Discover the finest spaces
Delen

Je event live streamen bij een evenementenlocatie: hoe werkt dat?

De crisis rond Corona is voorlopig nog niet voorbij. Veel evenementen zijn daarom uitgesteld tot het najaar of zelfs naar 2021. Maar niet alle events, presentaties of trainingen kunnen wachten. Wat doe je in zo’n geval? Steeds meer evenementenlocaties gaan een samenwerking aan met een av partner en bouwen hun ruimten om tot professionele studio’s waar je je evenement kunt opnemen en live kunt streamen. Is dit een goed alternatief? En hoe gaat zo’n opname in zijn werk? Dirk de Jong van advies- en trainingsbureau Bee Improve vertelt over de online training die hij onlangs gaf aan medewerkers van de Technische Universiteit Delft bij Creative Valley in Utrecht en Susanne van Nierop vertelt over de uitreiking van de Dutch Marketing Awards die live online te volgen was vanuit de High Light van Capital C in Amsterdam.

“Toen bekend werd dat we niet meer met grote groepen samen mochten komen en zoveel mogelijk thuis moesten blijven, zat ik middenin een training over Lean Management met een groep medewerkers van de TU Delft”, vertelt Dirk. “Die kon niet zomaar uitgesteld worden dus ik moest creatief zijn. De training online geven kwam al snel bij me op, maar ik wilde dit wel op een professionele manier doen. De kwaliteit van de training moest op orde blijven.” Op LinkedIn zag hij een bericht voorbij komen over de mogelijkheid om in de verschillende eventruimten van Creative Valley een video op te nemen die meteen live gestreamed kon worden. “Iets goed in beeld brengen en ervoor zorgen dat je boodschap ook live gestreamed wordt, is een vak. Ik heb te vaak video’s gezien van mensen die het zelf proberen te doen en die video’s houden je aandacht niet vast. De mooie zalen van Creative Valley gecombineerd met de expertise van Orange Films als decor van mijn training, sprak me dan ook meteen aan.”

Creative Valley

In het pand van Creative Valley in Utrecht kun je niet alleen meetings en events organiseren en een appartement huren, maar ook je kantoor vestigen. Het bedrijf Orange Films, dat allerlei soorten videoproducties maakt, is één van de bewoners. “We werken vaker met Orange Films samen tijdens events. Dus toen we doorkregen hoeveel impact de coronacrisis zou gaan hebben, ben ik meteen met eigenaar Robin Kroesen om tafel gaan zitten. Vervolgens was ons concept – onze ruimten inzetten als live streaming studio’s – al heel snel te boeken”, vertelt Anne van ‘t Hoog van Creative Valley. Robin: “Alle zalen kunnen we inrichten als professionele studio met onder andere drie HD camera’s – zodat we van perspectief kunnen wisselen – een microfoon bij de spreker en de mogelijkheid om video’s en presentaties in te starten tijdens de opname. Verder kunnen we telefoongesprekken in de opname integreren en zorgen we ervoor dat het licht en geluid top is. Je event wordt live gestreamed via bijvoorbeeld Youtube of Facebook, zodat je bepaalde mensen gericht een uitnodiging kunt sturen en ze ook gemakkelijk tijdens de opname kunnen reageren.” Naast iemand van Orange Films die de regie doet, hoeft er niemand in de ruimte te zijn. Hierdoor is het makkelijk om voldoende afstand van elkaar te houden.

De trainingssessie van Dirk werd in het Auditorium opgenomen. “Ik ga de rest van de training ook bij Creative Valley opnemen, dus we willen elke keer een andere zaal pakken. Daardoor blijft het dynamisch”, vertelt Dirk. “Robin gaf me voor en tijdens het opnemen veel meer tips om mensen geboeid te houden. Zo zijn we na de eerste sessie van een uur bijvoorbeeld overgegaan op blokken van een half uur met telkens een opdracht tussendoor. Dat werkte erg goed! Ook heb ik een deel zittend en een deel staand gepresenteerd. Dat zorgt voor de nodige afwisseling.” De cursisten waren tevens positief. “De feedback was erg goed! Mensen vonden het fijn dat ze meteen konden reageren en het viel me zelf op dat de vragen die ik kreeg veel concreter waren dan anders. Je moet toch even nadenken voordat je iets typt.”

Capital C

Ook evenementenlocatie en kantoorgebouw Capital C in Amsterdam schakelde snel met hun av partner Bourgonje en bouwde hun nieuwe event venue de High Light op het dak van het pand om tot studio. “Een fantastische ruimte die bestaat uit een glazen koepel. Vanuit daar kijk je uit over de hele stad. Voor ons het perfecte decor voor de uitreiking van de Dutch Marketing Awards”, vertelt Susanne van Nierop, hoofdredacteur van vakblad Adformatie. Samen met het Nederlands Instituut voor Marketing (NIMA) en het Platform Innovatie in Marketing (PIM) organiseert Adformatie de jaarlijkse Dutch Marketing Awards. “Omdat de jurering al had plaatsgevonden en alleen de uitreiking van de prijzen nog moest gebeuren, voelde het niet goed om dit door te schuiven naar het najaar. Bovendien ga je dan prijzen uitreiken die over prestaties uit 2019 gaan terwijl het dan alweer bijna 2021 is. Dus besloten we om de awardshow door te laten gaan, maar dan online.”

Omdat het kantoor van Adformatie in het Capital C gebouw zit, hoefde er niet gezocht te worden naar een geschikte locatie. Susanne: “Zoiets kun je niet zelf gaan doen via Zoom bijvoorbeeld. Een awardshow moet een bepaalde allure hebben en dat heeft de High Light. De studio daar staat al voor je klaar, inclusief draadloze microfoons, camera’s en licht. We hoefden alleen onze video’s waarin de genomineerden werden voorgesteld in te laden, het licht goed in te stellen en we konden beginnen.” Samen met Aljan de Boer van PIM en Marc van Eck, voorzitter van het College Register Marketeers, presenteerde Susanne de talkshow waar op het hoogtepunt maar liefst 800 mensen naar keken. “Iedereen reageerde ontzettend positief. Alles was goed te volgen en bovendien terug te zien op onze website. Voor ons was het wel raar om geen applaus te horen wanneer we een winnaar bekend maakten, maar ik denk dat dit een hele goede oplossing was onder de huidige omstandigheden!”

“Omdat alles hier net aangelegd en gerenoveerd is, hebben we het geluk dat we profiteren van een geweldige internetverbinding waardoor we live streams kunnen maken waar duizend mensen of meer naar kunnen kijken”, legt Thomas Zwart, directeur van Capital C, uit. “2020 had natuurlijk óns jaar moeten worden aangezien we net open zijn. Maar door de inzet van onze studio kunnen we nu alsnog events hosten, maar dan online! Dit doen we natuurlijk geheel op de creatieve wijze van Capital C. Tot nu toe is er veel vraag naar, vooral nu we weten dat evenementen nog een tijdje niet door kunnen gaan.” Je kunt de studio een dagdeel, maar ook voor twee uur huren. Hierdoor kunnen er allerlei soorten events opgenomen worden.

X

Mooie venue?

Meld je nu aan en ontvang elke week het laatste locatienieuws.

LAAT JE INSPIREREN

Laatste nieuws: LocatieFlash

Meld je aan voor onze LocatieFlash en mis nooit meer het laatste nieuws over nieuwe en gerestylede locaties.