Event Case: conferentie voor buitenlandse professionals bij Het Spaansche Hof

Locaties komen pas echt tot leven tijdens een event! Daarom licht GreaterVenues de mooiste locaties uit in de rubriek Event Case. In deze aflevering de jaarlijkse conferentie Touch Dutch Base van het bureau Nationaal Coördinator Internationale Functies (NCIF) bij evenementenlocatie Het Spaansche Hof in Den Haag. Een historisch stadspaleis uit 1469 dat jarenlang een Spaanse ambassade was. We spreken NCIF adviseur Saskia Wesselius en Erik Werners van Het Spaansche Hof onder andere over het succesvolle hybride aspect van het event. 

“De keuze voor Het Spaansche Hof was voor ons snel gemaakt”, begint Saskia. “We hebben Touch Dutch Base hier namelijk al vaker georganiseerd en sindsdien zijn we echt gecharmeerd van deze monumentale locatie. Vanwege de allure van het pand – het is namelijk een historisch stadspaleis -, de mooie grote binnentuin waar je altijd even een luchtje kunt scheppen maar ook vanwege de bereikbaarheid. Touch Dutch Base is een netwerk evenement voor Nederlanders die bij internationale organisaties en Europese instellingen werken. Voor hen is Den Haag ideaal en Het Spaansche Hof ligt ook nog eens in het centrum. Ook was het een pre dat je het hele pand van Het Spaansche Hof exclusief tot je beschikking hebt.”

Hybride event

Dat de tweedaagse conferentie van bureau NCIF hybride moest zijn, was al vanaf het begin duidelijk. Saskia: “Onze gasten kwamen uit allerlei landen en sommigen van hen hadden nog steeds te maken met corona. Daarom vonden we het belangrijk dat het plenaire programma in de Ballroom zaal ook via een livestream te volgen was. Tijdens de eerste ontmoeting met Erik was Barry Jonas van Livestreamstudio.nu ook aanwezig en er was meteen een prettige klik. Ze dachten allebei heel pro-actief mee waardoor de conferentie al steeds meer vorm kreeg.” Erik: “Onze locatie leent zich heel goed voor hybride evenementen omdat er in de Ballroom genoeg ruimte is voor verschillende camera’s en we daarnaast één van onze break-out zalen kunnen inzetten als regieruimte. Samen met Barry hebben we inmiddels erg veel ervaring met het organiseren en faciliteren van online en hybride events en kunnen we per event heel gericht advies geven. Het was erg leuk om samen met Saskia na te denken over hoe we alles ook voor de online gasten zo interessant mogelijk konden maken.”

“Omdat de bezoekers van Touch Dutch Base in het buitenland werken, bijvoorbeeld bij organisaties als de Verenigde Naties, de Europese Unie, World Food Programme of Unesco, komen ze vaak in de zomermaanden naar Nederland voor familie en vrienden. Daarom organiseren we de conferentie altijd in juli en zijn we dus in de eerste maanden van het jaar bezig met regelen van het programma en de sprekers die wij graag willen uitnodigen. Juist dan is snel kunnen afstemmen met de locatie heel fijn. Dat voelde Erik goed aan en de communicatie was in het hele traject voorafgaand aan het event heel prettig”, vertelt Saskia.

Het Spaansche Hof

Bureau NCIF is onderdeel van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en ondersteunt Nederlandse professionals die een functie ambiëren bij een internationale organisatie op top- en senior niveau. Saskia: “Ondertussen zijn we inmiddels ook druk met junior en middenkader functies. Tijdens Touch Dutch Base willen we al deze professionals twee dagen samenbrengen en een interessant programma aanbieden met allerlei verschillende sprekers. Het thema van dit jaar was ‘Fit for the future’ en onderwerpen als diversiteit, inclusiviteit, leiderschap en gezondheid kwamen aan de orde. We begonnen op de eerste dag met een plenair programma in de Ballroom in het kader van de oorlog in Oekraïne. We hadden gehele pand van Het Spaansche Hof exclusief voor onszelf, dus dat gaf erg veel vrijheid en flexibiliteit voor ons als organisatie.”

“Voor het plenaire programma op de eerste dag hadden we de Ballroom zaal ingericht in een U-vorm zodat alle gasten zo dicht mogelijk bij de sprekers zouden zitten”, vertelt Erik. “De gasten werden ontvangen met koffie en thee en ook voor lunch en diner werd gezorgd. We werken altijd met een vaste eventmanager die tijdens het hele evenement aanwezig is. Hierdoor heb je altijd een vast aanspreekpunt.” Saskia: “Dit werkte erg goed, als organisatieteam konden we ons daardoor echt focussen op ons programma en erop vertrouwen dat de rest geregeld werd door de eventmanager. De tweede dag stond vooral in het teken van verschillende break-out sessies in de zeven kleinere ruimten van Het Spaansche Hof. Zo gaf de Nederlandse Ambassadeur voor vrouwenrechten en gendergelijkheid Pascalle Grotenhuis bijvoorbeeld een strategische sessie over de balans tussen masculine en feminine kwaliteiten binnen internationale organisaties en het buitenlands emacipatiebeleid.”

Afscheidsreceptie

Een van de hoogtepunten van Touch Dutch Base was de afscheidsreceptie van Jean-Pierre Kempeneers, de toenmalige Nationaal Coördinator Internationale Functies aan het einde van de tweede dag. “Hij gaf toen het stokje over aan Anita Conijn die zijn functie sinds 22 augustus 2022 heeft overgenomen. Tijdens die tweede conferentiedag kwam ook minister Liesje Schreinemacher van Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking spreken”, legt Saskia uit. “Het was voor ons erg bijzonder dat de minister ook aanwezig was. Wanneer er prominente gasten aanwezig zijn, zorgen we er altijd voor dat we alle protocollen die van toepassing zijn naleven”, aldus Erik.

Saskia: “Het fijne aan Het Spaansche Hof is dat je niet omringd wordt door een strakke kantooromgeving, maar door een prachtig historisch stadspaleis vol details. Dat je bovendien ook nog eens exclusief voor jezelf hebt! We kregen ook veel complimenten van de gasten over de locatie. Zij waren bovendien erg gecharmeerd van de grote binnentuin waar het een oase van rust was. Verder is de gastvrijheid van het personeel uitstekend en de communicatie top. We komen hier zeker nog eens terug!”