Ieder event een nieuwe beleving in het Spoorwegmuseum
Locaties met veel mogelijkheden voor evenementen, die zien we wel vaker. Maar een locatie die zó divers is, dat zelfs doorgewinterde event managers weleens te maken krijgen met keuzestress? Dat is toch wel heel bijzonder. Bij het Spoorwegmuseum in Utrecht kun je met gemak meerdere events bijwonen, en toch heb je elke keer het idee dat je in een compleet andere locatie bent beland. Walter Dawson en Evertjan de Rooij leiden ons rond door deze bijzondere locatie.
Het Spoorwegmuseum is ongekend divers. Er is een museum met tientallen historische treinen, er zijn attracties (zelfs een heuse achtbaan!), complete ruimtes voor hele grote en hele kleine zakelijke evenementen, een theater met eigen acteurs, een treinstation met klassieke wachtkamers, prachtige thematisch ingerichte werelden; je kunt er 200 auto’s voor de deur kwijt en je kan er ook nog komen met een geheel eigen treinverbinding – het is bijna teveel om op te noemen. Niet voor niets is de locatie heel geschikt voor personeels- en familiedagen: organisaties die het hele museum, inclusief alle attracties en zalen afhuren voor een gezellige dag.
Van klassiek tot industrieel
“We hebben geleerd dat we soms beter niet meteen alle opties kunnen noemen, als iemand hier langs komt om een event te organiseren”, vertelt Walter Dawson. “Want dat maakt de keuze zo moeilijk. Het is allemáál leuk!” Binnen het Spoorwegmuseum is Walter verantwoordelijk voor alle zakelijke events – zo’n 400 per jaar – en heeft hij nauw contact met de opdrachtgevers. Lang niet iedereen heeft door hoe groot het Spoorwegmuseum is. “Als een groep een vergadering houdt in het Strikkershuisje, dat is een heel leuk klein huisje naast het station waar je met groepen tot 20 personen kan vergaderen, dan laat ik ook altijd even de andere ruimtes in de locatie zien. De reacties zijn altijd enthousiast. Op een doordeweekse dag kun je met 400 man plenair terecht in de Expo en hebben we acht subzalen. Buiten openingstijden en op maandag zijn er vijftien subzalen, maar eigenlijk nog veel meer want je kunt dan overal in de museumhal terecht. Dan maken we een theateropstelling tussen de treinen, of we rijden alle treinen naar buiten voor events tot 3000 personen. De volledige omvang van de mogelijkheden zie je pas als je hier bent.”
Die diversiteit valt al snel op als we achter Evertjan en Walter aan door het Spoorwegmuseum heen lopen. De ontvangst is in het Maliebaanstation – het oude treinstation dat volledig in de oude glorie van eind 19e eeuw is hersteld. We lopen door een indrukwekkende Stationshal, inclusief nostalgische kassaluikjes waar je tickets kunt kopen, langs de Wachtkamers 1e en 2e klasse, het perron op. Daar staat een prachtige historische stoomlocomotief met wagons. Je verwacht dat de conducteur elk moment op zijn fluitje kan blazen om het gevaarte puffend en stomend in beweging te laten komen.
Grote events en personeelsdagen
We steken het spoor over en komen terecht in een gigantische, bijna industriële hal. De hal is zo’n 12.000 vierkante meter en is opgedeeld in verschillende pleinen, waar de collectie met bijzondere treinen staat opgesteld. Vanuit hier kan je de verschillende ‘thema werelden’ bezoeken en de attracties, maar ook de evenementenruimtes. Tijdens openingstijden van het museum kun je voor zakelijke events terecht in mooie ruimtes als de Bedrijfsschool en de Expo. Helemaal bijzonder wordt het op maandagen en buiten openingstijden, want dan staat het gehele museum tot je beschikking. Een ontvangst onder de eikenbomen bij stoomtrein De Arend? Je waant je echt even op een historisch dorpsplein. Een sessie op een perron naast de restauratiewagon van de Oriënt Express? Dat kan nergens anders. “Dat zijn echt unieke ruimtes voor evenementen”, zegt Evertjan. “Je hoeft daar helemaal niets meer aan te doen: de aankleding en de sfeer is er al.”
Die diversiteit maakt het Spoorwegmuseum heel erg geschikt voor grote events en personeelsdagen. Of je nou geïnteresseerd bent in de spoorweggeschiedenis, in mooie treinen of in de attracties, er is voor ieder wel wat wils. Evertjan: “Als je een zaal huurt in de meeste locaties, dan heb je alleen een ‘ruimte’. Wij hebben hier zoveel meer dan de ruimte alleen om het leuk te maken. Een tijdje terug was hier een grote vakbondsorganisatie, die hier voor 2200 man een gezellige dag heeft georganiseerd. De bezoekers konden op verschillende plekken workshops volgen en er was muziek. En als je hier een event organiseert, zit het museumbezoek voor de gasten daarbij inbegrepen. Dus er werden rondleidingen gegeven, mensen konden de attracties in en de theatervoorstellingen bezoeken, en ze hadden een ontzettend leuke dag.”
Elke keer een andere beleving
Maar je hoeft niet perse met duizenden mensen te komen of het hele museum af te huren op een maandag, vult Walter aan. “Doordeweeks, op zaterdag en zondag kun je hier ook heel leuke evenementen organiseren, gewoon naast de reguliere bezoekers. Een IT-bedrijf had hier laatst een event met 300 personen. Na het vaste programma in de Bedrijfsschool werden alle medewerkers ‘vrijgelaten’ om het museum te bezoeken, en konden ze op een bepaalde tijd terugkomen voor een afsluitende borrel. Dat was tijdens ons jaarlijkse evenement Winter Station, eind december, waarbij het hele museum in wintersfeer is en er overal eetkraampjes staan. Dat gaf echt een geweldige sfeer!”
En of je nou een gigantisch evenement organiseert in het gehele Spoorwegmuseum, een vergadering boekt in een van de kleinere ruimtes, of een congres met veel breakout, er is altijd wel iets wat bij je past. Walter: “Het ene bedrijf voelt zich heel erg op zijn gemak in het Maliebaanstation, met de klassieke wachtkamers. Andere bedrijven zoeken iets industriëlers, en weer anderen willen vooral een wat ‘standaard’ ruimte – om het zo maar te noemen. De Bedrijfsschool is een ruimte die je op veel locaties kan krijgen, maar het mooie is dat je vanuit de foyer uitkijkt over de hele museumhal met alle pronkstukken uit de spoorweggeschiedenis. Het leuke van deze locatie: je kunt hier vijf keer terugkomen en vijf keer een totaal andere beleving hebben!”
