Edwin Kos (Beeld en Geluid): ‘We kunnen altijd wel een haakje vinden in ons archief’

Een museum / eventlocatie met de gastvrijheid en gastgerichtheid van een horecaonderneming. Dat stond Edwin Kos voor ogen toen hij enkele maanden geleden aantrad als manager operatie en exploitatie bij het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid in Hilversum. Jarenlang was hij operationeel manager bij een grote cateraar, daarna kwam hij als manager horeca binnen bij Beeld en Geluid. “Het grappige was dat de directeur mij destijds zei dat ik vanuit de horeca in het restaurant de toon zet in de dienstverlening voor het hele gebouw. Nu ik verantwoordelijk ben voor de dienstverlening in onze publieke ruimtes trek ik het niveau van dienstverlening door naar de rest van de organisatie.”

Direct bij binnenkomst is het eerste voorbeeld te zien van dit hoge niveau van dienstverlening. Zodra ik de loopbrug opstap loopt een jonge dame mij tegemoet met de vraag wat ze voor mij kan doen. Edwin legt uit: “De ontvangst van gasten en zorgen dat ze een plezierige dag hebben, is het belangrijkste in mijn huidige functie. Of het nou gaat om gasten voor het museum, voor de horeca of zakelijke klanten. In mijn horecaverleden vond ik het altijd belangrijk om zelf veel op de vloer aanwezig te zijn, me met de gasten bezig te houden. Iedereen moet zichtbaar zijn en zich dienstbaar opstellen. Niet afwachten tot iemand een vraag komt stellen. In het gebouw lopen daarom publieksbegeleiders. Zij zijn echt onze gastheren en gastvrouwen, maken dat mensen zich welkom voelen en zorgen daarnaast ook voor de veiligheid.”

Ravijn

Beeld en Geluid – of Het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid – herbergt een van de grootste audiovisuele archieven van Europa. Het instituut bewaart ruim 1 miljoen uur aan radio, televisie, film en muziek. Bij binnenkomst van de hal valt pas op hoe immens het gebouw is. 26 meter boven ons is het plafond van het atrium, de enorme ontvangstzaal. Voor in de zaal ligt een zestien meter diepe schacht met meerdere lagen die trapsgewijs de diepte in gaat – de zogenaamde ‘canyon’ waaronder het archief ligt. De loopbrug leidt ons over het ravijn de grote hal in.

[Foto: De canyon bij de entree]

Wat weet – bijna – niemand over Beeld en Geluid?

“Ik denk dat iedereen wel weet dat het gebouw bestaat. Maar veel mensen weten nog altijd niet precies wat onze functie is. De archieffunctie is voor ons het vertrekpunt, dat is de reden dat het gebouw hier staat. Wij proberen door middel van de experience, de tentoonstelling, te vertalen wat wij in het archief hebben liggen. Om zo de collectie en kennis toegankelijk te maken voor het publiek.”

Hoe betrekt u het archief op zakelijke evenementen?

“Het is mogelijk dat een bedrijf een zaal huurt, bijvoorbeeld voor een presentatie, en dat wij in het archief naar beeldmateriaal zoeken over dat bedrijf of over het onderwerp. We kunnen altijd wel een haakje vinden in ons archief voor je bedrijf of organisatie. Heel leuk als je een bijeenkomst informeel wilt houden en toch een bepaald inhoudelijk niveau wilt bereiken. Dat is een mooie dienst die wij graag leveren.”

Hoe ziet het ideale event in Beeld en Geluid eruit?

“Het leukst aan Beeld en Geluid vind ik dat de locatie zo divers is. We hebben regelmatig tegelijkertijd een koffieontvangst voor een groep 65-plussers van een ouderenvereniging, met een jaarvergadering voor bedrijfstop tot op ministersniveau. Dat kunnen we na sluitingstijd van de experience afsluiten met een luxe diner op het middenplein. Die dynamiek vind ik heel mooi.”

“De grootschalige evenementen vind ik ook heel mooi, die hebben we ook vaak. Denk aan de jaarlijkse uitzendingen van de Top 2000 die bij ons vandaan komen, uit het Top 2000 Café. In november wordt de radio-studio op een immense constructie van steigerpijpen opgebouwd. Alle tv-uitzendingen van de Top 2000 a gogo worden daar opgenomen, natuurlijk komt de radio-uitzending daar vandaan en het publiek kan daarbij zijn. De grootste uitdaging voor ons is om in die ene week per jaar zo’n 25.000 bezoekers een mooie ervaring te geven. Maar ook de recente live uitzending van Zapp Your Planet of een sitting diner in het museum, dat kunnen wij allemaal verzorgen.”

“We kunnen heel snel schakelen. De afgelopen twee inzamelingsacties van Giro 555 hebben wij gehuisvest. Dat betekent dat je binnen drie dagen alle faciliteiten moet kunnen leveren voor een dag lang belpanels, live televisie en radio-uitzendingen, live optredens, publiek dat geld wil doneren en de complete crew daaromheen.”

Wat vindt u het leukst aan deze branche?

“De mensen blijven mij boeien. Ik houd erg van diversiteit, dat zit in mijn karakter. Bij de cateraar waar ik werkte zag ik ook elke dag andere mensen. Die diversiteit vind ik hier ook binnen Beeld en Geluid, omdat we zoveel verschillende soorten ontvangsten doen. Van jong tot oud, informeel en zakelijk, elke dag is anders.”

Beeld en Geluid is publiek toegankelijk. Is dat te combineren met evenementen?

“De locatie is in die zin best complex, maar er is heel veel mogelijk. Je hebt het gebouw exclusief op de avonden en op maandag. Op andere tijden heb je in de gezamenlijke ruimtes zoals de entree en het restaurant ook te maken met het reguliere museumpubliek. Een schoolklas die binnen komt lopen, of een rondleiding. Uiteraard zijn de ruimtes voor plenaire sessies wel afgesloten. Maar dat publiek dat rondloopt geeft een bepaalde sfeer, het maakt de locatie ook levendig en toegankelijk.”

“Deze locatie is uniek door die combinatie met publieksparticipatie, het vult elkaar aan. Je kunt het publiek ook gebruiken om een beleving van je merk te creëren. Onze gasten ervaren het als heel positief. Vanuit onze ervaring met het gebouw, onze kennis van de mogelijkheden die er zijn, denken wij zoveel mogelijk mee. We komen samen altijd tot een goed programma.”