Jaarbeurs verrast door flexibele inzet ruimtes voor events, congressen en beurzen

Iedereen kent Jaarbeurs in Utrecht. Grote kans dat dit is dankzij beurzen als de Motorbeurs, Thunderdome of LEGO World. Maar Jaarbeurs biedt zoveel meer dan alleen de beurshallen. Wist je dat zich daarboven een indrukwekkend congrescentrum bevindt of dat er maar liefst 30 vergaderzalen zijn in MeetUp bij Jaarbeurs? Accountmanagers bij Jaarbeurs werken nauw samen om de meest indrukwekkende events neer te zetten en daarbij het uiterste uit de venue te halen. Voor deze editie van Locatiehouder aan het woord spreken we met Accountmanagers Kelly van der Velden – Otten, Allegra Voss en Dennis Kusters. Zij geven ons een inkijkje in hun werkwijze en de flexibiliteit van Jaarbeurs.

“We hebben alle drie onze eigen focus. Allegra is mede-verantwoordelijk voor Vergadercentrum MeetUp met 30 vergaderzalen in het Beatrix Gebouw, Dennis is medeverantwoordelijk voor de verhuur van beurshallen. Samen met een team van negen accountmanagers ben ik medeverantwoordelijk voor de verhuur van het congrescentrum in het Hallencomplex en de verhuur van het Beatrix Theater en de Expozaal”, verduidelijkt Kelly. Bij de organisatie van events, beurzen en congressen is er vaak sprake van kruisbestuiving. “Daarbij komt onze expertise goed tot z’n recht”, vult Allegra aan. “De vergaderzalen van MeetUp zijn bijvoorbeeld goed te combineren als subzalen met het Beatrix Theater.”

Jaarbeurs

“Bij Jaarbeurs denken wij graag mee met de groei van een event of beurs. Het is cruciaal om op basis van de grootte van de beurs, de juiste configuratie van hallen te selecteren”, legt Dennis uit. Hij laat opdrachtgevers graag kennismaken met Supernova en Media Plaza, de ruimtes boven de beurshallen waar het congrescentrum te vinden is. Dennis: “Deze ruimtes maken indruk. Supernova is futuristisch en Media Plaza is indrukwekkend: perfect voor workshops, seminars en andere break-outs. Het laat opdrachtgevers anders kijken en biedt hen meer flexibiliteit voor hun beurs, congres of event.”

Samenwerken voor het beste resultaat

“Natuurlijk kunnen er een maximaal aantal gasten terecht in de verschillende ruimtes die je bij Jaarbeurs vindt. Maar dat betekent niet dat je met een bepaald aantal gasten automatisch bij een bepaald contactpersoon terechtkomt. We kijken heel goed naar wie als contactpersoon het beste bij de opdrachtgever past.

Daarnaast is Jaarbeurs ontzettend goed bereikbaar, vooral met het openbaar vervoer. Het Beatrix Gebouw ligt pal naast Utrecht Centraal, waar je vanaf Schiphol binnen 30 minuten bent. We houden bij het advies voor welke ruimte het meest geschikt is ook rekening met hoe gasten naar Jaarbeurs komen. Het hallencomplex is juist weer gunstig gelegen wanneer veel gasten met de auto komen, dankzij grote parkeerterreinen”, vertelt Allegra.

Daar sluit ook Kelly zich bij aan: “We kijken waar de potentie van het event zit en waar dit bij Jaarbeurs het beste georganiseerd kan worden. Voor de aankomende én toekomstige edities. Ik heb bijvoorbeeld veel overleg met Dennis als het gaat om aanvragen voor grote bijeenkomsten. Zitten ze goed bij de beurshallen en het bovenliggende congrescentrum? Of creëren we het op een andere manier in de Expozaal en het Beatrix Theater? Het is altijd maatwerk.”

Gebruikmaken van de ruimtes van Jaarbeurs

Dennis ziet dat veel opdrachtgevers die in het Beatrix Theater en bij Kelly in de Expozaal geweest zijn een doorgroei maken naar grotere ruimtes in het hallencomplex. Hij vertelt: “Het is mooi hoe opdrachtgevers zich laten inspireren door de mogelijkheden. Hoe we beurzen vormgeven in het Hallencomplex op de begane grond en in de ruimtes in het congrescentrum Supernova en Media Plaza op de bovengelegen etage. Dit biedt meerdere voordelen. De ruimtes in Supernova  en Media Plaza zijn indrukwekkend en inspirerend. Daarnaast maak je simpelweg gebruik van wat er al is.”

Account- en Eventmanager in één

De functie van Kelly en Allegra bij Jaarbeurs is vrij uniek. Kelly: “We zijn zowel Accountmanager als Eventmanager. Bij Jaarbeurs werkt deze combifunctie prettig. We houden ons zowel bezig met sales als met de operatie zelf. Opdrachtgevers hebben tijdens het hele traject een vast aanspreekpunt. Dat werkt prettig voor beide partijen. Om de verwachtingen van de opdrachtgever te overtreffen, werken we als Accountmanagers nauw samen. We vullen elkaar feilloos aan.” Flexibiliteit staat bij Jaarbeurs dus hoog in het vaandel. Je ziet het terug in de werkwijze, in het meebewegen met de vraag van opdrachtgevers en in de manier waarop stuk voor stuk unieke ruimtes optimaal benut worden.

100 jaar ervaring bij Jaarbeurs

“Het feit dat er zoveel mogelijkheden zijn, maakt Jaarbeurs een prettige venue voor uiteenlopende bijeenkomsten”, zegt Dennis. Jaarbeurs bestaat al ruim 100 jaar, dat betekent ook dat er veel ervaring is binnen de teams. Kelly: “Er is altijd een collega die je alles kan vertellen. We zoeken elkaar binnen Jaarbeurs graag op om elkaars expertise te benutten.”

Ontmoeten, kennis delen en inspireren

De mogelijkheden bij Jaarbeurs zijn eindeloos. “Kijk alleen al naar de ruimtes. Van een sfeervol theater tot plug & play vergaderzalen en indrukwekkende congrescentra tot grootse beurshallen. Als het er niet stond of niet eerder is gedaan, denken we mee om het toch voor elkaar te krijgen, dankzij ons flexibele en meedenkende team. Zo maken wij bij Jaarbeurs ontzettend veel mogelijk”, zegt Allegra. “Je stapt bij Jaarbeurs in een wereld waar elkaar ontmoeten, kennis delen en inspireren centraal staat.”