Joke Bosma, sr. event manager NBA: ‘Ik ben allergisch voor vierkante meter verkopers’
Joke Bosma is sr. event manager bij de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants). De NBA is een bij de wet ingestelde publieksrechtelijke beroepsorganisatie die onder andere belast is met het bevorderen van de goede beroepsuitoefening van haar ± 22.000 leden.
80 evenementen per jaar
Samen met twee collega’s is Joke verantwoordelijk voor ongeveer 80 evenementen per jaar. Het laatste evenement “buiten de deur” was een bijeenkomst over verandermanagement bij Undercurrent in Amsterdam Noord. Het eerstvolgende evenement staat gepland bij Stroom in Rotterdam.
Evenementenbudget
“Ons evenementbudget blijft dit jaar ongeveer gelijk, maar is zeker gedaald in de afgelopen jaren. Als beroepsorganisatie zijn wij sowieso niet ‘van de feestjes’, wij organiseren vaak inhoud-gerelateerde bijeenkomsten en congressen of veel debatten met het ‘maatschappelijk verkeer’ zoals dat heet,” vertelt Joke. Het aantal evenementen is volgens haar minder geworden. En als het georganiseerd wordt, moet er een directe aanleiding voor zijn en dan alsnog is het met mate.
Joke: “Daarnaast is een nog kritischere blik op de uitgaven: waar geven we het aan uit en is het dat waard? Dat is sowieso een gezonde instelling en staat los van crisis – of geen crisis.”

Welke locaties staan in uw Tip-lijst?
Of een locatie een goede tip is hangt vooral af of de locatie past bij de aard en de doelstelling van het evenement, het moet echt een match zijn. Recent was ik onder de indruk van:
Rembrandt Toren in Amsterdam
Voor een board-room meeting op niveau. Naast dat het een magische plek is met een waanzinnig uitzicht, is het contact en de service bijzonder professioneel.
Kapellerput in Heeze
Voor een creatieve sessie: de naam deed mij denken dat het een van de zoveelste historische locaties was in één of ander bos maar ik was compleet verrast door een enorm creatieve opzet van ‘de vernieuwing’ en hun ‘Kaban’. Eén van de weinige locaties die meedenken in ‘meeting design’.
Het Glazen huis in Klarenbeek
Ik was vooral onder de indruk vanwege de grote ronde tafel waaraan 24 personen passen. Ook vanwege de heerlijke huiskamersfeer die daar hangt. Een superplek voor een bestuursvergadering.
Stel: de sky is the limit en u mag uw ultieme locatie inzetten voor een evenement. Hoe ziet deze locatie er dan uit?
“Dat hangt natuurlijk af van het soort evenement, maar als ik even hardop mag dromen voor een congreslocatie:
– Een (vanuit esthetisch oogpunt) mooie locatie, gelegen vlak bij een snelweg, met goede parkeergelegenheid en op loopafstand een (intercity)station.
– Een locatie waarvan de account- of sales managers waar ik mee te maken hebben met mij samenwerken aan een zo goed mogelijk evenement, met mij meedenken om hun locatie, diensten en expertise zo goed mogelijk in te zetten. Die snappen wat ik wil als organisator.
– Een locatie die begrijpt dat (gratis) wifi, net zoals goede koffie waarvoor de deelnemers niet een uur in de rij hoeft te staan, tot de basisbehoeften van de congresdeelnemer behoort. Een locatie waarvan alle medewerkers snappen dat zowel zij, als ook wij die dag voor het evenement in dienst staan van de deelnemers, van aankomst in de parkeergarage tot en met vertrek. Waar alle medewerkers, ook de ingehuurde oproepkrachten, vriendelijk zijn en weten wie hun gasten zijn die dag.
– Een locatie die goede, als het even kan verantwoorde, creatieve catering biedt met slimme oplossingen voor grote gezelschappen.
– Een locatie waar het liefst de zaalopstelling vrij is en modern ingericht is.
Ik word net even wakker: gek eigenlijk dat je daarover moet dromen en dat niet aan de orde van de dag is!”
Welke slechte ervaringen kunt u delen?
“Waar ik echt allergisch voor ben is (in mijn ogen) achterhaalde verdienmodellen van locaties, “de vierkante-meter-verkopers” zoals ik ze noem. Waar je de “lobby” moet afhuren die voor een zaal ligt, terwijl ik dat een gang noem die naar de zaal leidt.”
“Laatst kreeg ik de eindfactuur van een evenement waar “vlag hijsen” en “verzorgen van achtergrond muziek” (een cd afspelen op een bestaande geluidsinstallatie) op de eindfactuur stond. Dan neem je in mijn ogen jezelf én je opdrachtgever niet serieus.”

Wanneer boekt u een locatie zeker niet?
“Naast dat een locatie “gewoon goed” moet zijn en moet passen bij de aard van het evenement, zal ik een locatie niet snel boeken als ik het idee heb dat ik niet goed kan samenwerken met mijn contactpersoon. Naar mijn idee is de relatie tussen opdrachtgevers en leveranciers sterk veranderd. “Vroeger” was de klant altijd ongevraagd koning, dat is inmiddels “zo jaren 80”. Nu is de rolverdeling, in ieder geval in mijn ogen, anders en werk je als partners samen om vanuit ieders expertise te werken aan een zo goed mogelijk evenement. Dat geldt ook voor een locatie. Als een locatie dat niet snapt maar mij het gevoel geeft dat vooral het gaat om mij zoveel mogelijk te verkopen, haak ik af.”
In welke locatie bent u momenteel geïnteresseerd?
“MindCenter in Vianen.”
Hoe vindt u nieuwe locaties? Schakelt u dan een bureau in (wanneer wel / niet)?
“Wij schakelen nooit een bureau in voor het zoeken naar nieuwe locaties, ik vind dat dat bij mijn vak hoort. Ook als corporate eventmanager is het van belang je toegevoegde waarde telkens weer bewijst en als ik een bureau zou inschakelen word ik van eventmanager een soort makelaar voor mijn gevoel. Veel locaties vind ik via relaties, ‘van horen zeggen’ of via internet.”
Wat zou u willen zeggen tegen locatiehouders?
Don’t:
“Slecht voorbereide sales calls. Deze beginnen vaak met: Komt het gelegen? Organiseert u wel eens evenementen buiten de deur? (jaha dat kunt u vinden op onze website).”
“Ik werd laatst gebeld door een locatie waar we het afgelopen jaar een paar keer hebben geboekt met de vraag of we wel eens gebruik maken van een externe locatie en vervolgens werd ik uitgenodigd om kennis te maken. Suf hoor.”
Do 1:
“Verdiep je in opdrachtgevers en in het evenement, werk vanuit je eigen kracht en expertise samen en gebruik dat als USP. Zet professionele mensen in.”
Do2:
“Zorg voor goede info op je website. De sfeerplaatsjes van de oprijlaan en de fles wijn zijn prachtig maar niet functioneel. Laat zien hoe de locatie eruit ziet, het liefst in verschillende opstellingen.”
Foto’s:
Foto 1: Joke Bosma
Foto 2: Rembrandt Tower
Foto 3: Kapellerput