Discover the finest spaces
Delen

Hoe maak je een evenement WKR-proof?

“De WKR is een grotere bedreiging voor locaties dan de crisis”, stelde Rick Slabbers van PBN / Forteiland IJmuiden onlangs in een interview op GreaterVenues.com. Slabbers begroef zich in de materie, zodat hij als locatiehouder opdrachtgevers kan adviseren over hun activiteiten. Donderdag deelde hij zijn kennis aan een selecte groep bezoekers van Forteiland IJmuiden. De conclusie: ja, er is veel veranderd, maar ook met de nieuwe regeling is nog van alles mogelijk. Zolang je maar aannemelijk kunt maken dat de activiteit een zakelijk belang heeft.

Donderdagmiddag varen de bezoekers van de WKR-workshop weg uit de haven van IJmuiden. Alsof de natuur de onheilspellende uitspraak van Slabbers kracht bij wil zetten, pakken donkere wolken zich boven het fort samen.

Geschenk

Sinds 1996 organiseert PBN evenementen op Forteiland IJmuiden, een eilandje net buiten de sluizen van het Noordzeekanaal. Ooit was het fort een belangrijk onderdeel van de verdedigingslinie van Nederland, de Stelling van Amsterdam. Tegenwoordig worden de gewelven en pantsergalerij vooral bemand door groepen die daar hun bedrijfsuitje organiseren. Maar ook deze activiteiten komen in gevaar door de Werk Kosten Regeling, die sinds dit jaar van kracht is.

Door de regeling kunnen bedrijven maximaal 1,2 procent van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Ook bedrijfsuitjes vallen hieronder, omdat de Belastingdienst die ziet als geschenk aan de werknemers. Vandaar dat PBN zich genoodzaakt zag alle informatie over deze regeling te verzamelen.

“De conclusie: ja, er is veel veranderd, maar ook met de nieuwe regeling is nog van alles mogelijk.”

 

Geschutskoepel

Lopend door het immense gangenstelsel van het Forteiland, het ene moment door een grote en sfeervol aangeklede zaal en het volgende half bukkend door smalle gangetjes, passeren we een aantal ruimtes waar de activiteiten plaatsvinden. Team in balance, bijvoorbeeld: een grote weegschaal waarop je als team een balans moet zien te vinden. Of de evenwichtsbalk, hoog boven de grond in een van de geschutskoepels. Beide hilarische en leerzame activiteiten, die zomaar ineens in de Vrije Ruimte of anders in de zwaarste belastingschaal zouden vallen.

Maar dat is onzin, vertelt Rick Slabbers. Samen met Carolien Hagemeijer van HT Belastingadviseurs geeft hij een overzicht van de bevindingen van zijn onderzoek naar de WKR, aan de hand van verschillende cases.

“het ene moment lopen we door een grote en sfeervol aangeklede zaal en het volgende moment gaan we half bukkend door smalle gangetjes”

 

Casus 1: Je gaat met je personeel naar Forteiland IJmuiden, waar je eerst luncht, dan de Fortdiscovery doet, gevolgd door een borrel en een barbecue.

Slabbers: “De vraag die je je als organisator moet stellen, is ‘Waarom doen we dit eigenlijk?’. Geen enkel bedrijf gooit geld weg, dus je doet het omdat je er iets mee wil bereiken. Met deze activiteiten leren je medewerkers samenwerken, communiceren, of ze ontmoeten mensen die ze normaal niet zien omdat ze vaak gedetacheerd zijn. Als je dat in je programma motiveert, dan kan de Belastingdienst ook niet anders dan erkennen dat het een zakelijk karakter heeft. Zeg dus niet: we doen we Fortdiscovery omdat het leuk is. Nee, je traint er managementkwaliteiten mee. Het is teambuilding.”

Voor de barbecue en borrel is het een moeilijker verhaal, erkent belastingadviseur Carolien Hagemeijer. “Maar ook dat kun je in een zakelijk programma passen, bijvoorbeeld door er een kook-workshop van te maken. Je moet dan wel aangeven hoe je medewerkers door het barbecueën beter leren samenwerken.”

 

Casus 2: Je gaat met je personeel naar Forteiland IJmuiden, waar je een ontvangst hebt met koffie, een vergadering, dan een luxe lunch, gevolgd door wat activiteiten om de vergadering te onderbreken, waarna de vergadering wordt voortgezet. Na afloop is een borrel, een barbecue en ten slotte een evaluatie van de dag.

“Het merendeel van deze dag heeft een zakelijk karakter”, vertelt Slabbers. “Dus dat is geen enkel probleem. Maar de evaluatie op het einde moet dan ook wel een échte evaluatie zijn, en niet een speech waarin je zegt dat het een geslaagde dag was. Als het een belangrijke evaluatie is, dan wil de Belastingdienst bijvoorbeeld ook notulen kunnen zien.”

En de ‘luxe lunch’? “De Belastinginspecteur heeft niets te zeggen over wát jullie eten. Je kunt er dus ook voor kiezen om in plaats van een diner wat meer aandacht te besteden aan de lunch.”

Meerdaags evenement

Hoe het dan zit met een meerdaags evenement, willen de bezoekers weten. “Bijvoorbeeld een dag vergaderen, dan eten en overnachten in een hotel, en de volgende dag en half uurtje vergaderen en daarna wat leuke dingen doen?”

Hagemeijer: “Zolang je kunt aantonen dat het belangrijk is voor het personeel en de dagen een overwegend zakelijk karakter hebben, kan dat wel. De teambuilding activiteiten en vergadering zou ik dan meer gelijkelijk verdelen over de twee dagen. Wat betreft de overnachting moet je dan wel kunnen aantonen dat die noodzakelijk was.”

“Als het echt een belangrijke evaluatie is, dan wil de Belastingdienst bijvoorbeeld ook notulen kunnen zien.”

 

Er is dus nog veel mogelijk, óók met de WKR. Slabbers en Hagemeijer geven organisatoren van evenementen tot slot een korte handleiding.

Tip 1 – Anders denken

Waarom organiseer je het bedrijfsuitje ook weer? Het is niet alleen ‘leuk’, maar het is een teamactiviteit waar ze veel van leren.

Tip 2 – Omschrijven wat je doet

Waarom is het programma op deze manier noodzakelijk? Maak het aannemelijk door goed te motiveren waarom dit programma van belang is voor je personeel.

Tip 3 – Knip maken

Een kerstdiner is en blijft een kerstdiner, daar zit weinig zakelijks aan. Maak dus een ‘knip’ in het programma voor dit gedeelte. Een deel kan nog altijd in de vrije ruimte. Specificeer dan wel goed welk gedeelte van de dag wel een zakelijk karakter heeft en welk gedeelte niet.

Tip 4 – Administreren

Naar verwachting komt de Belastingdienst pas over twee jaar terug op activiteiten die je nu organiseert. Het is dus erg van belang om goed te documenteren.

[Foto’s: PBN | Forteiland IJmuiden]

X

Mooie venue?

Meld je nu aan en ontvang elke week het laatste locatienieuws.

LAAT JE INSPIREREN

Laatste nieuws: LocatieFlash

Meld je aan voor onze LocatieFlash en mis nooit meer het laatste nieuws over nieuwe en gerestylede locaties.