Hoe Theater & Congres Orpheus betere events neerzet met persoonlijke aandacht
Is het niet gek dat theatergebouwen zichzelf vaak wél profileren als evenementenlocatie, maar dat ze dat niet in hun naam hebben staan? Het viel ons pas op toen we onlangs een kijkje namen bij Theater & Congres Orpheus – een theater met een heel sterke focus op zakelijke evenementen en die dat zelfs in de locatienaam benadrukt. Het blijkt tekenend te zijn voor de aanpak van deze locatie en de professionaliteit van het evenemententeam. Salesmanager congressen en events Wendy van den Hoeven en Eventmanager Guido de Waard werken nauw samen om te zorgen dat ze keer op keer de verwachtingen van hun opdrachtgevers overtreffen.
“Wat onze manier van werken speciaal maakt?”, vraagt Wendy. “Dat heeft voor een groot deel te maken met flexibiliteit en heel veel persoonlijke aandacht.” Wendy is vandaag in Orpheus, maar meestal is ze op pad. Als salesmanager rijdt zij het hele land door, om te spreken met opdrachtgevers. Ze blikt met hen terug op afgelopen evenementen en houdt in de gaten welke evenementen eraan zitten te komen, zodat ze al in een vroeg stadium met hen kan meedenken. “Als je een band hebt met de opdrachtgever krijg je veel meer informatie over hun doelstellingen, en krijg je mooiere en betere evenementen. Omschrijf het alsjeblieft niet zo”, verzoekt ze half lachend, half serieus, “maar wij profileren onszelf niet als een ‘zalenboer’ waar je een ruimte huurt voor je evenement, maar als een partner. Eigenlijk draaien we de ‘normale’ gang van zaken om. Het belangrijkste uitgangspunt is de doelstelling van de opdrachtgever en welke resultaten die wil behalen. We kijken eerst wat nodig is om dat te bereiken en pas daarna komen zaken als sfeer, thema’s, catering en de zalen ter sprake.”
Resulteert deze aanpak in andere evenementen?
Guido: “Een heel goed voorbeeld van een evenement waarbij de doelstellingen voorop staan, is een congrestival – of corporate festival. Dat soort events zien we steeds vaker in de markt, en dat is een goede ontwikkeling. Het komt voort uit de vraag: ‘wat komt jouw publiek doen op deze bijeenkomst?’. Komen ze om kennis op te doen, of om te netwerken? Negen van de tien keer gaat het netwerken boven kennis. Dat stimuleer je niet door een programma vol te proppen met plenaire sessies; je moet je gasten wel de ruimte geven om ook te kunnen netwerken. Onlangs hadden we hier een heel groot event waarbij het netwerken voorop stond. We hebben verspreid door het gebouw statafels neergezet, 200 in totaal, en die zo ingericht dat mensen werden gestimuleerd om met elkaar in gesprek te gaan. We hebben verschillende mooie ruime foyers met veel daglicht, dus daar hebben we legio mogelijkheden toe.”
Staan opdrachtgevers daarvoor open, om jullie zo nauw te betrekken bij de organisatie van hun event?
Wendy: “Wij zijn heel kritisch, maar daar staan opdrachtgevers wel voor open. We hebben hetzelfde doel voor ogen als zij: dat de bezoeker blijft terugkomen. Als je bezoekers tevreden zijn op je evenement, dan haalt de opdrachtgever ook haar doel en gaat een evenement zich terugverdienen.”
Guido: “Vaak hebben opdrachtgevers die voor het eerst bij ons komen het programma al klaar. Dat is vaak een ‘traditioneel’ programma waarin je de bezoeker eigenlijk oplegt wat hij of zij moet doen. Ze komen vaak uit de file bij de locatie aan en worden dan via de koffiekamer een zaaltje ingeleid waar ze achtereenvolgens zes sessies moeten bijwonen. Die mensen gaan helemaal uitgeblust naar huis; dat is niet meer van deze tijd. Onze kracht is dat te doorbreken en te laten zien hoe het ook kan. Het bereik van je evenement wordt dan vaak ook veel groter.”
Wendy: “Dat vergt in het voortraject wel een andere manier van zakendoen, dat is ook de reden dat ik zoveel bij de opdrachtgevers zit. Soms moet je hun mindset een beetje kietelen. ‘Je wilt dit bereiken, maar dat ga je op deze manier niet redden’. Daarbij komt onze kennis en expertise van zoveel jaren samenwerken en zoveel jaren evenementen organiseren goed naar voren. We hebben een grote en loyale klantenkring van organisaties die al jaren bij ons terugkomen.”
Veel opdrachtgevers gaan het liefst telkens naar nieuwe locaties. Hoe zorgen jullie dat ze bij jullie terugkeren en toch telkens iets nieuws creëren?
