Dutch Venue Association biedt het eerste echte ‘locatiekeurmerk’

Betrouwbare partners maken je leven als event organisator een heel stuk prettiger. Je kunt een geweldig mooie locatie hebben gevonden, die perfect past bij wat je voor ogen hebt, maar als je twijfelt aan de veiligheid of de professionaliteit van de organisatie dan wordt het een stressvol traject. Een certificaat van betrouwbaarheid was er nog niet voor evenementenlocaties, maar daarin komt nu verandering. De Dutch Venue Association introduceert ‘Zeven Zekerheden’, als het ware een keurmerk voor locaties, zodat je er als organisator altijd zeker van bent dat de locatie waarbij je jouw event boekt de zaken op orde heeft. Kan deze vereniging van locaties de markt veranderen?

Wat maakt een locatie tot een ‘goede’ evenementenlocatie? Is het simpelweg een plek waar je goede evenementen kunt organiseren? Of moet er ook een goedlopende organisatie achter zitten? Wat er achter de schermen bij een locatie gebeurt, hoe het staat met zaken als veiligheid, personeelsbeleid of solvabiliteit, daarvan hebben we vaak geen weet. De 55 locaties die zijn aangesloten bij de Dutch Venue Association (DVA) zetten de stap naar een nieuw niveau van transparantie en lieten zich uitgebreid doorlichten om de opdrachtgever volledige zekerheid te bieden. Of beter gezegd: zeven zekerheden.

“De DVA is meer dan een kennisplatform voor locaties. We hebben als doel om opdrachtgevers te helpen een perfect evenement te organiseren”, vertelt Henk Kroneberg, door de wol geverfde evenementenman en sinds de oprichting aangesteld als onafhankelijk voorzitter van de DVA. Hij is verantwoordelijk voor de audits: een check van 49 vragen waarbij locaties moeten aantonen dat ze de zaken op orde hebben. “We kunnen de opdrachtgever alleen zekerheid bieden dat een locatie de zaken op orde heeft, als we dat regelmatig controleren. Daarom moeten alle locaties van de DVA voldoen aan bepaalde eisen, die we de ‘Zeven Zekerheden van DVA’ noemen. Het varieert van hele basiszaken, zoals optimale veiligheid in de locatie, tot maatschappelijk ondernemen en duurzaamheid, maar ook testen we zaken als solvabiliteit. Het is nu economisch hoogtij, maar er komen tijden dat het minder zal gaan. In het verleden hebben we gezien dat locaties dan ineens omvallen, dat achteraf blijkt dat de solvabiliteit van het bedrijf afhing van voorschotnota’s. Wij laten dat door een onafhankelijke partij controleren. Zo heb je bij een DVA-locatie geen enkele onzekerheid.”

Wat is de waarde van zo’n ‘keurmerk’ voor evenementenlocaties?

“Een keurmerk geeft de organisator van evenementen heel veel rust”, zegt Sybren Ophof (tot voor kort DeFabrique) stellig. “Als je een ervaren evenementenorganisator bent, dan ken je de markt en weet je wel welke locaties goed zijn. Maar ben je minder ervaren, dan is het fijn als je bepaalde zekerheden hebt. Ik vergelijk het met de BOVAG (de Bond van Automobielhandelaren en Garagehouders, red.). Als jouw auto kapot is, en je kunt kiezen uit twee garages waarvan de ene een BOVAG-keurmerk heeft en de ander niet, en de kosten zijn nagenoeg hetzelfde, welke kies je dan? Dan ga je voor zekerheid.”

“Daarnaast wordt de markt steeds internationaler. Boekers die de weg niet goed weten in Nederland, zullen eerder een locatie kiezen die bepaalde zekerheden biedt. En neem internationale corporates: alles wat zij inkopen moet aan heel veel voorwaarden voldoen. Zij willen alle mogelijke risico’s uitsluiten en als ze dat kunnen afkopen door middel van een certificering dan zullen ze dat altijd doen. Als zij weten dat DVA-locaties aan al hun voorwaarden voldoen, dan scheelt dat een heleboel werk.”

Wat gebeurt er als een locatie niet meer voldoet of kan voldoen aan de eisen van DVA?

Een goed keurmerk staat of valt met een onafhankelijke keurmeester. Het belang van een vereniging – groeien en meer leden werven – staat soms lijnrecht tegenover dat van een keurmerk – potentiële leden uitsluiten. Zo niet bij DVA, vertelt Henk. “Het doel van DVA is niet om te groeien, maar om professionele evenementenorganisaties in de markt te vertegenwoordigen. Een groei van tien procent per jaar is goed, dan behoud je het intieme karakter van de vereniging en het gevoel dat we het samen doen. Van heel veel leden wordt een vereniging alleen maar stroperig. Een locatie die bij ons aanklopt wordt niet zomaar lid, die moet eerst een volledige keuring doorlopen. En doordat ik geen belangen heb, kan ik kritisch zijn. Daardoor is het keurmerk ook zinvol. Als een locatie niet (meer) voldoet aan de eisen die wij stellen, of niet meer actief deelneemt aan de vereniging dan zullen we daarvan afscheid nemen. Dat hebben we ook al eens gedaan inmiddels.”

Mandy Berding, managing director van Ocean Diva International: “Er zijn 49 punten waaraan je moet voldoen, en bij ieder antwoord moet je de juiste papieren en vergunningen kunnen overleggen. Het goede is dat je hierdoor op scherp wordt gezet: je hebt meteen een overzicht van alle regelgeving waarmee je als locatie te maken hebt. Het is dus niet alleen goed voor de opdrachtgever, maar ook voor jezelf dat je zekerheid hebt dat je aan alle regels voldoet.”

Dat alle leden aan dezelfde eisen moeten voldoen, maakt dat de locaties zich ook opener naar elkaar kunnen openstellen. Vincent de Ridder, algemeen directeur De Kromhouthal: “Ik ben heel blij met de manier waarop de DVA is neergezet, met een professionele voorzitter met een enorme staat van dienst. Ik ben ervan overtuigd dat het ons en de hele branche helpt om te groeien. Het is voor locaties een club waar je in een veilige omgeving kunnen sparren, elkaar inspireren en van elkaar kunt leren. En daardoor durf ik ook zonder enige twijfel een opdrachtgever naar een ander lid te verwijzen. Enerzijds omdat ik het die locatie gun, maar vooral omdat ik zeker weet dat de kwaliteit die wij zelf leveren daar ook te vinden is. Wij hebben klanten waar we al jaren zaken mee doen. Als wij een evenement van hen niet zelf kunnen plaatsen, dan vind ik het belangrijk dat ze bij een locatie terecht komen waar het ook goed geregeld is.”

Het is duidelijk dat we meer van de Dutch Venue Association gaan horen

Henk: “De afgelopen twee jaar hebben we gebouwd aan de pilaren van de vereniging en hebben we een sterk bestuur, een website, algemene voorwaarden, en een duidelijke identiteit. We hebben er bewust voor gekozen om te wachten totdat we gezamenlijk de publiciteit opzochten. Maar nu is het tijd om een positie in te nemen in de evenementenbranche. Ik verwacht dat de opdrachtgevers de meerwaarde zien van de zekerheid die wij bieden.”