op kwaliteit. Blijf innoveren en ga mee met de tijd. Dat wil zeggen: eens in de drie tot vijf jaar de locatie vernieuwen op gebied van styling en altijd de nieuwste technologieën en apparatuur in huis hebben. Meegaan met de tijd geldt ook voor de catering: schakel dus een goede cateraar in.”

Ben jij ook een jonge eventprofessional en benieuwd naar G14? Klik hier voor meer informatie en aankomende evenementen.