Event Case: een meerdaagse meeting van SHV Energy bij Room Mate Aitana

Locaties komen pas echt tot leven tijdens een event! Daarom licht GreaterVenues de mooiste locaties uit in de rubriek Event Case. Dit keer kijken we mee bij Room Mate Aitana in Amsterdam, waar SHV Energy een meerdaagse meeting en event organiseerde voor de managers uit verschillende landen van het bedrijf. We spreken Yvette, die als assistente van de CEO verantwoordelijk was voor de coördinatie van het event in Amsterdam.

Het event van SHV Energy kon na de lockdown na twee jaar weer live plaatsvinden. De dochteronderneming van SHV Holdings distribueert gas en zit over de hele wereld. Een groep van 30 managers uit verschillende landen kwam samen voor een meerdaagse meeting in hotel Room Mate Aitana. “De voorbereidingstijd was kort, dus we moesten snel schakelen met Aitana,” vertelt Yvette over het eerste contact tussen haar en de locatie. “Ik kan niets anders zeggen dan dat die samenwerking heel soepel verliep. We doen dit al langer en ik heb de ervaring dat wanneer je belt of mailt, je vaak moet wachten voordat je iets hoort. Nu kregen we al snel een reactie van het salesteam van Aitana. De aanloop naar het event was al kort qua tijd, dus het was fijn dat Aitana zo snel schakelde.”

Frisse en hippe sfeer

Room Mate Aitana ligt in het hart van Amsterdam in een modern gebouw op een nieuw kunstmatig eiland in het IJ. Hoge glazen ramen geven je uitzicht over de stad en een kleine haven. Het was die uitstraling die Yvette meteen aansprak. “Room Mate Aitana geeft dat huiskamergevoel dat we in ons event wilden laten terugkomen. Tijdens onze zoektocht naar een geschikte locatie zijn we ook bij andere hotels geweest. Eentje daarvan was prima, maar het uitzicht liet te wensen over. Bij Aitana heb je vanuit de meeting rooms een prachtig uitzicht over de haven. Toen we naar buiten keken vanuit de meeting room, werkte die view over het haventje heel inspirerend. Er hangt een frisse en hippe sfeer in Aitana.” 

“We hebben geen standaard concept, maar dat was voor Aitana geen probleem. Op ons verzoek werd de ruimte die wij voor ogen hadden, aangekleed als lounge, met bloemen en planten. Je moet je als onze gast welkom voelen als je er binnenkomt. De sfeer die wij wilden creëren was absoluut aanwezig.” Volgens Yvette is geen vraag te veel voor het team van Room Mate Aitana. “Tijdens de dag zelf hadden we een contactpersoon vanuit sales, die ook van tevoren alles had geregeld en stond Kim ons bij met hand-en-span-diensten. Je kon je echt geen betere persoon voor deze klus wensen. Dit hebben we uiteraard ook kenbaar gemaakt aan het management. Het is heel fijn als je iemand hebt als vast aanspreekpunt die ook doet wat je vraagt.”

Meerdaagse meeting  

Het evenement van SHV Energy begon op woensdag met een opening en een lunch in een ruimte die Yvette extra had gehuurd. ’s Middags bleef de groep van 30 personen in Room Mate Aitana om daar vervolgens op een dinner cruise te stappen. De boot meerde aan bij het hotel en na twee uur werden de gasten weer afgezet waarna zij allen bleven overnachten in het hotel. “Iedereen had een eigen kamer en ook die waren naar wens,” vertelt Yvette. “Een van de gasten vroeg op het laatste moment om een late check out. Dit verzoek werd gelijk opgepakt door onze sales contactpersoon en geregeld.”

De volgende dag na het ontbijt en de vervolgsessie is de volledige groep met taxibusjes naar het centrum van Amsterdam afgereisd. Yvette vertelt er enthousiast over: “We hebben verschillende activiteiten gedaan, zoals een bezoek aan een museum. Terwijl iedereen daar zat, hebben wij een andere setting gecreëerd in het hotel. Ook hierbij was Kim aanwezig om ons te assisteren. De dag werd afgesloten met een diner in de buurt van het museum. Daarna was eenieder vrij om de stad in te gaan of terug te keren naar Aitana. Een unieke ervaring, die ook ontzettend leuk is voor de niet-Nederlandse gasten natuurlijk! Op vrijdagochtend vond de laatste sessie plaats en hebben we met een lunch beneden in het restaurant het evenement afgesloten.”  

Of de gasten net zo positief waren als Yvette bevestigt ze meteen. “Ze vonden het allemaal echt heel erg geslaagd. Iedereen vond het daarnaast ook leuk om elkaar weer fysiek te zien na zo’n lange periode van corona. Voor nu hebben wij dit event weer in Nederland gehouden. De volgende keer wordt het  een ander land, maar mochten we het weer in Nederland hosten dan zouden we Aitana zeker weer in overweging nemen!”