Marga Groot Zwaaftink: ‘De zaal kan je maken of breken!’
Als jurylid van de Verkiezing Dagvoorzitter van het Jaar heb ik in een korte tijd veel vakgenoten gesproken. Dagvoorzitters én hun opdrachtgevers. De passie spatte er vanaf, dat is echt inspirerend om te horen!
Wie weet dat niet beter dan de locatie?
Wat me opviel is dat de meeste partijen in een vroeg traject heel bewust nadenken over de opstelling van de zaal. Interactie, dialoog, verbinden zijn woorden die veel vallen in het event design. Dat kan alleen als over de inrichting van de zaal heel serieus wordt nagedacht! En wie kent de mogelijkheden niet beter dan de locatie zelf? Dus locaties: inspireer met foto’s van allerlei verschillende opstellingen en draag ideeën aan.
Een paar voorbeelden die wij zelf al eens toegepaste:
01. Bewegingsvrijheid dagvoorzitter
Plaats het podium in het midden, vorm met looppaden een diagonaal kruis naar het podium en zet aan de uiteinde van die paden ook een ‘zeepkist’. Dit zorgt voor optimale bewegingsvrijheid voor de dagvoorzitter, de zaal wordt in 4 vakken verdeeld wat een competitie element vergemakkelijkt bijvoorbeeld. Daarnaast kun je veranderen van perspectief doordat je bijvoorbeeld een spreker in korte column geven op de zeepkist.
02. Interactie publiek
Plak grijs ducktape op de grond bij de oneven rijen stoelen. Als de dagvoorzitter de boel lekker los wil laten starten, hoeft zij of hij alleen maar te vragen: ‘wil iedereen die een grijze lijn onder haar/zijn stoel ziet, deze 180 graden draaien en je voorstellen aan degene waar je dan tegenover zit?’
03. Q&A mogelijk maken
Theaterzaal: blokker met lint om de 4 of 5 rijen de ingang van die rij. Hierdoor kan de dagvoorzitter en hostessen met microfoon die haar/hem assisteren, toch dicht bij de deelnemers komen en is een Q&A mogelijk, ondanks de zaalopstelling.
