Event Case: Theater de Spiegel is een locatie met veel lagen
Locaties gaan pas echt leven tijdens een event. GreaterVenues licht daarom de mooiste locaties uit in de rubriek Event Case. Dit keer krijgen we een blik achter de schermen bij Theater de Spiegel in Zwolle waar het afscheid van een CEO van een grote uitgeverij wordt gecombineerd met een informatief congres en een feestavond voor 600 medewerkers. Anne Hoekstra was als medewerker Productie en Programmering bij Zwolse Theaters bij dit evenement betrokken: “Met een congres, een afscheid en een feest was het echt een event met meerdere lagen.”
De vertrekkend CEO die jarenlang een grote rol heeft gespeeld bij een organisatie verdient een mooi afscheid. En waarom zou je die gelegenheid niet meteen aangrijpen om alle medewerkers te bedanken voor hun harde werk? Combineer het met een congres overdag en je hebt een programma waarbij iedereen iets leert en met een goed gevoel naar huis gaat (en bovendien heeft het voordeel omtrent de werkkostenregeling omdat het een zakelijk tintje heeft). Theater de Spiegel werd gevraagd om dit event te organiseren als een ‘drieluik’, met: 1. afscheid nemen, 2. kennis delen en 3. personeelsfeest. Anne: “Een inhoudelijk programma voor 600 gasten dat mooi overvloeit in een feest, waarbij de gasten dus in een totaal andere sfeer terecht moesten komen. En het mooie hiervan is… Wij hebben de faciliteiten en mogelijkheden in huis om in één locatie twee heel verschillende sferen neer te zetten. Bovendien kun je als bedrijf Theater de Spiegel exclusief afhuren, wat betekent dat er die dag verder geen andere partijen in het gebouw aanwezig zijn.”
Eén locatie, twee belevenissen
Het informatieve programma vond plaats in de grote theaterzaal, met bijna 1000 rode pluche stoelen en een prachtig omgebouwd en uitgelicht decor. Er werd gekozen voor het format live-interview zoals bij Zomergasten. Een ontspannen vorm waarbij dagvoorzitter Astrid Joosten op het podium in gesprek ging met verschillende gasten. De gasten waren onder anderen de vertrekkende CEO, maar ook hoogleraar historische Nederlandse letterkunde Herman Pleij en hoogleraar neuropsychologie Erik Scherder. Dat is niet alleen een interessante combinatie, maar het werd daardoor ook een enerverende middag. “Vanuit onze functie als theater kunnen wij helpen om een dergelijk programma vorm te geven en mee te denken over een creatieve opzet. We weten hoe we een informatief programma als dit zo vorm moeten geven dat het ook boeiend en amusant is. We kennen veel sprekers en artiesten en daarom is het voor ons makkelijker om zo’n event samen te stellen. Bovendien zorgt ons ervaren technische team ervoor dat alles mooi in elkaar overloopt”, vertelt Anne trots.
Na afloop van het inhoudelijke programma werden de 600 gasten uit de theaterzaal begeleid naar de foyer. Hier werd men door gastvrouwen opgewacht met een glaasje bubbels. De foyer van Theater de Spiegel bestaat uit een atrium, waarin je van drie verdiepingen naar beneden kunt kijken. “Op elke verdieping hadden we iets leuks voor onze gasten in petto. Bijvoorbeeld een cocktailbar en een grappige fotobooth met verschillende attributen op de tweede verdieping. Er liepen complimentenmeisjes rond, die alle gasten van een uniek compliment voorzagen. Op de eerste verdieping speelde de band The Recipe en daar gingen al snel de voetjes van de gezellige discovloer. In het aangrenzende theatercafé op de begane grond speelde een jazzband de sterren van de hemel. Hier konden mensen lekker wijn drinken en rustig met elkaar praten. Het mooie van deze opzet van het gebouw is dat er voor iedereen wel een plek te vinden is waar hij of zij zich prettig voelt en je bent bovendien in één ruimte met elkaar verbonden.”
Buiten de lijntjes kleuren
“Het is een mooi voorbeeld van hoe je Theater de Spiegel kunt inzetten, maar absoluut niet de enige manier”, vertelt Anne. “Dit keer hebben we de theaterzaal gebruikt als standaard theaterzaal, met de gasten in de zaal en de sprekers op het podium. Maar daarin laten wij ons niet beperken. Wij zijn namelijk altijd bereid om mee te denken en het liefst buiten de lijntjes te kleuren. Zo hadden we laatst een evenement waarbij de gasten binnenkwamen via het loading dock (met industriële look) en vervolgens via de foyer aan de voorkant weer naar buiten gingen. De invulling van het event was een mini festival met verschillende barretjes en een band op het podium. Zo creëer je weer een hele andere setting.”
“Maar om nog even terug te komen op het feest van de vertrekkende CEO. Dit bleek een ideale opzet voor dit bedrijf. Met een breed programma, een walking diner met heerlijke hapjes, een fantastische band en verschillende sferen in één ruimte was er voor ieder wat wils. Het was een onvergetelijk afscheid en een mooi cadeau voor alle medewerkers. Een prima bedankje voor het harde werken. Ik hoop dat ik zo’n afscheidsfeest krijg ik als wegga!”