Wendy: “Dat is de kracht van aandacht. We zijn voortdurend kritisch op onszelf en op de opdrachtgever. En op een gegeven moment versta je elkaar. We kijken telkens met de opdrachtgever wat beter kan, waar we scherper op kunnen zijn en waar de innovatiekansen liggen. En natuurlijk kijken we ook naar het positieve; wat ging er goed en wil je behouden.”
Guido: “Het is natuurlijk heel erg makkelijk om te verzanden in copy-paste. Maar door de veelzijdigheid van ons pand, de grote foyers, meerdere theaterzalen en 8 subruimten – of multifunctionele zalen zoals we die noemen – is alles hier heel flexibel. We kunnen de locatie omtoveren in sferen die je hier echt niet zou verwachten. Bij ieder event gaan we opnieuw naar de tekentafel en kijken we: gaan we dit keer naar een andere ruimte of foyer, kleden we het op een andere manier aan? Veel opdrachtgevers komen hier dit jaar voor de zesde, zevende, of zelfs vijftiende keer. Die heeft bij ons al drie keer een lustrum meegemaakt en zelfs een eeuwfeest. Wij weten precies wat er bij hen op stapel staat en zijn nu alweer bezig om een passend concept voor hen te bedenken.”
Dan onderbreekt Guido het gesprek. “We praten nu steeds over onze klanten, maar voor onze eigen medewerkers is deze werkwijze soms ook wel even slikken hoor! Een collega backstage werkt hier al vijftien jaar, en maakt geregeld mee dat we iets vragen wat hij nog nooit eerder heeft gezien. ‘Hoe verzinnen jullie dit telkens weer!’, roept hij dan.”
Wendy: “We verkopen geen dingen die niet mogelijk zijn, maar zoeken de grenzen wel op ja! Doordat we een stabiel en ervaren team hebben, kunnen we dat. Vorig jaar kregen we de opdracht om mee te pitchen voor een landelijke awarduitreiking. Daar worden wij vrolijk van! Guido en ik zijn een rondje gaan lopen door het theater, met onze technische partner op de speaker die kon zeggen of onze ideeën uitvoerbaar zijn. ‘Zou dit kunnen?’ ‘Ja, dat lukt wel, maar daar hebben we geen foto’s van’. ‘Dat regelen we wel’.” Ze glimlacht. “Op grond van het doel van de opdrachtgever hebben we een concept bedacht. In dit geval was dat het Innovatietheater. Uiteindelijk hebben we de pitch gewonnen op basis van de creatieve vertaling van de wensen van de opdrachtgever, het meedenken en natuurlijk onze enthousiaste professionaliteit. Juist vanwege de investering in een uitvoerig voortraject over doelen en wensen van de opdrachtgever kunnen wij, binnen de gestelde kaders van de opdrachtgever, out of the box en uiteindelijk serieus bijdragen aan het doel van het evenement. Hoe tof is dat?”
Sales en operationeel zijn meestal twee verschillende werelden bij locaties, waarom werken jullie zo nauw samen?
Wendy: “Dat klopt. Wij voegen onze expertises samen en dat werkt heel goed. Een event omvat veel meer dan een zaal, catering en techniek, daarom is het ideaal voor opdrachtgevers als je kunt sparren met de mensen die de benodigde expertise hebben. Zonder dat je een wirwar hebt aan contactpersonen. Als het evenement daadwerkelijk bij ons gaat plaatsvinden neemt één van onze eventmanagers het binnen 24 uur over en neemt direct contact op om zich voor te stellen. En die is niet alleen het aanspreekpunt in het voortraject, maar ook op de dag van het evenement zelf. Dus als je met Guido je event hebt voorbereid, en dat zijn soms lange trajecten, dan is hij ook gegarandeerd het vaste aanspreekpunt op de dag zelf.”
Guido: “Ik wil niet zeggen dat we het wiel hebben uitgevonden, maar de manier waarop je bij ons het traject ingaat tot je event zeker wel. Die samenwerking tussen sales en de eventmanager, dat is bijzonder.”
Voordat we afscheid nemen van Orpheus en teruglopen naar de auto, houdt Wendy ons nog even tegen. “Zeg je wel even dat dit allemaal in Apeldoorn is? Veel mensen zien Apeldoorn nog steeds als héél ver weg, bijna Duitsland! Dat hoor ik zo vaak… Maar het is een kleine 20 minuten van Amersfoort. Zeker voor evenementen waar mensen vanuit het hele land moeten komen, is dit een heel goede plek. Je zit praktisch overal maximaal een uur vandaan. Veel mensen moeten Orpheus nog ontdekken, maar het is hier nog leuker, hipper en beter dan je zou denken bij een theater!”
