Hoe Vidaa Landgoed hun grote event eiland toch intiem weet te maken

Grote events vragen om grote locaties. Die zijn er genoeg. Maar juist wanneer events groots worden ontstaat er vaak een andere uitdaging: hoe houd je de sfeer persoonlijk en knus? Vidaa Landgoed laat zien hoe je van je locatiekeuze een statement maakt. In deze editie van Locatiehouder aan het woord spreken we met Jelle van Dijk (eigenaar van Vidaa Landgoed) over hoe ze van hun riante ‘event eiland’ een intieme eventlocatie wisten te maken die bepalend is voor de sfeer tijdens events.

“Beschikken over een locatie met zo’n drie hectare aan grond is tegenwoordig geen uitzondering”, begint Jelle te vertellen. “Wel zie ik vaak dat zodra de capaciteit groot is, de sfeer daar een beetje onder lijdt. De kunst is het creëren van een setting die altijd sfeervol is, zonder dat je er veel voor hoeft in te huren. Je vindt Vidaa Landgoed op een eiland. We hebben het compleet ingericht in festivalstijl, met als groot voordeel dat vrijwel alles in deze stijl altijd klaarstaat.”

Vidaa Landgoed

De ligging op een eiland, in het groen en dichtbij de Randstad maakt Vidaa Landgoed al uniek. Maar er is meer dat deze locatie zeker de moeite waard maakt. Jelle: “Op ons eiland hebben bewust veel bossage gecreëerd. Het is toegankelijk voor grote groepen, maar er zijn ook knusse hoekjes.” Daarmee trekt Vidaa Landgoed een diversiteit aan events aan. Van personeelsfeesten tot strategiesessies.

Beweging maakt het event sterker

Tijdens een event op het eiland van Vidaa Landgoed loop je rond en ontdek je telkens weer wat anders. “Het voegt echt wat toe aan je event als mensen van plek naar plek gaan. Juist omdat ze rondlopen, zijn ze soms wat gedesoriënteerd, wat juist heel positief is. Daardoor vallen ze van de ene verbazing in de andere. Ze komen telkens weer iets nieuws tegen en zijn verrast door de plek zelf en alles wat we daar programmeren. Wanneer de setting statisch is, raken mensen verveeld. Maar wanneer je dat statische kunt doorbreken en gasten een andere omgeving kunt bieden, zie je ook dat mensen elkaar weer vinden. Dat zie je ook met festival food. Je eten haal je niet op één vast punt, maar bijvoorbeeld op vier verschillende punten. Dan heb je telkens met iemand anders een praatje wanneer je daarheen loopt. Die dynamiek doet veel”, vertelt Jelle.

Creativiteit in overvloed

Niet alleen de omgeving en het feit dat je op een eiland bent, maken het verschil. De creativiteit van het team van Vidaa Landgoed zit verweven in alles wat ze doen en organiseren. Jelle: “We vinden het leuk om met het team de doelstelling van de opdrachtgever op een zo origineel mogelijke manier te behalen. Onze ideeën zijn vaak doorslaggevend, in combinatie met de natuur en de festivalstijl natuurlijk.”

Zo organiseerden ze een event met Burning Man (een Amerikaans festival, red.) thema, waarbij medewerkers op een vlot in het water hun eigen houten sculptuur konden bouwen. “Om middernacht werd dat vlot ritueel in de fik gestoken”, voegt Jelle toe. “Dat we ook een bedrijf in kunst hebben, Artihove genaamd, stelt ons in staat hele aansprekende dingen te maken. Denk aan sculpturen van licht, in de vorm van logo’s die soms wel meters hoog zijn. Ook zijn we bezig met hologrammen. We bedenken iedere keer weer iets anders.”

Flexibliteit

Die creatieve aanpak gaat volgens Jelle hand in hand met flexibiliteit: “We proberen altijd mee te denken met de opdrachtgever en snel te schakelen wanneer dat nodig is. Zo wilde een opdrachtgever vier uur voor aanvang van het event ineens een tent op een andere plek op het eiland hebben. En die tent was groot kan ik je vertellen… maar het is gelukt.”

Het eiland optimaal benutten

Aan creativiteit dus geen gebrek bij Vidaa Landgoed. “We weten alle facetten van het eiland goed te benutten; het biedt ons op creatief en organisatorisch vlak oneindig veel mogelijkheden”, vertelt Jelle. Hoe leuk is het wanneer je tijdens een event met Aziatisch thema met bootjes het water op gaat om je eten te halen? Maar wanneer Vidaa Landgoed dichte rook boven het water creëert en aanlicht met lasers, ontstaat er weer een compleet andere beleving voor gasten die over het water uitkijken. En wat denk je van het bouwen van je eigen accommodatie voor je overnachting, waarbij je een kartonnen tent voorziet van graffiti? Combineer dit soort ideeën met spellen op maat, wat ze bij Vidaa Landgoed dus ook nog doen, en je hebt een event waar je u tegen zegt. Een event waarmee je door je locatiekeuze echt een statement maakt.

Campfire sessions

Een van de arrangementen die je bij Vidaa Landgoed kunt boeken, zijn de ‘campfire sessions’. “We beschikken op het eiland over vier ruimtes met kampvuren. Daaromheen staan bankjes in een sfeervolle setting waar mensen lekker kunnen zitten. We bieden hier ook ‘down to earth horeca’, met pizzaovens bijvoorbeeld. We vinden het belangrijk om mensen van goed eten en drinken te voorzien, dat past bij de setting. Ook vind ik het muzikale element belangrijk, live gitaarmuziek bijvoorbeeld. Maar we hebben ook wel eens een altviool. Muziek hoort bij de pure beleving van het vuur”, vertelt Jelle.

Dit lukt niet aan de vergadertafel

Dat de ‘campfire sessions’ van Vidaa Landgoed een schot in de roos zijn, blijkt wel als Jelle vertelt over de ervaringen van een groot bedrijf die bij hen op bezoek was. “Degene die een nieuwe strategie moest overbrengen aan zijn medewerkers kwam na afloop van de bijeenkomst naar me toe. Hij zei dat hij dit nooit had kunnen doen aan de vergadertafel. De setting droeg voor deze groep echt bij aan het resultaat. Het vuur, de natuur, de omgeving, de laid-back sfeer… Het doet gewoon wat met je. Tijdens strategiesessies én bij grote events”, legt Jelle uit.