Linda Kerkhoven: ‘Voeg beleving toe aan de bezichtiging’

“Rondleidingen met alleen maar details over capaciteit zijn dodelijk saai” volgens Sander de Hoop. Hoe moet het dan wel? Hoera! Iemand wil graag uw locatie komen bezichtigen. Dit betekent dat u de online selectie bent doorgekomen en dat er nu serieuze interesse is. Het is tijd om de rode loper uit te leggen en u op uw best te laten zien.

Waarom komt iemand uw locatie bekijken?
Waarschijnlijk omdat men plannen heeft om een bijeenkomst te organiseren. Zorg dat u goed voorbereid bent en dat u vooraf al weet wat voor soort bijeenkomst het is en ook weet van het doel. U kunt daardoor een keuze maken wie u de rondleiding laat doen want hoogstwaarschijnlijk worden er al bijeenkomst specifieke vragen gesteld tijdens de ontmoeting. Daarnaast kunt u direct de ruimtes laten zien die van toepassing zijn en hoeft u iemand niet te vermoeien met bijvoorbeeld bezichtiging van hotelkamers als er toch niet overnacht hoeft te worden.

Waar is de ingang?
Helaas ondervind ik bij locatiebezoeken nog regelmatig aan den lijve dat ik moet zoeken naar de ‘ingang’. Ik hoor dan wel eens “ja met bijeenkomsten staat er natuurlijk wel een welkomstbord met bewijzering..” Laat uw locatie zien zoals het straks ook zal zijn en zorg voor een warm welkom. Als uw locatie beschikt over een ‘niet te missen’ hoofdingang met receptie, zorg dan dat de receptionist(e ) op de hoogte is van de bezichtiging. Het voelt heel welkom als de receptioniste de naam bevestigt en bijvoorbeeld ook zegt “ik zie dat u komt voor de bezichtiging, hartelijk welkom bij …”.

Een miniproeverij ‘to go’
U ontvangt uw gast en zoekt een rustig plekje waar u wat ‘warms’ te drinken aanbiedt. En voor meer beleving en een leuke verrassing zorgt u daarbij voor een huiselijke – of plaatselijke – lekkernij en vertelt daar wat over. U kunt ook zorgen voor een miniproeverij om mee te nemen. Tijdens de koffie of thee zorgt u dat u zoveel mogelijk te weten komt over de bijeenkomst en probeert alvast mee te denken.

Vermijd rommel, creëer sfeer
Voeg ‘beleving’ toe aan de bezichtiging. Vertel iets over de locatie hoe is het ontstaan, historie pand, iets over de omgeving of misschien wel over de kunst die er hangt. Maar bovenal ‘toon’ de ruimte(s) zoals u daar trots op bent! Dus verontschuldig niet als er dozen staan, het niet schoon of koud is en de stoelen nog op tafel staan maar zorg voor een verzorgde ruimte, behaaglijke temperatuur, sfeerverlichting, muziekje aan en bloemen op tafel – bij wijze van maar toch ook wel serieus -. Noem voorbeelden van passende arrangementen voor eten & drinken maar ook bijvoorbeeld in activiteiten op locatie en in de omgeving. Denk mee en ontzorg!

Een passend afscheid
Tenslotte, als het goed is heeft u tijdens de informele bezichtiging voldoende informatie verkregen om een passende offerte uit te brengen. Maak het afscheid persoonlijk en geef een kleine ludieke attentie mee met een kaartje met contactgegevens eraan met leuke (handgeschreven) tekst.

Daarna is het ook prima om online te linken via LinkedIn en te refereren aan de leuke kennismaking. Kom afspraken na, koppel nog openstaande vragen terug en stuur binnen de afgesproken termijn een offerte. Bel gerust nog even na om te vragen of de offerte naar wens was.

Uit eigen ervaring weet ik dat bezichtigingen veel tijd kosten maar ook dat het ‘loont’. Toon oprechte aandacht en interesse, verplaats je in de gast en vertel gepassioneerd. Vergeet niet dat een enkele bezichtiging kan leiden tot een langdurige samenwerking.